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ACCESS常用函数



ACCESS查询教程
(包含常用函数)

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? 查询是关系数据库中的一个重要概念 ,利用查询可以让用户根据选择条件对 数据库进行检索,筛选出一组满足指定 条件的记录,从而构成一个新的数据集 合,以方便用户对数据库进行查看和分 析。
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本章主要内容:
? ? ? ? 查询的功能与类

型 查询对象的创建与设计方法 操作查询及SQL查询的方法 使用查询操作表或表数据

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查询对象以一个或多个表及其它查询对象为基础 ,重组并加工这些表及查询对象中的数据,提供一个 新的数据集合。

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3.1.1 查询对象的功能
1.选择字段 2.选择记录 3. 编辑记录 4. 实现计算 5. 利用查询的结果生成窗体或报表 6.建立新表

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3.1.2 查询对象的类型
1. 选择查询

2. 参数查询
3. 交叉表查询 4. 操作查询 5. SQL 查询

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1. 选择查询
选择查询是最常见的查询类型,它是按照规则从 一个或多个表,或其它查询中检索数据,并按照所 需的排列顺序显示出来。如下表的数据来源于“学 生信息”、“选课信息”及“课程信息”3个表

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2.参数查询
参数查询可以在执行时显示自己的对话框,提示用 户输入信息。它不是一种独立的查询,只是在其它查询 中设置了可变化的参数。如下图查询对象的数据源是“ 学生信息”表,运行查询时需输入查询参数。

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3.交叉表查询
使用交叉表查询可以计算并重新组织数据的结构 ,这样可以更加方便地分析数据,如下表所示。

数据源表

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交叉表查询对象

4. 操作查询
使用操作查询只需进行一次操作,就可以对许多记 录进行更改和移动。操作查询有以下4种:
?删除查询:可以从一个或多个表中删除一组记录 。

例如,可以使用删除查 ?更新查询:可以对一个或多个表中的一组记录做 询来删除所有毕业学生 的记录。 全局的更改。 例如,可以将某一工作 类别的人员的工资提高 ?追加查询:可以将一个或多个表中的一组记录添 5 个百分点。 加到一个或多个表的末尾。 例如,假设用户获得了一些新的客户 ?生成表查询:可以根据一个或多个表中的的全部 以及包含这些客户信息的数据表。若 或部分数据新建表。 要避免在自己的数据库中键入所有这 些信息的麻烦,可以利用“追加查询” 将其追加到“客户”表中。

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5. SQL 查询
? SQL (Structure Query Language) 是一种结构化查询语 言,是数据库操作的工业化标准语言。 ? 可使用SQL查询、更新和管理任何数据库系统。 ? 用户在设计视图中创建查询时,Access将在后台构造等 效的SQL语句。 ? 只能在SQL视图中创建的查询,称为“特定查询”,包括 :
? 传递查询:传递查询可以直接向 ODBC 数据库服务器发送命令 ? 联合查询:联合查询可使用 Union 运算符来合并两个或更多选 11 择查询结果

3.1.3 查询视图 ◆设计视图: 设计视图就是查询设计器,通过该视图可 以设计除SQL查询之外的任何类型的查询。
◆数据表视图:数据表视图是查询的数据浏览器,是一 个动态记录集。 ◆ SQL视图:SQL视图是按照SQL语法规范显示查询,即 显示查询的SQL语句,此视图主要用于SQL查询。 ◆数据透视表视图和数据透视图视图:在这两种视图中 ,可以更改查询的版面,从而以不同方式观察和分析 数据。。 注意:通过选择“视图”菜单中的相应选项(或 点击工具栏中的“视图”图标的下拉按钮,在下拉表 中选择相应选项),可实现在5种视图间的转换。
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3.1.4 查询准则
用户的查询经常需要指定一定的条件,这就需要设置 准则来实现。查询准则也称为查询条件,是运算符、常 量、字段值、函数以及字段名和属性等的任意组合,能 够计算出一个结果。 1.准则中的运算符及表达式
◆ 算术运算符
运算符 功 加法运算 减法运算,或表示负值 能 表达式举例 [小计]+[销售税] [价格]-[折扣] 含 义

+
* / \ Mod ^

求两个字段值的和 求两个字段值的差

乘法运算 除法运算
整除法 整除取余数 指数运算

[数量]*[价格] [总计]/[数据项计数]
121\6 121 Mod 6 5^3

求两个字段值的乘积 求平均值
结果为20 结果为1 计算5的立方
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◆ 关系运算符 用关系运算符连接的两个表达式构成关系表达式 ,结果为一个逻辑值True、False或者Null
运算符 < <= > >= 功 能 小于 小于等于 大于 大于等于 等于 表达式举例 <#2010-3-10# <=100 >234 >=#2010-3-10# =" HALL" 含 义

2010-3-10之前的日期 小于等于100的数 大于234的数 2010-3-10当天或之后日期 值为HALL

=
<>

不等于

<>100

不等于100
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◆ 连接运算符
可以使用连接运算符将两个文本值合并成一个值。
运算符 & + 功 能 表达式举例 "abc" & 123 "abc" +"123" 结 果

强制两个表达式作字符串连接 将两个字符串合并为一个字符串

abc123 abc123

◆ 逻辑运算符
运算符 Not And Or

逻辑运算符用于连接两个关系表达式,对表达式进行真、假判断 。
功 能 表达式举例 含 义 逻辑非 逻辑与 逻辑或 [性别]= Not "男" [性别]= "女" And [职称]= "教授" [职称]= "讲师" or [职称]= "实验师" 查找女性的记录 查找女教授 查找职称为讲师或 实验师的记录

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◆ 特殊运算符 与比较运算有关,这些运算符根据字段中的值是否符合 这个运算符的限定条件返回True或False。 ? Like :查找匹配的文字
可与以下4 个通配符配合使用:“*”匹配0或多个字符, “?” 匹配一个字符,“#” 匹配一个数字,“[ ]”匹配一个字 符范围 。 如:like “李*”,指姓李的名字。

? In:指定一系列值的列表
如:In(”山东”,”浙江”,”安徽”)。

? Between a1 and a2:指位于a1 和a2之间的值(包括 端值)
如:Between 75 and 90。

? Is Null、Is Not Null :判断某一值是否为Null值字 段,即不包括任何数据,为空值。

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补充--通配符
◆ ?:代表任意一个字符 ◆ *:代表任意字符串(0或多个字符) ◆ #:代表单一数字 ◆ [字符表]:字符表中的单一字符 ◆ [!字符表]:不在字符表中的单一字符 【例】Like “p[b-g]###” 通配以字母p开头,后根b~g之间的1个字母和3个数字的 字符串。 【例】Like “f?[a-f][!6-10]*” 通配第一个字符为f ,第2个为任意字符,第3个为非610的任意字符,其后为任意字符串的字符串。
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1.准则中的标准函数

常用的统计函数 ? 求和函数:Sum(<字符串表达式>)

? 求平均函数:Avg(<字符串表达式>)
? 统计记录个数函数:Count(<字符串表达式>) ? 最大、最小值函数:Max(<字符串表达式>) Min(<字符串表达式>) 例如:显示“运费”字段中各值的总和,即为Sum(运费);Avg(运
费)为平均运费;显示“单价”字段和“数量”字段乘积的总和 ,即为Sum(单价*数量);按姓名统计人数,即为Count(姓名) ;统计包括空值Null在内的所有记录数为Count(*);设有一个“ 成绩”字段,可以用Max(成绩)求该字段中的最大值,用Min(成 绩)求该字段中的最小值。

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1.准则中的标准函数
日期函数
在包含日期的表达式中,须将日期型数据的两端加上“#”号 (此处#不是通配符),以区别于其它数字。 例如:1990年1月2日以后出生的学生,表达式可为:>#1990/1/2# 或 >#/1/2/1990#。另外,系统还提供了以下时间函数:
? Date( ):返回系统当前日期
? Year( ):返回日期中的年份 ? Month( ):返回日期中的月份 ? Day( ):返回日期中的日数 ? Weekday( ):返回日期中的星期几 ? Hour( ):返回时间中的小时数 ? Now( ):返回系统当前的日期和时间
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【例】时间函数的应用

1. 构造查询条件表达式,把7月份出生的学生查找出来 。
Month([csrq])=7

2. 构造计算表达式,根据出生日期计算学生年龄。
Year(Date())-Year([出生日期]) 3. 构造表达式,表示出系统日期10天前的日期。 Date()-10
说明:在任何计算表达式中的符号都必须在英文半角输入状态下输 入,否则无效。[出生日期]和[csrq]为字段标识符,方括号内是 字段名。如果要明确表示“学生信息”表中的“出生日期”字段 ,表达式为:[学生信息]![出生日期]

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3.2 创建选择查询
选择查询是最常用的查询类型,它从一个或多个 的表中检索数据,并以表格的形式显示这些数据。

3.2.1 使用“简单查询向导”创建查询
【例3-1】以“教学管理”数据库中的“学生信息”表、 “课程信息”表和“选课信息”表为数据源,利用向 导创建学生成绩明细查询如图所示。

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【例3-2】利用“简单查询向导”向导创建院系成绩汇总 查询。在“教学管理”数据库中,利用“学生信息” 表、“选课信息”表和“课程信息”表中的有关字段 ,创建各院三门课程的成绩汇总如图所示。

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3.2.2 在设计视图中创建查询
1.认识查询“设计”视图
设 计 视 图

查询显示区

查询设计区 组件

设 计 工 具 栏

视图

查询类型

运行

显示表

总计

上限值

属性

生成器

数据库

新对象 23

2.创建查询 在查询“设计”视图中创建查询,首先应在打开的“ 显示表”对话框中选择查询所依据的表或查询,并将其添 加到查询“设计”视图的窗口中,如果选择多个表,多个 表之间应先建立关联。
【例3-3】通过多个表创建选择查询。在“教学管理”数据库中,利用“ 学生信息”表、“选课信息”表和“课程信息”表创建一个具有“学 号”、“姓名”、“课程名称”和“课程成绩”字段的查询,查询条 件是“土建学院”,按“学号”升序排序。

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3.2.3 在查询中进行计算
查询对象还可以对数据进行分析和加工,生成新的数 据与信息。生成新的数据一般通过计算的方法,常用的有 求和、计数、求最大最小值、求平均数及表达式等。 1.了解查询计算功能 ? 预定义计算:即所谓的“总计”计算,用于对查询中的记 录组或全部记录进行下列的数量计算:总和、平均值、计 数、最小值、最大值、标准偏差或方差。 ? 自定义计算:使用一个或多个字段中的数据在每个记录上 执行数值、日期或文本计算。对于这类计算,需要直接在 查询设计区中创建新的计算字段,方法是将表达式输入到 查询设计区中的空“字段”单元格中。 25

2.总计查询、分组总计查询 ? 建立总计查询时需要在查询“设计”视图中单击工具栏上 的【合计】按钮,Access将在查询设计区中添加“总计” 组件,然后在“总计”行的单元格中,可列出“分组”、 “总计”、“平均值”等选项。 【例3-4】在“教学管理”数据库中,利用“学生信息”表 统计男女生的人数。

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4.添加计算字段 ? 当要统计的数据在表中没有相应的字段,或者用于计算的 数据来自于多个字段时,应该在“设计网格”中添加一个 计算字段。计算字段是指根据一个或多个表中的一个或多 个字段,并使用表达式建立的新字段。 【例3-5】分别统计各个学院各门课程的平均成绩。

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3.4 创建参数查询
? 参数查询是一种可以重复使用的查询,每次使用时都可以 改变其准则。 ? 每当运行一个参数查询时,都会显示一个对话框,提示用 户输入新的准则。 ? 将参数查询作为窗体、报表和数据访问页的基础是非常方 便的。 ? 设置参数查询在很多方面类似于设置选择查询。可以使用 “简单查询向导”,先从要包括的表和字段开始,然后在 “设计”视图中添加查询条件;也可以直接到“设计”视 图中设置查询条件。
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3.4.1 单参数查询
【例3-7】建立一个查询,显示任意月份出生的教师编号、 姓名及职称。 ? 首先创建包含所需显示字段的简单查询 ? 在设计视图中添加查询条件 ? 设置查询参数的数据类型

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3.4.2 多参数查询
? 一个参数可视为一组条件,若想针对多组条件设置查询, 可创建“多参数查询”。 【例3-8】以“学生信息”表、“课程信息”表和“选课信 息”表为数据源,查询某门课程和某个分数段的的学生成 绩情况。

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3.5 创建操作查询
? 操作查询用于对数据库进行复杂的数据管理操作,用户 可以根据自己的需要利用查询创建一个新的数据表以及 对数据表中的数据进行增加、删除和修改等操作。 ? 操作查询不像选择查询那样只是查看、浏览满足检索条 件的记录,而是可以对满足条件的记录进行更改。 ? 操作查询共有4种类型:生成表查询、更新查询、追加 查询和删除查询。 ? 所有查询都将影响到表,其中,生成表查询在生成新表 的同时,也生成新表数据,而删除查询、更新查询和追 加查询只修改表中的数据。
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创建操作查询的步骤:

1.创建简单查询或参数查询
2.单击工具栏【查询类型】按钮,从下拉菜单中选 择所需操作查询类型。

3.切换到“数据表”视图预览查询结果。
4.确认预览结果无误后,切换到查询“设计” 视 图,单击工具栏【运行】按钮执行查询。

5.保存设计结果。

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3.5.1 生成表查询
? 运行“生成表查询”可以使用从一个或多个表中提 取的全部或部分数据来新建表 【例3-9】以“课程信息”表为依据,查询课程类型为 必修课的课程,并生成新表。

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3.5.2 删除查询
? 要使数据库发挥更好的作用,就要对数据库中的数 据经常进行整理。整理数据的操作之一就是删除无 用的或坏的数据。前面介绍的在表中删除数据方法 只能手动删除表中记录或字段的数据,非常麻烦。 ? 删除查询可以通过运行查询自动删除一组记录,而 且可以删除一组满足相同条件的记录。删除查询可 以只删除一个表内的记录,也可以删除在多个表内 利用表间关系相互关联的表间记录。 【例3-10】创建一个删除查询,删除“教师信息”表 中学历为“专科生”的记录。

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3.5.3 更新查询
? 更新查询用于修改表中已有记录的数据。

? 创建更新查询首先要定义查询准则,找到目标记 录,还需要提供一个表达式,用表达式的值去替 换原有的数据。
【例3-11】创建一个更新查询,将所有土建学院05 级学生的所属学院改为“土木与建筑学院”。

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3.5.4 追加查询
? 如果希望将某个表中符合一定条件的记录添加到另 一个表中,可使用追加查询。追加查询可将查询的 结果追加到其它表中。 【例3-12】设已建立“城南学院学生信息”表,如图 3-54所示。要求创建一个追加查询,将“学生信息 ”表中城南学院的学生信息追加到“城南学院学生 信息”表中。

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3.6 创建SQL查询(补充)
? SQL查询视图

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SQL语言包含4个部分功能:
? 数据查询(SELECT语句) ? 数据操纵(INSERT, UPDATE, DELETE语句) ? 数据定义(CREATE, DROP等语句)

? 数据控制(COMMIT, ROLLBACK等语句)

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CREATE命令
CREATE命令用来创建表、视图或索引,其命令格式为:
Create Table <表名> (<列名1> …… <数据类型> [列完整性约束条件],

<列名2>

<数据类型>

[列完整性约束条件],
)[表完整性约束条件];

【例】创建一个教师信息表,包括:编号、姓名、职称、出生日期、简历等 字段。其中,编号字段为主索引字段(不能为空,且值唯一)。 Create Table 职工信息 (编号 姓名 职称 char(9) not null unique, char(9), char(10),

出生日期
简历

date,
memo);
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DROP命令
DROP命令用来删除表、视图或索引,其命令格式为:
? Drop Table <表名>; ? Drop Index <索引名>; ? Drop View <视图名>;

【例】删除职工信息表。 Drop Table职工信息 ;

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利用SELECT命令可以构造数据查询语句,其语法结构为:
Select [All | Distinct] <目标列名1>,<目标列名2>,…… From <表名1>,<表名2> [Where <条件表达式>] [Group By <分组列名> [Having <条件表达式>] [Order By <排序列名> [Asc | Desc] ]

SELECT命令

语句中各关键词的含义为
? All(默认):返回全部记录; ? Distinct:略去选定字段中重复值的记录;

? From:指明字段的来源,即数据源表或查询;
? Where:定义查询条件; ? Group By:指明分组字段,Having:指明分组条件;

? Order By :指明排序字段,Asc | Desc:排序方式,升序或降序。
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【例】从学生成绩表中,查询出“土建学院”全体学生的记录,结果按照学号 的升序排序。
Select All * From 学生信息 Where 所属院系="土建学院" Order By 学号 Asc ? 如果本例的条件改为,查询出“土建学院”男生的记录,两个条件并列, 则语句应为: Select * From 学生信息 Where 所属院系="土建学院" and 性别="男" Order By 学号 Asc 如果本例的条件改为,查询“土建学院” 中全体学生的记录,显示出他们 的学号、姓名和各科成绩,则语句应为:
Select 学生信息.学号, 学生信息.姓名,课程信息.课程名称, 选课信息.课程成绩 From 学生信息, 课程信息, 选课信息 Where 选课信息.学号=学生信息.学号 and 课程信息.课程编号=选课信息.课程编号 and 所属院系="土建学院" Order By 学生信息.学号 Asc

?

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INSERT 命令
通过该命令可以向数据表中插入新记录。
【例】向“课程信息”表中插入一条新纪录。 Insert Into 课程信息 Values ("5555", "中国武术","必修课",1,16);

UPDATE 命令
通过该命令可以修改数据表中的数据。
【例】修改“课程信息”表中的数据,将课程“中国武术” 改为“中国散打武术”。 Update 课程信息 Set 课程名称="中国散打武术" Where 课程名称="中国武术"

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本章小结
查询实际上就是将分散存储在表中的数据按一 定的条件重新组织起来,形成一个动态的数据记录 集合;而这个记录集在数据库中并没有真正存在,

只是在运行查询时从查询源表的数据中创建,数据
库只是保存查询的方式,当关闭查询时,动态数据 集会自动消失。但正是这个特性提供了查询灵活方 便的数据操纵能力。
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复习提问
1

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