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人事档案管理(理论2课时)


项目五 课型 : 理论课∨ 授课班级:

人事档案管理( 课时) 人事档案管理(理论 2 课时) 档案管理 实践课 授课日期: 上课地点:

教学 目标

能力目标: 能力目标 1. 能够对人事归档文件进行鉴定、保管 2. 能够清晰描述人事档案移交、转递的程序与要求 3. 能够正确编制人事档案保管期限表 4. 能够针对业务进行人事档案的组卷工作 知识目标: 知识目标 1. 熟悉人事档案分类方法、收集方法 2. 了解档案收集、鉴定、移交转递工作的制度和原则 3. 掌握科技档案保管期限表编制方法 教学重点: 教学重点 1. 人事档案的鉴定、保管、移交、转递 2. 人事档案组卷过程 3. 文书档案保管期限表编制方法 教学难点: 教学难点 1.人事档案的鉴定、保管、移交、转递 2.人事档案保管期限表编制方法 解决办法: 解决办法 讲授法、问答法

重 难 及 决 法

点 点 解 方

思考或作业: 思考或作业: 1.说说人事档案的特点、意义及作用 2.说说档案管理人员在人事档案的移交、转递过程要注意 的问题 3.说说人事档案的组卷要求与方法

后记: 后记: 人事档案保管期限表内容需要课后强 化。 结合现实需要与学生就业档案流向等 问题,补充说明流动人员人事档案的基 本管理情况。 课后阅读相关人事档案管理规定

教学内容 案例导入: 案例导入: xx 日用化妆品公司人事部的小刘负责人事档案的管理工作,她对工作非常负责, 凡是员工的情况变动都能及时对其档案材料进行收集、 补充或清理, 每位员工的档案材 料也都整理得井然有序、目录清楚,使人事管理工作中不管是员工考核、聘任、核定工 资还是办理各种人事关系等查找调阅档案都非常方便。 为此, 小刘被评为公司的先进员 工,公司还请她在表彰会上介绍事迹。小刘发言时说:她认识到人事档案记录着每一名 员工的关键信息,是单位了解、考察、使用干部和职工的重要依据,是处理与人员有关 的各种问题的凭证,关系到他们的切身利益,因此,在管理过程中她非常认真,对员工 录用、调入或调出、退休、考核、奖励、提级等形成的档案材料都按规定及时收集、补 充和整理,确保员工档案的完整和系统。同时,她还坚持执行人事档案管理制度,不管 谁利用档案都必须履行审批和借阅手续, 保证人事档案的安全。 小刘爱岗敬业的精神得 到员工的一致称赞。 简析: 简析: 在人的成长和从事社会活动的过程中,会随之形成记录其历史足迹的文件——人 事档案。在单位,人事档案既是员工业绩的客观记录,有是单位合理使用、管理和开发 人力资源的依据和工具,所以,人事档案管理工作直接关系到个人和单位的切身利益。 上述案例中的小刘深刻地认识到了人事档案的重要性, 在管理工作中认真执行国家的规 定,准确、及时地开展工作,才使管理工作做到非常到位。 讲授内容: 讲授内容: 人事档案基本知识 一、人事档案定义、种类 人事档案定义、 人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历、 德才表现,以个人为单位归档保存以备考查的历史记录材料。 种类:工人、干部、学生、军人 二、人事档案特点与作用 特点:现实性、真实性、动态性、机密性 作用:考察、了解员工的重要手段,解决当事人个人问题的凭证,编写任务传记和 专业史的宝贵材料。 人事档案构成要素 三、人事档案构成要素 1. 履历材料; 2. 自传材料; 3. 鉴定、考核、考察材料; 4. 评定岗位技能和学历材料、专业技术职务(包括学历、学位、学绩、培训结 业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料) ; 5. 政审材料; 6. 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料; 7. 奖励材料; 8. 处分材料; 9. 招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出 国、退休、退职等材料; 10. 其他可供组织参考的材料。 人事档案工作内容与要求 四、人事档案工作内容与要求 工作内容: 1.登记人员变动和工资变动情况

教学方法 辅助手段

案例导入 多媒体 课件

2.收集、整理和鉴别人事档案材料 3.保管人事档案,保证人事档案的完整与安全 4.办理人事档案的提供利用和咨询工作 5.转递人事档案 工作要求: 集中统一、分级管理,严格把关、真实完整,便于利用。

人事档案收集与鉴别 人事档案收集与鉴别 一、人事档案收集 (一)收集途径:人事部、纪检部、业务部门 (二)收集方法: 1.建立、健全人事档案收集制度、索要制度、检查核对制度、移交制度、补充制度 2.根据中心工作,集中收集人事档案。 3.疏通收集渠道 4.跟踪收集 二、鉴定甄别 (一)鉴别内容 1.判定文件是否属于人事档案 2.判定是否属于同一对象 3.判定是否处理完毕 4.判断材料是否真实、准确 5.审核文件是否手续完备 6.核查归档文件质量 7.是否有保存价值 (二)剔除材料的处理 1.转出 非人事档案要转出。转出时要写好转递材料通知单。 2.退回 内容需核实、手续不够完备的档案。要履行领导批准、登记、盖章手续 3.3。 。 3.留存 不属人事档案但有参考价值的,整理后做业务资料保存。 4.销毁 无保存价值和重复无用的材料 人事档案整理 一、分类 (一)企业人事档案分类、排序、编目总框架 企业人事档案分类、排序、
人事部档案分 类、排序、编 目总序号: XJRS200X-月 份)

入职职工档案

招聘档案

培训档案

薪资福利档案编

人事规章制度编

其他文件资料编

编号: RS-R-200X-月 份)

编号: RS-Z-200X-月 份

编号: RS-P-200X-月 份

号: RS-X-200X-月 份

号: RS-G-200X-月 份

号: RS-Q-200X-月 份

(二)人事档案分类细目 1、入职职工档案分类(分为工人和干部两类。两者以职等划分或者以职位、工作性质 入职职工档案分类(分为工人和干部两类。两者以职等划分或者以职位、 划分) 划分) A 工人档案 档案编号以员工工号或入职编号为准) (档案编号以员工工号或入职编号为准) 内容: 1. 履历材料; 2. 自传材料; 3. 鉴定、考核、考察材料; 4. 评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的 考绩、审批等材料) ; 5. 政审材料; 6. 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料; 7. 奖励材料; 8. 处分材料; 9. 招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退 休、退职等材料; 10. 其他可供组织参考的材料。

B 干部档案 (档案编号以员工工号或入职编号为准) 档案编号以员工工号或入职编号为准) 内容: 第—类:履历材料(入职登记表、简历表; 第二类:自传材料 第三类:鉴定、考核、考察材料 第四类:学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评 聘专业技术职务、考绩、审批材料) 第五类:政治历史情况审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时 间等问题的审查材料) 第六类:参加国共产党、共青团及民主党派的材料 第七类:奖励材料 第八类:处分材料 第九类:录用、劳动合同、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职 材料等材料 第十类:其他可供组织上参考的材料 2、招聘档案分类

招聘档案 RS-Z200X-月

招聘渠道信 息资料---Q

以往招聘情 况---z

招聘需求统 计---x

临时工作人 员材料---l

岗位调整 ---T

试用人员资料

人才储备(未 录用人员)

内部人员需求 情况

同行业人才情 况 资料

离职人员资料

招聘应用资料

3、培训档案分类 培训档案分类 培训档案 编号:RS-P-200X月份

已培(主题、讲稿、 时间、参加部门人员、 周期、反馈情况编号: RS-P-P-200X-月份

待培(计划安排、实 施细节、内容) 编号:RS-P-D-200X月份

委托培训(授课单位、 学习内容、费用、参 加人员)编号: RS-P-W-200X-月份

培训材料收集 编号:RS-P-C-200X月份

4、薪资档案分类

薪资档案 编号:RS-X-200X-月份

薪资制度、条例、 实施细 则及其他薪资规定档案. 编号: RS-X-Z-200X-月份

薪资发放纪录 编号: RS-X-Y-200X-月份

福利档案如社保、 三险一 金办理、福利发放记录 等。 编号: RS-X-F-200X月份

5、人事规章制度档案分类

人事规章制度 编号:RS-G-200X-月份

业已实施规章制度、计 划、条例 编号:RS-G-Y-200X-月份

待审批规章制度、计划、 条例 编号:RS-G-D-200X-月份

人事部内部资料如:会 议纪要、工作分工,安 排、年终工作总结等
RS-G-N-200X-月份

二、类内文件的排列 ⒈ 按文件形成时间顺序排列,例: 排列顺序 材料名称 形成时间 1 简历表 1958 年 2 登记表 1960 年 3 履历表 1961 年 …… …… …… ⒉ 按文件内容所揭示的问题顺序排列,例: 排列顺序 材料所反映的问题 ( 1) 工资情况材料(项内按时间) ( 2) 各种代表会代表登记表 ( 3) 出国、出境材料 …… ……

⒊ 按文件材料内容的主次关系顺序排列,例: 排列序号 材料名称 1 入党志愿书 2 入党转正意见 3 转正申请 …… …… 技术要求: 技术要求: 1.人事档案可分为正本和副本。副本是正本重要材料的复制件。人事档案如果存在铅 笔、圆珠笔、复写纸书写等情况,应对原件进行复制,以便于档案内容的长久留存。此 外还要通过复制形成人事档案的副本。 2.技复制术加工 1) 对存在破损情况的档案进行修补。 2) 对规格不符合要求的档案进行裁剪、折叠或托表,使档案外观规范,便于保管。 三、编制卷内目录 四、打孔与装订 五、书写卷名 六、检查验收 人事档案的利用和转递 一、人事档案的提供利用 ⒈ 查阅人事档案。按规定办理审批手续,外调介绍信不能作为查阅凭证。 ⒉ 借出人事档案。经批准后须认真进行登记,并限期归还。 ⒊ 人事档案用户。须严格遵守保密制度,确保档案安全。 ⒋ 个人不得查阅或借用本人和直系亲属的档案。 。 ⒌ 用户复制。人事档案须报有关部门审批。 二、人事档案的转递 1.专人取送,保证档案安全 2.转递档案必须办理转递手续 3.县级以上才能直接转递人事档案 4.核对、签名、盖章并及时退回回执 5.保持完整转出 通知单存根 字第___号 兹将 等同志的档案材料转去,请按档案目录 清点查收,并将回执及时退回。 单位名称: 年 月 ----------------------- 档案材料 姓 名 转递原因 (份)



回执 XXXXX: 你处于 年 月 日转来 字 份,已全部收到,现将回执退回。 号 等 同志的档案共 卷, 材料



收件人签名 收件机关盖章 年 月 日 小结: 小结: 人事档案基本知识 人事档案定义、种类 1) 人事档案特点与作用 2) 人事档案构成要素 3) 人事档案工作内容与要求 2.人事档案整理 1) 收集与鉴别 2) 人事档案整理 3) 人事档案利用与转递 3.相关档案管理规定 1) 《干部档案工作条例》 2) 《人事档案保管期限表》 3) 《企业职工档案管理工作规定》 课堂测试题: 课堂测试题: 谁动了我的档案 上海市民王某从一家公司离职后多次应聘, 每到最后关头却总是落榜。 终于有一次, 王某偶然发现自己的档案里被原公司塞了一份“处分” 决定,称其“长期招摇撞骗” 、 “公安部门已立案查处”等。面对这份有争议的“处分”决定,王某把原公司告上了法 庭。 您是否确切地知道自己的档案在哪里保存?正受哪个部门管理?你是否曾经有意 识地关心过自己的档案情况? 随机调查显示,在所有受访中,有 45%的人完全不知道自己的档案的管理情况; 40%的人对档案管理存在着不同程度的误区;有 54%的人对于自己档案袋中的内容不知 晓;接近半数的人从来没有关心国过自己档案的相关问题。 然而,随着市场经济体制的不同深入,各种类型的用人单位也越来越多,加之人 才流动频率也日益频繁, 这使得档案管理的难度不断增加, 随之引发的设计有关档案管 理的问题也多了起来。 思考: 在日后工作中,我们该如何关心自己的档案? 在人事档案管理中,档案管理员应该如何保证个人档案的真实性?

附:人事档案保管期限表 XXX 学院各类档案归档范围和保管期限表(人事劳资处) XZ12 人事 序号 1 2 归 档 内 容 上级有关人事、师资工作的文件材料 (1)针对本校的 (2)需要长期贯彻执行的 永久 长期 保管期限

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

(3)需要短期贯彻执行的 本校人事工作的规章制度、 管理办法、 岗位职责 本校人事工作规划、计划、报告、总结 机构、编制的规划、计划、报告及上级批复 校内机构设置、变更的文件材料 人事处权限内的干部任免文件 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 处分教职工的决定及复查、撤销处分的材料 师资培养、管理工作规划、计划、总结、规定 学校加强教师队伍建设的措施和政策 特聘教授名单及有关材料 教师进修计划、总结、报告、名单、申报材料 教师工作量的规定及执行情况、 教师业务考核材 料 人事统计报表(含出国、回国年度统计) 教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表 教职工评定、聘任专业技术职务材料及批复 教职工工资调整名册 教职工转正、定级的通知和名单 教职工的调入、调出、录用及校内调动的材料 教职工退职、离职的有关材料 教职工出国、出境的有关材料 教职工援外和支援边远地区的有关材料 教职工福利工作有关材料 教职工离休、退休有关材料 教职工返聘工作有关材料 聘请国内外兼职教师的材料 授予各种荣誉及表彰、 奖励先进集体、 个人的通 知、名单、申报材料 本校关于人事、师资工作向上级的请示及批复 使用临时工有关材料 群众来信来访及处理材料

短期 长期 长期 永久 永久 永久 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 短期 短期

XX 省体育局文书档案保管期限表 人事处 省体育局文书档案保管期限表(人事处 人事处)


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