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Excel培训课件 (2016年第1次课)



Excel 培训

主要内容
基础部分 公式与函数

条件格式
数据有效性 表格

基础部分

写在学习Excel前的话
?

注重基础学习:复杂的东西都是基础的组 合。基础扎实了,许多看似问题的问题就 可以迎刃而解。 多练习:光听是学不会的,一定的要多练 习。尤其是第一次学习的时候,一定要亲 自练习,才能有感性认识。
多总结:解决问题的方法可以多这样化, 但是遇到有不同的解决方案一定要存到一 起方便以后比较学习。

?

?

Excel能做什么?
对保存在表格中的数据进行各种 数据挖掘 各样的分析 包括分析性的图表、结构图表和 创建图表 SmartArt。 管理数据 使用表格方式进行管理 可以从普通文本文件到数据库管 访问其它数据源 理系统中导入数据。 自动执行多步骤的 excel提供的宏工具能够执行复杂 任务 的或者重复性质的任务

Excel功能的组成
条件格式 其它 假设 分析 数字 格式 单元格 引用类 型 图表 数据有 效性

数据 类型

数据透 视表
组和分 级显示

单元格, 公式与 工作表 函数 操作 宏与 编程 图片与 SmartArt

共享与 安全

工作薄(workbook)、工作表 (worksheets)和单元格

工作薄 xls,xlsx

工作表 worksheet

快捷键
? ? ?

F12:另存为,Shift+F12,Ctrl+s保存。 Shift+f11创建新工作表,F11创建新图表 Ctrl+N:创建新工作薄。

快速打开文件

快速打开文件

Excel程序的各个部分

文件标签

快速访问工具栏 QAT

功能区

功能区隐藏/显 示按钮

名称框 自动填充按 钮 行标签 工作表标签 活动单元格 列标签 公式栏

标签滚动按钮 状态栏

2007的新功能

功能区取代了传统的菜单

功能区的关联标签-上下文选项卡

迷你工具栏和浮动工具栏

永不消失的工具栏
?

快速访问工具栏QAT

页面布局视图
?

新增页面布局视图。轻松添加页眉和页脚。所见即打印的 内容。

2007版本中的条件格式
1、图形化的条件格式(2007新增) ? 数据条 ? 色阶 ? 图标集
?

SmartArt图形
?

更容易创建图表、关系图、流程图和组织 结构图。轻松地在SmartArt类型之间变换。

函数自动完成功能
?

只需要写出函数的前几个字母,Excel会自 动列出名称以这几个字母开始的函数和对 象(元素),按TAB键选择需要的函数。

可以直接生成PDF文档
?

不需要安装收费的Adobe Acrobat或者其它可以生 成pdf文档的工具。

放大和缩小滚动条

丰富的状态栏的信息

可调整尺寸的公式栏

表格的引入-智能表

删除重复行

样式与主题、实时预览
?

样式与主题。新增许多预定义的样式和主题,轻 松美化工作表。

2007的新功能
? ? ?

?

更大的工作表:更多的行和列。 新的文件格式。文件扩展名默认为.xlsx 原来在增强工具包中的39个函数也增加到内 建函数中。 更好看的图表。

2010的新功能和变化
迷你 图

粘贴预览(2010)
?

粘贴时就可以预览粘贴后的效果。右键或 者功能区操作都可以。

2010的新功能和变化
?

?

?
?

将又大又圆的Office按钮换成文件“标签” (按钮)。 新增截图工具。 自定义功能区:可以创建自己的标签和组。 计算速度提高

基本工作表操作

移动、复制、重命名工作表
? ? ?

选中工作表直接拖动可以移动工作表的位 置 双击工作表标签可以更改工作表名称 选中工作表按住Ctrl拖动可以复制工作表

新增、删除、隐藏、显示工作表, 设置工作表颜色

快速切换工作表
?

右键单击标签滚动按钮可以快速定位所需 要的工作表

快速冻结分割窗口







活动单元格

交换行(列)

1 3 4 2

一次插入多行(列)

1 2.1 3 2.2 4

删除行列
? Ctrl+-

更改列宽、行高
?

双击列标右侧边界或者 行号下边界会设置最合 适的行高和列宽。 可以一次选中多列调整 列宽,这样这些列的宽 度会保持一致。

?

隐藏和显示行或者列

ABC

快速选中一行(列)数据 Ctrl+shift+→ Ctrl+shift+↓

使用单元格和区域

单元格地址及表示
?

单元格由列标和行标组合来标识和区分。 (A1)
区域由一组连续单元格组成。由区域左上 角单元格和右下角单元格地址用冒号分隔 的形式表示(A1:C4) 只有列标的表示整列,可以多列(A:B) 只有行标的表示整行,可以多行。(1:2)

?

? ?

区域活动单元格

在区域中输入同样的内容或者进行 公式的自动填充
?

使用Ctrl+Enter,如果是内容,便复制到所 有区域中的单元格,如果是公式,则按复 制公式的规则填充区域中的单元格。

选择特殊类型的单元格
? ?

(07)开始>编辑>查找和选择>定位条件 Ctrl+G或F5>定位条件

插入批注
?

?

?
?

(2007)中在审阅>批注中,右键也有相应命 令。 快捷键shift+f2 含有批注的单元格右上角有红色三角形
右键单击有批注的单元格可以编辑或者删 除批注(2007)右键>显示隐藏批注。

输入和编辑工作表数 据

Excel数据类型

存储方式,提高性能

在公式中使用 的数据必须是 正确的类型

为什么要分数据类型
?

不同数据类型的数据,适用的公式不同。

?

不同数据类型的数据即使能够进行运算,得出的 结果可能没有意义或者是错误的



Excel数据类型
纯数字 右对齐 数值 日期 123.456 2011-1-2 10:30 true false $123.00

时间

按单元格 输入内容

左对齐 文本 公式

逻辑 居中对齐

4月不减肥,5月没人追 =A1+B2*1.25

文本类型数据的要点
? ?

在公式中文本类型的数据要用英文双引号包含。 不用于公式不必输入双引号

Excel数字类型数据要点
?

Excel最多只能有15位有效数字,超过部分 都以0显示。

Excel识别日期和时间的依据

2013-6-18 June 18,2013

输入当前日期和时间
? Ctrl+;
? Ctrl+shift+;

? 始终显示最新的日期:today()
? 始终显示最新的日期和时

间:now()

显示累计时长
?

[hh]:mm [mm]:ss

日期与时间类型要点
?

?

如果只输入时间,最大只能输入9999:59:59。 超过这个时间将被当成文本类型数据。 Excel认为1900年是润年,其实不是。

输入时需要关注数据类型吗?
纯数字 日期 时间 true 2011-1-1 =sum(a1:a2) 123 $123

10:30
June 1, 2004

逻辑
文本

a123
123,456

10:30 pm

公式

1,23,456

自动判断数据类型带来的问题

09-12 350204198012

9月12日(日期)

3.50204E+11

将其它数据类型转换成文本类型
? ?

在输入前将单元格格式设置成文本(ctrl+1)
在输入内容前输入英文单引号(’),其效果也 是将单元格内容设置成文本

用数字还是用文本?
600755
是否用于计算



数字

都适用

批量将文本转换成数字

逻辑值的特点
?

逻辑值只有True和False两个取值

?

逻辑值在Excel内部按1(True)和0(False) 保存。因此可以有限地应用在数学运算中。

数据类型总结
?

?
?

Excel有3种数据类型,分别是文本、数字、 公式。数字类型又细分为纯数字、日期与 时间、逻辑类型。 每种数据类型有相适用的公式和函数。
将其它数据类型作为文本处理可以避免 Excel的智能处理,使输入的内容原文显示。 是否严格使用相应的数据类型填写单元格 内容的依据是:该内容是否用于公式。

?

在单元格中强制换行
?

Alt+Enter

按规律填充内容 智能标记与右键菜单
?

有数字、日期等。

常用的选择性粘贴选项
? 列宽
? 转置

复制列宽
?

问题:复制表格后却宽度却变了

行列转换(转置)

文本导入与分列

文本导入与分列

文本导入与分列

文本导入与分列

文本导入与分列

导入长数字类型
出现的问题

解决方法
? ?

1、在导入之前将单元格的格式设置成文本 2、使用智能标记进行更正

分列
?

按固定长度分列

分列
2011 20110214 02 14 2011 20110307 03 07 2011 20110323 03 23 2011 20110411 04 11
这是个奇迹,它就是发生了,至于你们信不信,反正我是信了

打印

三个视图及作用
视图名称 说明 普通视图 适合编辑,视野大 页面布局视图 按分页方式编辑工作表,直观 地查看数据在各页的分布,打 印的效果,编辑页眉和页脚, 调整页边距。 分页预览视图 控制分页,使打印出来的内容 按自己的方式分页 打印预览 调整页边距

设置页边距
设置方式 页面布局视图 打印预览 页面设置 打印内容居中方式 设置步骤 拖动边距标尺 拖动边界线 输入页边距值 默认是靠左上

设置页边距
?

页面布局视图中

编辑页眉和页脚
?

在页面视图中,直接点击页眉或者页脚区 域进行编辑。

调整页眉和页脚的高度
?

将光标置于页眉或者页脚中,可以在标尺 图示处调整

控制分页

打印标题
?

?

每页都打印指定的列和行的内容。页面设 置>工作表。 列和行是左端、顶端连续的列或者行。

打印顶端标题行
? ?

每页都打印指定的列和行的内容。 列和行是左端、顶端连续的列或者行。
BBB AAA CCC DDD EEE FF BBB AAA CCC DDD EEE FF BBB AAA CCC DDD EEE FF BB DD EE FF GG HH BB DD EE FF GG HH

BB DD EE FF GG HH



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