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人事档案管理


人事档案管理
广东省档案局 钟伦清

内容提要
一、人事档案及人事档案工作 二、人事档案的收集、鉴别与归档 三、人事档案的分类与管理 四、人事档案的利用与转递

一、人事档案及人事档案工作
(一)关于人事档案 1、人事档案的概念 人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活 动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现等情 况,以人头为单位集中保存以备查考的文字、表格 及其他各种形式的原始记录。

一、人事档案及人事档案工作
2、人事档案的特征 (1)来源上,主要由组织、人事、劳资等部门 在工作活动中形成,是组织认可的个人材料; (2)内容上,是个人经历、思想品德、业务能 力、工作状况等方面的原始记录; (3)时间上,是已经处理完毕的材料; (4)形式上,以人头为单位整理和保管。

一、人事档案及人事档案工作
3、人事档案的特性 (1)专指性——针对某个人 (2)动态性——不断补充和转移 (3)保密性——一般不开放 (4)现实性——为人事管理现实服务

一、人事档案及人事档案工作
4、人事档案的作用 (1)考察人事的依据 (2)澄清事实的信证 (3)人才开发的信息 (4)历史研究的史料

一、人事档案及人事档案工作
(二)关于人事档案工作
1、人事档案工作的概念 人事档案工作是指运用科学的原则和方法形 成和管理人事档案,并提供档案信息为组织、人 事工作和社会主义建设服务的一项专门业务工作。 既是人事工作的重要组织部分,也是档案工作的 一个方面。

一、人事档案及人事档案工作
2、人事档案工作的主要依据 人事档案分干部人事档案和职工人事档案两大 类,分别按照《干部档案工作条例 干部档案工作条例》(1991年4月2 干部档案工作条例 日中共中央组织部、国家档案局发布)、《企业职 企业职 工档案管理工作规定》(1992年6月9日劳动部、国 工档案管理工作规定 家档案局发布)和《流动人员人事档案管理暂行规 流动人员人事档案管理暂行规 定》(1996年12月2日中共中央组织部、人事部印 发 )的要求进行管理。

一、人事档案及人事档案工作
3、人事档案管理部门的职责 (1)保管人事档案; (2)收集、鉴别、整理人事档案; (3)办理人事档案查阅、借阅和转递; (4)登记有关人员职务、工资的变动情况; (5)为有关部门提供人才信息;

一、人事档案及人事档案工作
(6)做好人事档案的安全、保密、保护工作; (7)调查研究人事档案工作情况,规定规章制 度,搞好人事档案的业务建设和指导; (8)推广、应用人事档案管理现代化技术; (9)定期向档案馆(室)移交死亡人员档案。 (10)办理其他有关事项。

一、人事档案及人事档案工作
4、人事档案工作的内容 人事档案工作的具体内容包括7个方面: (1)收集 将在各项工作中形成的属于人事档案的文件材 料收集起来,是人事档案工作的起点和基础。

一、人事档案及人事档案工作

(2)鉴别 包括对收集来的人事档案材料进行清理、甄别 和鉴定以及对销毁材料的确定和处理。

一、人事档案及人事档案工作

(3)整理 对人事档案材料进行分类、组合排列以及编目。

一、人事档案及人事档案工作

(4)保管 包括维护人事档案内容和实体的安全。

一、人事档案及人事档案工作

(5)登记 是人事档案工作中的一项经常性工作。要随时 根据人的变化(如职务、职称、奖励、处分等)进 行登记,以便在人事档案中得到反映。

一、人事档案及人事档案工作
(6)转递 根据人事管理权限,及时将有关人员的档案转 至新的单位或部门。

一、人事档案及人事档案工作
(7)利用 是人事档案工作的根本目的。通过接待查阅、 咨询和制发证明等方式为人事工作服务。

一、人事档案及人事档案工作
5、人事档案工作的性质 (1)独立性和依附性并存。从人事档案工作本 身看,是独立的;从人事工作和档案事业整体看, 是依附的。 (2)政治性和专业性并列。档案工作本身就有 很强的政治性,人事档案工作的政治性更加突出; 专业性也是档案工作的共性。 (3)服务性和保密性并重。人事档案工作既要 做好为利用者服务的工作,又必须保证档案的机密 不被泄漏。

一、人事档案及人事档案工作
6、人事档案工作的基本原则 作为档案工作的一个组成部分,《档案法》所 规定的原则也适用于人事档案工作: (1)统一领导,分级管理。人事档案属国家, 由各级组织、人事部门统一管理。“人档统一”。 (2)维护档案完整与安全。完整包括材料的齐 全和内容的完整;安全也包括内容和实体两方面。 (3)提供利用,做好服务。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
(一)人事档案材料的收集
1、收集渠道 (1)组织、人事、劳资等人事管理部门。 内容包括:履历表、登记表、自传以及鉴 定、考核、考绩、培训、调资、出国、晋升、调动、 任免等。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
(2)有关党团组织、行政机关、企业事业单位及 有关部门。 内容包括:入党入团材料,党内外奖励材料及 各种登记表等。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
(3)纪检监察、保卫以及公、检、司法等部门。 内容包括:违纪违法的处分材料、个人检 查材料、甄别复查结论、判决书等。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
(4)科技、业务部门、学校和培训部门。 内容包括:学历、考绩方面的材料。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
(5)军队有关部门。 内容包括:在部队期间的材料等。

二、人事档案的收集、鉴别与归档

(6)其他有关单位或部门的应归档材料。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
2、收集方法 (1)定期收集。如每年一次或每季一次。 (2)定向收集。某个人有关系的单位、部门都 可能产生材料。 (3)随时收集。如人事变动后、调资后。 (3)追踪收集。如后续教育结束后。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
3、收集要求 (1)全面。将有关组织和个人在现实工作中形 成的人事档案材料全部收集。 (2)及时。将材料尽快集中到人事档案管理部 门。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
4、建立健全收集与补充制度 (1)移交与转递制度。按人事管理权限,及时 将有关档案移交或转递。 (2)清理与登记制度。定期清理核对,及时补 充登记。 (3)索要制度。主动向有关部门索要人事档案 材料。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
(二)人事档案的鉴别 1、人事档案鉴别工作的必要性 (1)维护档案真实与完整。 (2)鉴别是整理的前提。 (3)保证档案精炼。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
2、人事档案鉴别工作的要求 (1)事实准确。不能有模棱两可、自相矛盾的 材料存在。 (2)材料完整。每类完整,每份完整。 (3)手续完备。按规定填写,签名或盖章齐备。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
3、人事档案鉴别工作的内容和程序 (1)判断材料是否属于人事档案。 (2)判定是否属于该人的档案材料。注意同名 不同人或同人不同名的材料。 (3)判断材料是否处理完毕。 (4)判断材料是否重复。一般正、副本各保存 1份。 (5)判断材料是否具有归档价值。

二、人事档案的收集、鉴别与归档
4、对不归档材料的处理 (1)转出。转交有关部门,填写转递通知。 (2)退回。应归档但手续不全或不属归档范围 的,分别退回单位或本人。 (3)销毁。对无保存价值又不能退回本人的材 料,造册经主管领导批准后销毁。

三、人事档案的分类与管理
(一)人事档案的内容和分类 人事档案可分别建立正本、副本。 正本内容丰富,能全面反映有关人员的情况。 副本可根据工作需要建立,内容较概括,是正 本的重份或复制件,一般只为领导干部建立副本。 1、人事档案正本一般分为10大类,其内容包括:

《干部档案工作条例》第七条 干部档案工作条例》

《企业职工档案管理工作规定 》第九条 (一)履历材料;? (二)自传材料;? (三)鉴定、考核、考察材料; (四)评定岗位技能和学历材料 (包括学历、学位、学绩、培训结 业成绩表和评定技能的考绩、审批 等材料);? (五)政审材料;? (六)参加中国共产党、共青团及 民主党派的材料;? (七)奖励材料;? (八)处分材料;? (九)招用、劳动合同、调动、聘 用、复员退伍、转业、工资、保险 福利待遇、出国、退休、退职等材 料;? (十)其他可供组织参考的材料。

第一类 履历材料; 第二类 自传材料; 第三类 鉴定、考核、考察材料; 第四类 学历和评聘专业技术职务材料 (包括学历、学位、学绩、培训结业 成绩表和评聘专业技术职务、考绩, 审批材料); 第五类 政治历史情况的审查材料(包括 甄别、复查材料和依据材料,党籍, 参加工作时间等问题的审查材料); 第六类 参加中国共产党、共青团及民主 党派的材料; 第七类 奖励材料(包括科学技术和业务 奖励、英雄模范先进事迹); 第八类 处分材料(包括甄别、复查材料, 免于处分的处理意见); 第九类 录用、任免、聘用、转业、工资, 待遇、出国、退(离)休、退职材料 及各种代表会代表登记表等材料; 第十类 其他可供组织上参考的材料。

三、人事档案的分类与管理
2、《干部档案工作条例》第十一条 干部档案副本是干部档案 正本主要材料的复制件。干部档案副本的具体内容,由正本中以下 主要材料的复制件(或重复件)构成: 第一类的近期履历材料; 第三类的主要鉴定、干部考核材料; 第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料; 第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别,复查结论)材 料; 第七类的奖励材料; 第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料; 第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。其他类别 如有重复的材料,也可归入副本。

三、人事档案的分类与管理
(二)人事档案的排列与编号 1、人事档案的排列。 在每一类人事档案下,可选择下列方法之一对 档案材料进行排列: (1)时间顺序排列法。 (2)问题——重要程度排列法。 (3)问题——时间顺序排列法。

三、人事档案的分类与管理
2、人事档案的编号。 常用人事档案编号法: (1)拼音字母法。按姓氏拼音字母顺序编号。 (2)笔画数量法。按笔画多少到多编号。 (3)笔形顺序法。在“四角号码检字法”基础上改进而 成。 (4)隶属编号法。按人员所在单位或部门编号。 (5)职务编号法。分级别后按职务高低排列编号。

三、人事档案的分类与管理
(三)人事档案的管理范围 按照我国目前的人事管理政策,党委的组织部 门、政府的人事部门和各机关、团体、企业(国企) 事业单位的人事或劳资部门都有管理一定范围的人 员的权限,与此相对应,人事档案也分别由上述单 位或部门管理。 重要的人事档案,在有关人员去世后,要移交 同级国家综合档案馆保管。

四、人事档案的利用与转递
(一)人事档案的利用 1、人事档案利用范围 (1)利用事由:凡因人员任免、调动、出国、 入党、入团、政治审查、福利待遇、离退休、纪检、 组织处理、甄别复核、治丧等需要,可查阅利用人 事档案。 (2)利用对象:必须是被查对象的主管单位、 协管单位、上级机关的组织、人事、劳动、纪检和 监察部门。其他确有特殊需要的,须经主管该人的 组织、人事部门批准。

四、人事档案的利用与转递
2、人事档案查阅利用手续 (1)批准介绍。查档人必须填写查档审批表, 写明查档理由、查阅对象、查阅内容、是否摘抄或 复制以及查阅人姓名、职务、政治面貌,审批表要 加盖单位公章,并有领导签批意见。同时,查阅人 还得持有单位介绍信。 (2)验证登记。人事档案管理部门验核查档人 的查档审批表和介绍信及有关证件后,办理查阅登 记手续,然后调档给查阅人利用。

四、人事档案的利用与转递
3、人事档案查阅利用要求 (1)查阅党委组织部门的人事档案者必须是中 共党员; (2)查档人员不得查阅或借用本人及其直系亲 属的档案; (3)查阅人必须遵守保密制度和阅档规定,严 禁涂改、圈画、抽取、撤换档案材料,不得向外公 布档案内容,不得擅自拍摄、复制档案。

四、人事档案的利用与转递
(二)人事档案的转递
人事档案转递的目的是使“档随人走”, 有效发挥人事档案的作用。 1、人事档案转递工作的内容 人事档案转递工作的内容包括人事档案的 转出和转入,建立健全人事档案转递工作制 度。

四、人事档案的利用与转递
(1)转出。 就是将人事档案及时转给有关部门或向相应的 档案馆移交。 A、转出范围。有以下情况时应转递人事档案:

四、人事档案的利用与转递
有以下情况时应转递人事档案:

①员工工作调动; ②员工所在单位撤销或合并; ③员工离、退休后异地安置; ④员工辞职、退职或被开除公职; ⑤员工死亡;外单位要求转寄或误转来的材料; ⑥收集到的经鉴别应由其他单位保存或处理的材料; ⑦按上级规定应转递人事档案的其他情况。

四、人事档案的利用与转递
B、转出手续。 凡转出的人事档案,原档案管理部门必须进 行认真清理和整理,填写转递人事档案材料通知 单,并在转出材料登记簿上注明转出时间、材料 名称、数量、转出原因等。

四、人事档案的利用与转递
(2)转入。 就是接收外单位转来或送来的人事档案材料, 包括新调入的员工及按照人事档案管理范围应归本 单位管理的员工的档案。 接收时应审核转递通知单,核对档案材料,确 认无误后在转递通知单的回执上签名盖章,及时退 还转出单位,同时对转入档案材料进行登记。

四、人事档案的利用与转递
2、人事档案转递工作的要求 (1)及时。人员调动时,即转档案。 (2)准确。搞清转递单位,避免转错。 (3)安全。一般要通过机要交通或专人送取, 不得公开邮寄,更不允许由当事人携带。

四、人事档案的利用与转递
3、“无头档案”的处理 方法: (1)认真清理和鉴别,将有价值的按人头整 理好,列出清单,做好登记;没有价值的经领导批 准后销毁。 (2)通过各种渠道追寻档案主人,查到后将 转到主人所在单位。 (3)对确实查不到主人下落的,可移交主人 原籍档案馆保存。


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