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与企业ERP系统对接的现金管理工具



系统对接的现金管理工具— 与企业 ERP 系统对接的现金管理工具—银企直联

ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划系统),是指建立在信息 技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管 理平台。 ERP 不仅仅是一个系统软件,更重要的是一种管理思想,它实现了企业内 部资源和企业相关的外部资源的整合,通过系统将企业的人、财、物、产、供、 销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来,这就是 ERP。 在发达国家,ERP 从 20 世纪 90 年代中期始在企业普及,中国企业在经历了 “发挥劳动力成本优势”、“技术现代化”等发展阶段后,现在已经进入了以应 用 ERP 为特征的“企业信息化”阶段。 ERP 是世界企业经营与管理技术进步的代表,对于企业来说,应用 ERP 的价 值就在于通过系统的计划和控制等功能,结合企业流程的优化,有效配给各项资 源,以加快对市场变化的反应速度,降低企业成本的同时提高效率和效益,从而 提升企业整体竞争力。 借助 ERP 系统的支持, 集团企业将打破传统的分散管理模式, 通过数据集中、 资源共享,建立以资本为纽带,以核算、预算、资金管理为核心的财务体系,实 现基于资金集中统一监控、面向集团集中管理的规范化资金管理体系,从而全过 程、全方位支持资金计划、资金支付控制、动态资金分析报告、绩效管理和战略 规划的落实等。 急需解决的系统对接问题 企业财务的职能仅仅满足事后核算的精准性是不够的, 还要能够对事前的风 险进行预测并控制企业经营活动的整个过程。 在网络技术的支持下, 时间、 空间、 地域乃至企业内部管理层次和幅度大幅缩小, 财务的实时监控职能正在为企业的 管理者提供决策的数据支持,财务信息化已经成为企业应用 ERP 后的必然选择。 在集团资金集中管理过程中,一方面要达到集团资金集中管理的目的,另一方面 也要充分考虑集团下属成员单位资金运用的便利性和时效性。因此,集团公司应 从资金管理的各个环节上规范企业涉及现金流预算、资金结算、银行授信、应收 /付票据、信贷管理、外汇等资金行为,使之形成为一个成熟的管理体系。

集团企业如何才能依靠 EPR 的帮助, 最大限度地提高集团企业资金的整体使 用效益,使资金得到最高回报和创造最大价值,从而实现系统整合的优势?经过 调研发现,许多公司中存在下列共同的现实问题:企业财务系统或 ERP 系统建立 之后, 如何理顺各个环节工作流程?如何及时归集各种资金?如何对资金实时监 控确保资金安全?以及如何做到对资金管理心中有数,节约资金占用,提高资金 使用效率和效果,最终达到防范风险并实现企业价值最大化的目的? 上述问题说明两个方面:一是实施 ERP 系统后必须要建立严格的内部计划、 实施与控制体系,这是 ERP 系统运行成功的制度保障;另一方面是实施 ERP 系统 必须要考虑到 ERP 系统与银行资金结算体系的有效对接。 系统对接的目标 既要解决企业 ERP 系统与银行结算体系脱节问题, 也要解决资金流与业务流 脱节问题。既要实现资金流、票据流、物流、信息流的内部集成,也要实现各分 部与总部的资金集成,资金的管理架构是内部矩阵式的。 从价值增值的角度重新审视集团层级,消除不增值环节,使之更扁平化和有 效率,更节省资金占用和耗费。使资金计划有据可依,改变单凭经验或拘泥于现 有金字塔式组织架构来确定资金需求规模的状况。 通过整合资金流、票据流、物流、信息流,来实现既定的战略目标,通过企 业 ERP 系统与银行结算体系的对接,不仅为预算管理提供一个管理平台,而且使 全面预算管理最终通过全面现金管理来实现,并达到与预算管理动态结合,这对 实施预算管理的集团是一个关键。 企业 ERP 系统与银行结算体系的对接并不是简单意义上的连接, 而是要是达 到银行与企业内部创造价值的各作业链的“无缝连接”,进而找出节约资金、使 集团整体价值增值的路径,使 “集中控制”和“优化投资” 落到实处。企业内 部各部门之间要充分实现资源共享,按照统一的目标实现业务流程再造。 实现系统对接的工具 银行与企业系统的互连互通:银企直联

招商银行通过银企直联提供与企业 ERP 系统对接的现金管理工具。 它是一种 包括网上银行在内的电子银行系统与企业 ERP 系统在线实时对接的方式, 技术上 是以 ActiveX 或 Win32 动态连接库形式,向企业 ERP 系统提供编程调用接口,企 业利用该接口作系统二次开发,我们称之为银行与企业系统的嵌入式直连。 招商银行提供的电子银行系统从保障企业资金安全角度考虑, 对涉及账户资 金的操作,通常设置有一套完整的经办、审批机制,企业按照其财务管理制度要 求,所有业务发生均需要符合相应的授权流程,但这套授权机制必须在电子银行 系统内封闭完成。对于财务管理完善的企业,其自身的 ERP 系统就有了完整的经 办、审批流程,生成的指令希望可以直接提交并发生,而无须企业再在电子银行 系统内重复操作。 因此,银企直联使得企业直接通过财务系统的界面就可进行银行账户查询、 转账支付、资金归集、数据下载等多种类型业务操作,并可由企业根据需要自行 在其 ERP 系统中定制更多个性化功能。 双方系统间数据联动, 在提供企业实时、 准确、全面的账务信息支持,达到账务信息银企同步基础上,企业在其 ERP 系统 上可独立进行包括结算、投资、融资、预算、审批、核算等各种业务管理,企业 通过 ERP 系统自动将需要银行服务的业务指令通过系统直联接口提交给银行, 借 助电子银行系统的各种产品功能得以实现。

连接方式 招商银行的电子银行系统通过互联网、VPN 或 DDN 专线与企业 ERP 系统连接 银企直联产品支持多种符合业界标准的数据交换格式,企业 ERP 系统通过上 述连接方式与与电子银行系统实现无缝对接。 电子银行系统采用成熟的数据加密 和身份认证技术和工具,并且与人民银行现代化支付系统(CNAPS)、小额支付 系统(BEPS)实时连接。 双向一体化对接,保障了银企直联服务的效率性和准确性。 银企直联的应用要求 银企直联是企业应用电子银行系统的高级阶段,一般有银企直联需求的企业, 都是属于财务管理制度完善、建立了规范的业务流程的企业,并且具有完善的 ERP 业务处理系统。 企业有较多的业务处理要求,通过银企直联的操作可实现规模效应。 银企直联接口的开发和日常维护,要求企业自身具有较强的软件开发能力, 或是 ERP 系统供应商的技术支持。 实施效果 无技术障碍。 经过多年发展, 银企直联有多种连接方式和多种数据格式支持, 客户实施成本低,没有技术障碍。 全程不落地。ERP 系统将企业指令不落地地自动上传到银行系统,同样将电 子银行系统中的资金交易等信息不落地地下载到 ERP 系统。 企业的 ERP 系统的功 能与银行电子产品的实际应用能紧密、 平滑地结合在一起, 并保持良好的兼容性。 方便、准确。传统方式下,企业使用电子银行系统,必须将财务数据分别录 入 ERP 系统和电子银行系统,重复劳动不仅手续繁琐,而且容易造成数据差错。 银企直联的无缝联接, 使得财务操作方便、 准确。 有助于提升企业现金管理水平,

加强资金的计划控制,更进一步,整合企业资金资源,最大限度提高资金周转效 率和效益。 数据挖掘。利用数据整合和深度挖掘,建立全面的资金分析决策机制。 可扩展性。银企直联保证电子银行系统与企业 ERP 系统的采购链、电子商务 平台、应收应付管理、供应链管理等系统均留有接口。 应收账款管理的实用工具: 应收账款管理的实用工具:收款交易识别 企业的生产、销售和现金管理,分别对应于企业具体操作中的采购支付、货 款回收和头寸管理等,其中,货款回收是企业现金的来源,离开了它,企业的经 营运转就会成为无源之水。 相对于其他环节而言,企业对收款交易的系统处理通常遇到比较多的难题。 因为收款的实现是由企业的客户发起,而这些付款人在实施支付时,方式上或习 惯上都可能存在较大差异,从而导致企业现金回笼时间不统一、收款相关信息不 完整,这给企业的收款管理带来了很大的困难。并且,企业整个收款过程牵涉到 付款人、付款银行和收款银行等多个企业外部实体,仅仅依靠企业自身的力量或 资源很难有效改善收款管理的这种状况。 基于付款人编号的识别方式 按照目前市场主流 ERP 系统的应用实践,企业的 ERP 系统往往会给每一个往 来客户都编有一个系统编号,这样,某客户作为付款人无论从哪家银行付款,如 果收款银行提供的收款交易信息中能够包含相应的客户编号, 企业 ERP 系统就能 将该笔收款交易自动导入该客户名下,实现 ERP 系统的自动记账,从而避免了企 业财务人员手工核对和登记 ERP 账的重复工作。 不同银行间的付款交易在通过人民银行的清算渠道处理过程中,往往会因为 某些交易处理需要银行会计柜台人员的手工操作, 而造成收款银行系统提供的收 款交易信息中付款人信息的丢失, 而付款人信息通常是企业 ERP 系统识别交易和 进行 ERP 系统记账的关键要素。

因此,解决办法是,在企业收款账号后附加付款客户的 ERP 系统编号,来保 证付款信息传递的准确性和完整性要求,即:假设企业收款账号是 9999999910001,付款客户 A 在企业 ERP 系统中的编号是 12345678,则企业告知 A 的收款账号为 999999991000112345678。这样 A 不论通过何种渠道付款给企业 收款账号,付款人编号信息均会准确完整的传递到收款银行,收款银行系统自动 识别,将收款账号与付款人编号拆分,按收款账号入帐,并将付款人编号信息 12345678 保留在银行系统中供企业 ERP 系统使用。此办法与通过付款人账号或 户名来识别相比,关键要素信息不会丢失,具有唯一性和易识别性的特点。 基于付款人的电子对账 企业通常会根据自身业务需求建立合理的对账流程,基于付款人的对账则是 企业普遍采用的一种对账方式。银行将保留在系统中的付款人信息,通过银行提 供的网上银行平台,可以第一时间提供给企业 ERP 系统使用。 在收款银行的协助下,企业可以实现 ERP 系统与网上银行系统的银企直联, 亦可以在网上银行系统下载或转换成 ERP 系统需要的特定格式 (包括 SWIFT 格式) 的收款数据文件,整个过程通过电子化方式由系统自动完成,完全避免了因人工 操作可能导致的差错。 企业依据收款报告中的付款人、 金额等信息进行 ERP 对账, 并控制发货。通过以上方式,实现了网上银行与企业 ERP 系统的对接,收款信息 的实时传递得到了保障,对企业集中收款处理、促进销售增长都将会有很大的帮 助。 网上银行的应用趋势 随着人民银行现代化支付系统(CNAPS)的普遍采用,网上银行在企业应收 账款管理中的重要地位日渐突出。由于现代化支付系统(CNAPS)为电子化清算 系统,商业银行可以通过其业务处理系统建立 CNAPS 与网上银行系统的连接,因 此,企业每一笔收款的完整信息都可以通过该对接渠道,实时通知到企业。网上 银行经过多年的实践和发展,功能不断增强,不仅在线提供主动实时的收款信息 通知,也可以提供满足 ERP 系统需求的多种格式的交易数据文件,并可以多种连

接方式实现银企直联,有了这些工具的支持,企业应收账款管理因而变得简单而 高效。 结论 企业 ERP 系统与电子银行系统的对接是企业实现全面财资管理的重要步骤。 招商银行提供的包括银企直联、交易识别、电子对账等的多种现金管理工具,已 经服务于一些大型跨国公司在中国的运营中心, 以及对银行业务处理有较高要求 的企业,这些现金管理工具的实用性和辅助功能,在建立电子银行系统与企业 ERP 系统一体化连接方面,乃至于支持企业财资管理方面,都发挥了重要作用。 相信随着企业财资金管理职能的不断演进和扩大,随着信息技术的进步和发展, 必将对今后银行系统与企业 ERP 系统对接的概念和模式带来新的变化, 无论是在 市场层面还是技术层面,招商银行的现金管理服务已经作好了迎接变化的准备。



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