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Project


第3章

设置资源
本章内容: 为执行项目的人员设置基本资源信息 输入项目所用设备的基本资源信息 输入项目所消耗材料的资源信息 输入成本资源信息以进行财务跟踪 为工作资源设置成本信息 改变资源对于某项工作的可用性 在备注中记录资源的额外信息 资源包括完成项目中任务所需的人员和设备。Microsoft Office Project 2007 关注资源的 两个方面: 可用性和成本。 可用性决定了特定资源何时能用于任务以及它们可以完成多少工 作;成本指的是需要为资源支付的金钱。另外,Project 支持两种其他类型的特殊资源:材 料和成本。 本章中,将设置完成电视广告所需的资源。用 Project 代替着重于任务的计划工具(如基 于纸的管理器)的最大优势之一就是有效的资源管理。您不需要在 Project 中设置资源并将它 们分配到任务,但是如果没有这些信息,在管理进度时效率可能会降低。在 Project 中设置 资源会花费一些气力,但如果项目是由时间或成本限制控制(几乎所有复杂项目都由某一因 素控制或由两者控制),那么值得花些时间进行设置。 重要提示 在使用本章的练习文件之前, 需要先将它们安装到默认位置, 参见前言获得安装 提示。

3.1

设置人员资源

Project 使用三种类型的资源:工时、材料和成本。工时资源是执行项目工作的人员和 设备。本章将首先着重介绍工时资源,然后在后文介绍材料和成本资源。 表 3.1 列出了一些工时资源的示例。
表 3.1 工时资源 以名字区分的单个人员 以职务或职能区分的单个人员 具有共同技能的一组人(将这种具有交换性的资源分配给任务时,不 必关心分配的到底是哪个资源,只要此资源拥有需要的技能) 设备 工时资源示例 示 导演、摄像师 电工、木工、临时演员 摄像机、600 W 灯 例

Jon Ganio,Jim Hance

设备资源不需要是可随身携带的,一个固定的外景或一件机器都可视为设备。 所有项目都需要人员资源,而有些项目只需要人员资源。Project 可以帮助您在管理工 时资源和监控财务成本方面做出更明智的决策。

提示 此提示说明企业项目管理(Enterprise Project Management, EPM)功能。 结合使用 Project Professional 和 Project Server 可以提供稳定的企业级的资源管理功能,如基于技能的 资源分配和集中的企业资源库。详情参见第Ⅳ部分。 在下面的练习中,将为几个人员资源设置资源信息。 确保已经启动 Microsoft Office Project 2007。 。 重要提示 如果使用的是 Project Professional,可能需要一次性的设置,使用“计算机”账 户并脱机工作。这样确保使用的本章练习文件不会影响 Project Server 数据,详 情参见 1.3 节。 打开\Documents\Microsoft Press\Project 2007 SBS\Chapter 3 Simple Resources 文件夹下 的 Wingtip Toys Commercial 3a。也可以通过下列方式访问本书的练习文件:单击“开始”| “所有程序”| Microsoft Press | Project 2007 SBS,然后选择想打开的文件所属章的文 件夹。 (1) 在“文件”菜单下,单击“另存为”,出现“另存为”对话框。 (2) 在“文件名”框中,输入 Wingtip Toys Commercial 3,然后单击“保存”。 (3) 在“视图”菜单下,单击“资源工作表”。 我们将使用“资源工作表”视图来帮助设置 Wingtip Toys 电视广告项目的初始资 源列表。 (4) 在“资源工作表”视图中,单击“资源名称”(Resource Name)列标题下的第一个 单元格。 (5) 输入 Jonathan Mollerup,然后按 Enter 键。 Project创建一个新资源,如图3.1所示。 (6) 在“资源名称”列标题下的第一个空行输入下列名字,如图 3.2 所示: Jon Ganio Garrett R. Vargas John Rodman 下面输入一个代表多个人员的资源。 (7) 在“资源名称”域中的最后一个资源下,输入 Electrician,然后按 Tab 键。 (8) 在“类型”域中,确保选择的是“工时”,然后按几次 Tab 键,移到 Max. Units(最 大单位)域。 “最大单位” 域表示资源可用于完成任务的最大工作能力。 例如指定资源 Jon Ganio 的“最大单位”为 100%,表示 Jon 可将 100%的时间用于执行分配给他的任务。 如果给 Jon 分配的任务多于他付出 100%时间所能完成的(换言之,Jon 变为“过度 分配”),Project 会给出警告。

图 3.1

创建新资源

图 3.2

输入几个新名字

(9) 在 Electrician 的“最大单位”域中,输入或选择 200%,然后按 Enter 键。 提示 单击数字型域时,会出现上下箭头。可以单击箭头来显示想要的数字,或直接在域中 输入数字。 名为 Electrician 的资源不是代表单个人员,而是表示一类称为电工的具有交换性的人。 因为资源 Electrician 的“最大单位”设为 200%,所以每天可以安排两个电工全职工作。在 计划阶段,不知道这些电工究竟是谁并没有关系,可以继续进行一些总体规划。 现在将更新 Jon Ganio 的“最大单位”域,以表示他只工作一半时间。 (10) 单击 Jon Ganio 的“最大单位”域,输入或选择 50%,然后按 Enter 键。结果如图 3.3 所示。
在新建工时资源时,Project 为它默认分配 100%最大单位

图 3.3

更改 Jon Ganio 的“最大单位”域

提示 可以根据需要为 “最大单位” 域输入小数或整数格式(.5, 2), 1, 而不是百分率格式(50%, 100%,200%)。要使用小数或整数格式,在“工具”菜单下,单击“选项”,然后 单击“日程”标签。在“工作分配单位显示为”框中,选择“十进 制数”。 输入资源名称的最好方式 在 Project 中,工时资源名称可以代表特定的人(如 Jon Ganio)或特定职务(摄像师或 演员)。要使用您和将要查看项目计划信息的人最易明白的名称。问题的关键是谁将查看 这些资源名称以及他们如何区分这些资源。您选择的资源名称出现在 Project 和任何由 Project 输出的信息中。例如,在默认的“甘特图”视图中,资源名称会出现在该资源所 分配到的任务的任务条旁边。 资源可以指已经在职的人员或是稍后才有人入职的岗位。如果所需的资源岗位没有 全部到岗,可能没有真实的人名用来输入。这种情况下,在 Project 中设置资源时,可使 用占位符名称或职务。

3.2

设置设备资源

在 Project 中,设置人员和设备资源的方式是完全相同的,因为人员和设备都是工时资 源。但是,必须注意在如何安排这两种工时资源时的重要区别。大多数人员资源的一个工作 日不会长于 12 小时,但设备资源却可以连续工作。而且,人员资源在他们所执行的任务中 是灵活应变的,而设备资源则更固定一些。例如,电影或视频项目的摄影指导在必要时也可 变为摄像师,但摄像机却不能代替编辑室。 不需要跟踪项目中使用的所有设备,但可能会在下列情况下设置设备资源。 多个小组或人员同时需要一件设备完成不同任务时,设备可能被超量预定。 需要计划和跟踪与设备有关的成本时。 在下面的练习中,将在“资源信息”对话框中输入设备资源的信息。 (1) 在“资源工作表”视图中,单击“资源名称”列中的下一个空单元格。 (2) 在“标准”工具栏上,单击“资源信息”按钮,出现“资源信息”对话框。 提示 可以双击某个资源名称或“资源名称”列中空单元格来显示“资源信息”对话框。 (3) 如果没有显示“常规”选项卡,单击“常规”标签。 在“常规”选项卡的上半部,可以看到“资源工作表”视图中显示的域。Project 中信息类型很多,通常工作时至少会用到两种:表格和对话框。 (4) “资源名称”域中,输入 Mini-DV Camcorder。 (5) 在“类型”域中,单击“工时”。结果如图 3.4 所示。

图 3.4

利用“资源信息”对话框增加资源

提示 “资源信息”对话框包含名为“详细信息”的按钮。如果有符合消息传递应用程序编 程接口(Messaging Application Programming Interface,MAPI)的电子邮件程序,并且 此程序安装在 Project 所在的同一台机器上,那么可以单击“详细信息”按钮来查看 所选资源的联络信息。兼容 MAPI 的程序包括 Microsoft Office Outlook 和 Outlook Express。 (6) 单击“确定”,关闭“资源信息”对话框,返回“资源工作表”视图。 此资源的“最大单位”域值为 100%,接下来将修改此百分率。 提示 也可双击“资源名称”列中的空单元格来使用“资源信息”对话框创建新资源。注意 用此种方式创建新资源时,不能输入“最大单位”值。但在创建资源后可以在对话 框或“资源工作表”中编辑该值。 (7) 在 Mini-DV Camcorder 的 “最大单位” 域中, 输入 300%, 或单击箭头直到显示 300%, 然后按 Enter 键。 (8) (根据自己的偏好)直接在“资源工作表”中或在“资源信息”对话框中根据表 3.2 输入设备资源的信息。无论使用何种方式,要确保“类型”域中选择的是“工时”。 结果如图 3.5 所示。

表 3.2 资源名称 Camera Boom Editing Lab

设备信息 最大单位 200% 100%

图 3.5

输入设备资源

3.3

设置材料资源

材料资源是消耗性的, 随着项目的进行会耗尽。 在建筑项目中, 材料资源可能包括钉子、 木材和混凝土。对于玩具广告项目而言,录像带是最值得关注的消耗性资源。在 Project 中 使用材料资源主要是为了跟踪消耗率和相关的成本。尽管 Project 不是用于跟踪库存的完善 系统,但它有助于更好地掌握材料资源的消耗速度。 在下面的练习中,将输入一个材料资源的信息。 (1) 在“资源工作表”中,单击“资源名称”列中的下一个空单元格。 (2) 输入 Video Tape,然后按 Tab 键。 (3) 在“类型”域中,单击下箭头,选择“材料”,然后按 Tab 键。 (4) 在“材料标签”域中,输入 30-min. cassette,然后按 Enter 键。结果如图 3.6 所示。

此“材料标签”域只用于材料资源

图 3.6

输入材料资源信息

在整个项目中我们将使用时长 30 分钟的盒带作为跟踪录像带消耗量的度量 单位。 注意不能为材料资源输入“最大单位”值。因为材料资源是消耗性的,不是工作的 人或设备,所以不用“最大单位”值。

3.4

设置成本资源

在 Project 中使用的第三种也是最后一种类型的资源是成本资源。可以使用成本资源表 示与项目中任务有关的财务成本。 工时资源(如人员和设备)可以有相关的成本(每个工作分配 的小时费率和固定成本)。成本资源的主要作用就是将特定类型的成本与一个或多个任务关 联。成本资源的常见类型包括为了核算而要跟踪的项目支出的类别,如旅行、娱乐或培训。 和材料资源一样,成本资源不工作,对任务的日程安排也没有影响。但是,在将成本资源分 配给任务并指定每个任务的成本数额时, 可以看到该类型成本资源的累计成本, 例如项目中 总的旅行成本。 (1) 在“资源工作表”中,单击“资源名称”列中的下一个空单元格。 (2) 输入 Travel,然后按 Tab 键。 (3) 在“类型”域中,单击下箭头,选择“成本”,然后按 Enter 键。结果如图 3.7 所 示。

图 3.7

输入成本资源

3.5

输入资源费率

几乎所有项目都有财务方面的考量, 并且成本限制决定了许多项目的范围。 跟踪和管理 成本信息可以让项目经理解答以下重要的问题。 根据任务工期和资源估价得出的预计总成本是多少? 是否使用了昂贵的资源来做廉价资源可做的工作? 在项目生命周期中某特定类型的资源或任务会花费多少钱? 如何分配项目中特定类型(如差旅)的支出? 花钱的速度是否能让资金维持到项目计划的工期结束? 对于此电视广告项目而言, 项目中使用的所有人员资源的费率信息已知。 在这些信息中, 注意摄像机和编辑室的费用属租借费用。因为 Southridge Video Company 已经拥有摄像机支 架,因此不必支付此项费用。 重要提示 只有将成本资源分配给任务时(第 4 章有相关内容)才涉及该成本资源对于每个任 务的成本。 在下面的练习中,将输入每个工时资源的成本信息。 (1) 在“资源工作表”中,单击 Jonathan Mollerup 的 Std. Rate(标准费率)域。 (2) 输入 10,然后按 Enter 键。 “标准费率”列中出现 Jonathan 的标准小时费率。注意默认的标准费率是以小时 计的,所以不需要特别指明每小时的成本。 (3) 在 Jon Ganio 的“标准费率”域中,输入 15.50,然后按 Enter 键。

“标准费率”列中出现 Jon 的标准小时费率。结果如图 3.8 所示。

图 3.8

在“标准费率”域中输入值

(4) 按表 3.3 为给定资源输入标准费率。结果如图 3.9 所示。
表 3.3 资源名称 给定资源的标准费率 标准费率

Garrett R. Vargas John Rodman Electrician Mini-DV camcorder Camera boom Editing lab Video tape

800/w 22 22 250/w 0 200/d 5

成本资源没有支付费率, 要为每个工作分配指定一个成本

图 3.9

为给定资源输入标准费率

注意,录像带的成本是一个固定的量而不是以每小时、每天或每周计的费率。对于 材料资源,标准费率值是每单位的(此例中是时长 30 分钟的盒带)消耗。 还要注意,不能为 Travel 成本资源输入标准费率值。在将此成本资源分配到任务 时才指定该成本。

项目管理重点:获得资源成本信息 在大多数项目中,工时成本占成本的绝大部分。要充分利用 Project 提供的强大的成 本管理功能,项目经理应该了解与每个工时资源相关的成本。对于人员资源,要获得此 信息则比较困难。在许多机构中,只有高级管理和人力资源专家才知道项目中所有资源 的费率,他们会将这些信息视为机密。根据机构的政策和项目的优先级,您可能不能跟 踪资源的费率。如果不能跟踪此种信息,项目经理的工作效率会有所降低,不过项目发 起人应该会理解这种限制。

3.6

为单个资源调整工作时间

Project 针对不同用途使用不同类型的日历。在下面的练习中,将着重介绍资源日历。 资源日历控制资源的工作时间和非工作时间。Project 使用资源日历决定何时安排特定资源 的工作。资源日历只用于工时资源(人员和资源),不用于材料或成本资源。 最初创建项目计划中的资源时,Project 为每个工时资源创建资源日历。资源日历的初 始的工时设置与标准基准日历(Project 中内置的日历,提供的默认工作日程安排为周一到周 五,早上 8 点到下午 5 点)的设置完全吻合。如果资源的所有工作时间都与标准基准日历的 工作时间吻合,则不需要编辑任何资源日历。但是,很有可能某些资源的工作时间与标准基 准日历不完全吻合,例如: 工作时间机动; 假期; 资源在项目中不可用的其他时间,例如培训时间或出席会议的时间。 对标准基准日历所做的任何修改会自动反映到基于标准基准日历的所有资源日历中。 但 是对资源工作时间所做的特定修改不会受影响。 提示 如果资源只能兼职为项目工作, 您可能希望项目中资源的工作时间设置能反映出兼职 的日程安排,如每天早上 8 点到中午 12 点。 但是, 更好的方法是调整资源的可用性, 将其“最大单位”域设为 50%。修改资源的整体可用性可使我们只关注为项目工作 的资源的生产能力而不是工作进行的特定时间。在“资源工作表”视图(在“视图” 菜单中单击“资源工作表”显示此视图)中为资源设置最大单位。有关资源单位的详 情参见 3.1 节。 在下面的练习中,将为单个工时资源指定工作时间和非工作时间。 (1) 在“工具”菜单中,单击“更改工作时间”,出现“更改工作时间”对话框。 (2) 在“对于日历”框中,选择 Garrett R. Vargas。 Garrett R. Vargas 的资源日历出现在“更改工作时间”对话框中。Garrett 告诉你 1 月 10 日到 11 日,即周四到周五他不能工作,因为他计划出席一个电影节。 (3) 在“更改工作时间”对话框的“例外日期”选项卡中,单击“名称”列下的第一行, 输入 Garrett attending West Coast Film Festival。 对日历例外日期的描述是为了方便提示您和日后查看项目计划的其他人。 (4) 单击“开始时间”域,输入或选择“2008-1-10”。 (5) 单击“完成时间”域,输入或选择“2008-1-11”,然后按 Enter 键。结果如 图 3.10 所示。

每个资源日历都是基于标准基准 日历的,除非选择不同的基准日历

图 3.10

修改 Garrett R. Vargas 的资源日历

Project 不会在上述日期为 Garrett 安排工作。 提示 要为资源设置部分工作时间的例外(如一天中资源不能工作的某时段),单击“详细信 息”按钮。在“详细信息”对话框中,可以对资源可用性创建重复的例外日期。 在练习的结尾,将为资源设置一个“4×10”的工作日程(即每周 4 天,每天 10 小时)。 在“对于日历”框中,选择 John Rodman。 当提示是否保存对 Garrett 的日历所做的修改时,单击“是”。 在“更改工作时间”对话框中单击“工作周”标签。 单击“[默认]”,然后单击“详细信息”。 在“选择日期”中,选择星期一到星期四。 单击“对所列日期设置以下特定工作时间”。 在下面的“结束时间”框中,单击 17:00,然后替换为 19:00,然后按 Enter 键。 单击“星期五”。 单击“将所列日期设置为非工作时间”,如图 3.11 所示。 单击“确定”,关闭“详细信息”对话框。 现在可以看到将 John Rodman 的资源日历中的星期五标记为非工作日,如图 3.12 所示。

(6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)

图 3.11

将星期五设为非工作时间

图 3.12

设置 John Rodman 的资源日历

(16) 单击“确定”,关闭“更改工作时间”对话框。 因为尚未将资源分配给任务, 所以看不到非工作时间设置在日程安排上的影响, 稍 后将在第 4 章看到效果。 提示 如果必须以类似方式编辑多个资源日历时(如安排夜班),将不同的基准日历分配给一 个资源或一组资源更为方便。这比编辑单个日历更有效率,并且必要时还可对某个 基准日历做项目级的调整。例如,如果项目包括白班和夜班,可以对上夜班的资源 使用“夜班”基准日历。单击“工具”菜单,单击“更改工作时间”,在“更改工 作时间”对话框中可以修改基准日历。对于一组资源,可以直接在“资源工作表” 视图的“项”表中的“基准日历”列中选择特定的基准日历。

3.7

记录资源

第 2 章曾介绍过可将任务、资源或分配的信息记录在备注中。例如,如果资源有适合于 项目的多项技能,则最好记录在备注中。这样,备注保存在项目计划中,可以方便查看或打 印。 在下面的练习中,将输入资源备注以记录电视广告项目中承担多个角色的资源。 (1) 在“资源名称”列中,单击 Garrett R. Vargas。 (2) 在“项目”菜单中,单击“资源备注”。 提示 也可单击“标准”工具栏中的“资源备注”按钮。 Project 显示“资源备注”对话框,且“备注”选项卡处于可视位置。 (3) 在“备注”框中输入 Garrett is trained on camera and lights,然后单击“确定”。 “标记”列中出现备注图标。 (4) 指向备注图标,结果如图 3.13 所示。

图 3.13

为资源添加备注

备注内容出现在屏幕提示中。 如果备注过长不能在屏幕提示中完全显示, 可以双击 备注图标来显示备注全文。 关闭Wingtip Toys Commercial 3文件。 文件。 关闭 文件

3.8

小结
在项目计划中记录资源信息有助于更好地控制谁来做、做什么以及成本是多 少。 在项目中是人员和设备资源执行工作。 成本资源说明项目中费用支出的类型。 材料资源随着项目的进行逐渐消耗。

第4章

为任务分配资源

第4章

为任务分配资源
本章内容: 为任务分配工时资源 控制 Project 如何安排额外的资源分配 为任务分配材料和成本资源 如果阅读完第 2 章和第 3 章, 应该已经创建了任务和资源。 现在准备将资源分配给任务。 工作分配(assignment)是为任务匹配能工作的资源。从任务的角度,可能将分配资源的过程 称为任务分配;从资源的角度,可能将其称为资源分配。其实两者是一回事,任务加上资源 等于工作分配。 重要提示 本章提及的资源是工时资源(人员和设备),除非特别说明是材料或成本资源。要 回顾资源类型,请参见第 3 章。 在 Microsoft Office Project 2007 中将资源分配给任务并不是必需的, 您可以只处理任务。 但 是有 许多理 由支 持在项 目计 划中分 配资源 。如 果为 任务分 配资源 ,就 可解 答以下 问题。 谁应为任务工作以及何时工作? 您是否掌握完成项目所需工作的确切资源数? 您是否希望资源在不能工作的时间工作(如资源休假时)? 您是否将资源分配给过多的任务,以至于超出了资源的生产能力,换言之,是 否过度分配资源? 在本章中,将分配资源给任务。您将为任务分配工时资源(人员和设备)以及材料和成本 资源,并观察工时资源的分配应在何处影响任务工期,以及不应在何处影响。 重要提示 在使用本章的练习文件之前, 需要先将它们安装到默认位置, 参见前言获得安装 提示。

4.1

为任务分配工时资源

分配工时资源给任务可使您跟踪资源工作的进度。如果输入资源费率,Project 将为您 计算资源和任务成本。 第 3 章曾介绍过资源的工作能力用“单位”(用于度量人工量)度量,并记录在“最大单 位”域中。除非另外指定,Project 会将资源的 100%的单位分配给任务,即 Project 假设资源 的所有工作时间都可分配给任务。如果资源单位少于 100%,Project 会分配该资源的最大单 位。 在下面的练习中,将为项目计划中的任务做初始资源分配。 确保已启动 Microsoft Office Project 2007。 。 重要提示 如果使用的是 Project Professional,可能需要一次性的设置,使用“计算机”账

户并脱机工作。这样确保使用的本章练习文件不会影响 Project Server 数据,详 情参见 1.3 节。 打开\Documents\Microsoft Press\Project 2007 SBS\Chapter4 Simple Assignments 文件夹 下的 Wingtip Toys Commercial 4a。也可以通过下述方法访问本书的练习文件:单击“开始” |“所有程序”|Microsoft Press| Project 2007 SBS,然后选择想打开的文件所属章的文 件夹。 (1) 在“文件”菜单中单击“另存为”,显示“另存为”对话框。 (2) 在“文件名”框中,输入 Wingtip Toys Commercial 4,然后单击“保存”。 (3) 在“工具”菜单中,单击“分配资源”。 提示 也可单击“标准”工具栏中的“分配资源”按钮。 出现“分配资源”对话框,在其中可以看到在第 3 章中输入的资源名称,还有一些 额外资源。除了已分配的资源通常显示在列表顶部外, “分配资源”对话框中的资 源都是按字母顺序排列的,如图 4.1 所示。

图 4.1

“分配资源”对话框

提示 如果使用 Project Professional,还可在“分配资源”对话框中看见“请求/要求”列。 当使用名为“资源置换”的 Project Server 功能时,此列与设置资源分配的优先级有 关,详情参见第Ⅳ部分。 (4) 在“任务名称”列中,单击任务 2 Develop script。 (5) 在“分配资源”对话框的“资源名称”列中,单击 Scott Cooper,然后单击“分配” 按钮。 成本值和勾选标记会出现在 Scott 名字的旁边,表明您已将他分配给编写脚本的任 务。因为 Scott 的成本标准费率记录在案,所以 Project 会计算分配的成本(Scott 的

标准费率乘以他被安排的工作量),在“分配资源”对话框的“成本”域中显示 $775.00。 接下来会更仔细地查看影响任务 2 的设定值,并会使用一种名为“任务窗体”的更 方便的视图。 (6) 在“窗口”菜单中,单击“拆分”,结果如图 4.2 所示。
在“分配资源”对话框中,分配到所选 任务的资源名称旁边有一个勾选标记 甘特条形图的旁边显示所分配的资源的名称

在 “任务窗体” 中可以看到所选任务的 工期、 工作分配单位和工时的详细信息

图 4.2

拆分窗体

Project 将窗口分为两个窗格。上窗格是“甘特图”视图,下面是“任务窗体” 视图。 在任务窗体中可以看到此任务基本的日程安排值:工期为 5 天,工时为 40 小时, 分配单位为 100%。因为任务窗体方便查看任务工期、单位和工时值,所以此时让 它继续显示。 接下来,将同时分配两个资源给任务。 (7) 在“任务名称”列中,单击任务 3,即 Develop production boards。 (8) 在“分配资源”对话框中,单击 Garrett R. Vargas,按住 Ctrl 键做非连续的选择, 单击 Patti Mintz,然后单击“分配”。 Garrett 和 Patti 的名字旁边会显示勾选标记和计算出的分配成本, 表明您已将他们 两位分配给任务 3。可以在任务窗体中看到最后的分配信息(每个资源的单位和工 时)和任务的工期,如图 4.3 所示。

所选任务的名称也在此显示

所分配的资源显示在列表顶部

图 4.3

分配两个资源给任务 3

疑难解答 如果要分配多个资源,但却不小心只分配了一个资源,可以撤销分配,方法是在 “编辑”菜单下,单击“撤销分配资源”。 在练习的结尾,将为剩余的 Pre-Production 任务做初始的资源分配。 (9) 在“任务名称”列中,单击任务 4 的名称,即 Pick locations。 (10) 在“分配资源”对话框中,单击 Scott Cooper,然后单击“分配”。 Scott 名字的旁边会出现勾选标记和成本值,表明您已将他分配给任务 4。 提示 要从所选任务删除或取消分配资源,可在“分配资源”对话框中,单击资源名称,然 后单击“删除”按钮。 (11) 在“任务名称”列中,单击任务 5 的名称,即 Hold auditions。 (12) 在“分配资源”对话框中,单击 Peter Kelly,按住 Ctrl 键,单击 Scott Cooper,然 后单击“分配”。 Peter 和 Scott 名字的旁边会出现勾选标记和成本值,表明他们已被分配给任务 5, 如图 4.4 所示。

图 4.4

为任务 5 分配资源

日程安排公式:工期、单位和工时 在创建任务后、为任务分配资源前,任务有工期,但没有关联的工时。为什么没有 工时?工时表示为完成任务资源所要花费的工作量。例如,如果一个人是全职工作,那 么工时的测量值和工期的测量值是相同的。通常,除非分配一个以上的资源给任务或分

配的资源是兼职工作的,否则,工时值与工期值是吻合的。 Project 使用日程安排公式计算工时: 工期×单位=工时 下面看一个特例。 任务 2 的工期是 5 天。 对于电视广告项目而言, 天等于 40 小时。 5 当将 Scott Cooper 分配给任务 2 时,Project 将 Scott 的 100%工作时间都用于任务。任务 2 的日程安排公式如下: 40 小时任务工期×100%分配单位=40 小时工时 换言之,当将 Scott 以 100%的单位分配给任务 2 时,任务需要的工时为 40 小时。 下面是一个稍复杂的例子。您将两个资源分配给任务 5,每一个的分配单位都是 100%。任务 5 的日程安排公式如下: 16 小时工期×200%分配单位=32 小时工时 32 小时工时是 Peter 的 16 小时工时加上 Scott 的 16 小时工时得出的。换言之,两个 资源会并行为任务工作。

4.2

为任务分配额外资源

现在为某些 Pre-Production 任务分配额外资源以观察对任务总工期的影响。 默认情况下, Project 使用名为投入比导向型日程安排(effort-driven scheduling,又称人工量驱动型日程安 排)的日程安排方法。这意味着任务的初始工作量或人工量是保持不变的,与分配的资源数 无关。“投入比导向型日程安排”最明显的效果是,当为任务分配额外资源时,任务的工期 缩短。 只有为任务分配资源或从任务删除资源时, Project 才应用 “投入比导向型日程安排” 。 前面已经提及, 您在为任务初始分配资源时会定义任务代表的工作量。 如果稍后为该任 务添加资源, 并且 “投入比导向型日程安排” 功能为启用状态, 那么任务的工作量不会改变, 但任务的工期会缩短。或者您也可能为任务初始分配一个以上的资源而稍后又删除其中一 个。当使用“投入比导向型日程安排”,任务的工作量是不变的,但工期(即剩余资源完成 任务所需时间)会缩短。 提示 默认情况下,“投入比导向型日程安排”对于在 Project 创建的所有任务都是启用的。 要改变项目计划中所有新建任务的默认设置,在“工具”菜单下,单击“选项”, 在“选项”对话框中,单击“日程”标签,勾选或清除“新任务为投入比导向”复 选框。要控制特定任务的投入比导向型日程安排,先选择任务,然后在“项目”菜 单下,单击“任务信息”,在“任务信息”对话框的“高级”选项卡中,勾选或清 除“投入比导向”复选框。 在下面的练习中,将为任务分配额外的资源,并观察上述分配是如何影响任务工期的。 (1) 在“甘特图”视图中,单击任务 2 的名称,即 Develop script。 当前,Scott Cooper 已分配给该任务。快速回顾一下日程安排公式: 40 小时任务工期(等于 5 天)×Scott 100%分配单位=40 小时工时 可以在任务窗体中看到上述值。 接下来,将为该任务分配第 2 个资源。 (2) 在“分配资源”对话框的“资源名称”列中,单击 Patti Mintz,然后单击“分配”。 Patti Mintz 就分配给了任务 2,如图 4.5 所示。

因为为此任务分配了额外的资源, 所以任务工期缩短。 另外, “更改突出显示”会指出后续任务日程安排中的相应修改

现在,总的任务工时 40 小时分配给两个资源

图 4.5

为任务 2 分配第 2 个资源

不难看出,Project 将任务 2 的工期从 5 天缩短为 2.5 天。为什么?所需的总工时仍 为 40 小时, 和只将 Scott 分配给任务 2 时相同, 但现在工时平均分给了 Scott 和 Patti, 每人各 20 小时。这就显示出投入比导向型日程安排是如何起作用的。如果在初始 分配后为任务添加资源,总工时会保持不变,但会分给所分配的各资源。因此,任 务的工期相应缩短。 日程安排公式如下: 20 小时任务工期(等于 2.5 天)×200%分配单位=40 小时工时 200%分配单位是 Scott 100%分配单位加上 Patti 100%分配单位所得,40 小时工时 是 Scott 的 20 小时工时加上 Patti 的 20 小时工时所得。 缩短任务 2 工期的其他重要影响是所有后续任务的开始时间都发生改变。 现在在项 目中可见的突出显示的改变就是后续任务的改变。 在第 2 章中, 为这些任务创建了 任务关系或链接。 在本例中, 您可看到创建任务关系相较于输入固定开始时间和结 束时间的优势。 Project 会调整没有限制(如固定的开始或结束时间)的后续任务的开 始时间。 接下来将使用名为“智能标记”的功能来控制分配多个资源时,Project 是如何安 排任务工作的。 (3) 在“甘特图”视图中,单击任务 4 的名称,即 Pick locations。 当前,只有 Scott Cooper 分配给了这个工期为 2 天的任务。您想再分配一个资源给 任务 4,将其工期缩短为 1 天。

(4) 在“分配资源”对话框的“资源名称”列中,单击 Patti Mintz,然后单击“分配”。 Patti Mintz 就分配给了任务 4。 注意任务 4 名称左上角的小三角。 它是一个图形标记, 表示智能标记功能是启用的。 可以使用智能标记来选择 Project 处理额外资源分配的方式。 (5) 单击任务 4 的名称,然后单击出现在任务名称左边的“智能标记操作”按钮。 查看出现的列表中的选项,如图 4.6 所示。
单击“智能标记操作”按钮会显示选项列表,直到执行其他操作,列表才会消失

在操作列表中,所选的选项说明最近使用的操作的结果,如果此结果不是预期的,可以选择其他选项

图 4.6

查看智能操作列表中的选项

如果日程安排结果需要不同于投入比导向型日程安排的结果, 则这些选项允许您选 择相应结果。可以调整任务工期、资源工时或分配单位。 就此任务而言,您希望额外的资源分配可以缩短任务工期。因为这是“智能标记操 作”列表中默认的设置,所以不需要修改。 (6) 再次单击“智能标记操作”按钮,关闭列表。 提示 在使用 Project 时会看见其他智能标记指示符。它们通常出现在需要选择 Project 的处 理方式时(例如,分配额外资源后任务工期改变)。智能标记操作列表允许您改变 Project 对操作的响应。 在练习的结尾,将为一个任务分配额外的资源,并改变 Project 安排工作的方式。 (7) 在“甘特图”视图中,单击任务 5 的名称,即 Hold auditions。 (8) 在“分配资源”对话框的“资源名称”列中,单击 Jonathan Mollerup,按住 Ctrl 键,单击 Patti Mintz,然后单击“分配”。 Project 将 Jonathan 和 Patti 分配给任务 5, 如图 4.7 所示。 因为该任务的投入比导向

型 日 程 安 排 是 启 用 的 , Project 会 缩 短 任 务 工 期 并 调 整 所 有 后 续 任 务 的 开 始 时间。

图 4.7

为任务 5 再分配 2 个资源

但这次您不希望额外的资源分配改变任务工期。Jonathan 和 Patti 会做职责范围之 外的工作,这些工作原本是分配给 Peter 和 Scott 的。 (9) 单击任务 5 的名称,然后在“智能标记操作”按钮出现后单击该按钮。 (10) 在“智能标记操作”列表中,选择“因为任务需要较多的人-小时,增加总工时。 保持工期不变。”,结果如图 4.8 所示。

图 4.8

增加总工时,保持工期不变

Project 将任务工期改为原来的 2 天,并调整所有后续任务的开始时间。额外资源 又增加了与初始分配时数量相同的工时(现在每个资源的工时为 16 小时),所以任 务的总工时增加。 提示 如果为任务初始分配 2 个资源,并且工期在 3 天(等于 24 小时)之内,Project 会安排 每个资源的工时为 24 小时,任务的总工时为 48 小时。但是您可能为任务初始分配 一个资源,工期为 24 小时,稍后又增加一个资源。在这种情况下,投入比导向型日 程安排会促使 Project 安排每个资源并行工作 12 小时, 任务的总工时保持为 24 小时。 记住,只有为任务添加或删除资源时,投入比导向型日程安排才调整任务 工期。

(11) 在“窗口”菜单下,单击“取消拆分”。 Project 隐藏任务窗体。 项目管理重点:为什么要应用投入比导向型日程安排 您应该考虑投入比导向型日程安排对项目中任务的应用范围。例如,如果 1 个资源 需要花 10 小时完成 1 个任务, 是否 10 个资源只花 1 小时就能完成任务?是否 20 资源只 花半小时就能完成任务?结果可能不是这样。因为资源有可能会彼此妨碍工作,并且可 能需要额外的协助才能完成任务。如果任务十分复杂,在资源能全力工作之前可以需要 相当长的缓冲时间(ramp-up time)。如果给任务分配过多的资源,总生产率甚至可能 降低。 对于何时应该或不应该应用投入比导向型日程安排,并没有一条金科玉律。作为项 目经理,您应该分析项目中每个任务需要的工作的性质,然后做出最佳的决策。

4.3

为任务分配材料资源

在第 3 章中,您创建了名为 Video Tape 的材料资源。如第 3 章所述,随着项目的进行, 材料资源会被用尽或耗尽。 对于建筑项目的常见例子是木材和混凝土。 对于电视广告项目而 言,我们只关注录像带的使用情况和它们的成本。在分配材料资源时,可以采用下列两种方 式之一来处理消耗和成本。 将单位固定的一定数量的材料资源分配给任务。Project 将资源的单位成本乘 以分配的单位数量来决定总成本(在接下来的练习中使用此方法)。 将价格可变的一定数量的材料资源分配给任务。Project 会随着工期的改变调 整资源的数量和成本(在第 9 章中使用此方法)。 在下面的练习中,将为任务分配材料资源 Video Tape,然后输入单位固定的消耗量。 (1) 在“任务名称”列中,单击任务 4 的名称,即 Pick locations。 在挑选外景地时,您计划使用 4 盘录像带。 (2) 在“分配资源”对话框中,选择资源 Video Tape 的“单位”域。 (3) 输入或选择 4,然后按 Enter 键。结果如图 4.9 所示。 Project 将录像带分配给任务,并计算出该分配的成本为$20($5/盒×4 盒)。 因为录像带是材料资源,它不能工作,因此分配材料资源不会影响任务工期。

在所分配到的任务的甘特条形图旁边也会显示材料资源标签值

为任务分配材料资源时,在“单位”列中会显示材料资源的标签值

图 4.9

分配材料资源

4.4

为任务分配成本资源

如果阅读了第 3 章, 应该记得成本资源用于表示与项目中任务相关的财务成本。 和材料 资源一样,成本资源也不工作,不会影响任务的日程安排。成本资源可能包括要进行预算和 财务监管的费用支出的类型,这些支出类型和工时或材料资源的成本是分开的。一般来说, 任务可以发生的成本包括以下几种。 工时资源成本,如人员的标准支付费率乘以他们执行任务所花的工时。 材料资源消耗成本,等于材料资源每单位的成本乘以完成任务所消耗的单位 量。 成本资源成本, 它是分配成本资源给任务时输入的固定金额。 尽管可以在任意 时间编辑该金额,但此金额不受任务工期或日程安排任何改变的影响。 对于电视广告而言, 您可能希望为特定任务输入计划的差旅和餐饮成本。 因为项目的工 作还未开始,此时这些成本只代表预算或计划成本(实际上,您应该将目前 Project 在日程安 排中计算的所有成本都视为计划成本,例如包括为任务分配工时资源产生的成本)。稍后可 以输入实际成本,以与预算比较。 (1) 如果此时未选中任务 4 即 Pick locations,在“任务名称”列中单击它。 (2) 在“分配资源”对话框中,选择成本资源 Travel 的“成本”域。 (3) 输入 500,然后按 Enter 键。

Project 将该成本资源分配给任务。可以在“分配资源”对话框中看到分配给任务 4 的所有资源及其成本,如图 4.10 所示。

此任务有三种资源:工时、材料和成本

图 4.10

为任务 4 分配成本资源 Travel

现在任务 4 中包含三种类型资源分配(工时、材料和成本)产生的成本。 (4) 单击任务 5 即 Hold auditions。 (5) 在“分配资源”对话框中,选择成本资源 Catering 的“成本”域。 (6) 输入 250,然后单击“分配”。 Project 将该成本资源分配给任务 5,如图 4.11 所示。 文件。 关闭 Wingtip Toys Commercial 4 文件。

图 4.11

为任务 5 分配成本资源 Catering

4.5

小结
在 Project 中, 在将工时资源(人员或设备)分配给任务后, 任务通常就有了相关 的工时。 如果为资源分配过多工作, 超过它在一定时间内所能完成的, 那么在该时间段 中它们被称为过度分配。 必须在将资源分配给任务之后,才能跟踪资源的进度或成本。 Project 采用下列日程安排公式:工期×单位=工时。 在为任务分配额外资源时,投入比导向型日程安排决定工时是否不变。 理解投入比导向型日程安排的最简单方法就是问自己:如果 1 个人用 10 天完 成任务,那么 2 个人是否用 5 天就可完成?如果答案是肯定的,则应对任务应用投 入比导向型日程安排。 在 Project 中执行特定操作后会出现智能标记。它们允许您选择不同于默认设 置的操作结果。 将材料资源分配给任务可使您跟踪消耗情况。 将成本资源分配给任务可使您关联任务的财务成本, 而不是产生自工时或材料 资源的成本。


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