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会议策划方案,会议策划范例1



会 议 策 划
一、会前筹划 ▲确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选 确定会议主题→确定议事日程→ ▲会前通知:通知参会人员 会前通知:
方式:电话通知或书面通知 内容:时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等) 注意:通知后需落实有关负责人是否收到,并及时记录

→确定最后参会人员
统计制作参会人员名单,包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务,并最后按 照其职务统计分类; 统计交通路线,到达时间,飞机或火车,安排接送,详细写清楚参会人员所属区 域、姓名、性别、职务、电话;

▲联系酒店:联系房间 联系酒店:
预定房间(数量、类型、时间、价格)

→联系会议室
会议厅(容量、时间、设备、价格)

→餐饮安排
是否需要在会议时准备茶点,是否需要在会后安排一个宴会,是否需要提供饮用 水,正餐有多少人安排多少桌

会议准备材料: ▲ 会议准备材料:
1、领导讲话稿; 2、发放资料: 会议日程安排表、 铅笔和纸、 讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份) 、 其他文件、房卡等; 3、会议设备:电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备;

▲场地布置: 场地布置:
1、会议横幅 2、主席台的安排:谁?几个人?怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫 生、椅子、凳子、是否够用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的,除主管和中层外, 其他要分区坐(座) ,一个团队一个区域。

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员,会场都要作好安排! (设备最好准备 2 套以上) 4、如果发放奖品:要提前准备好,先发的放在上面,后发的放在下面(但要注意不要 混淆、怕压的物品要注意单放) 。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式? 穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练? 5、非常重要的会议,请速记员。 6、国际性会议,准备同音翻译。

▲支出预算:文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都 支出预算:
需要花钱,大概多少费用也要在方案结尾概算一下。

▲ 部门分工 二、会中 设立签到处: 设立签到处:参会人员统一签到,领取房卡,发放资料袋,说明注意事项(比如手机、
着装) ,咨询返程时间及交通路线,统计并通知安排;

餐饮问题: 餐饮问题:选择对应的主管交流、座谈,要注意事先安排:那些人去?吃什么?不吃
什么?在哪里?

注意事项: 注意事项:
1、空调的温度问题(作为主导会议方必须全程关注,温度是否过高、过低) ,会场的空调在 冬天合适,是否在夏季可以?(如果在高楼层,因为温度会往上走,导致原空调失效) , 这些必须在会议前进行安排,可以提前进行降温或升温! 2、灯光音响效果: 2、冲水:冲水不能冲着对方,要拿起杯子,不要对着领导冲水,不要挡住领导形象,不能 直接在桌面上冲等。 (1、整个会议的过程中要保证有饮用水。2、要保证每一个人都有水 喝,但不要试图在冲水时每一个都去冲。3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要 保证有水,参会者不一定照顾到。 ) 3、会议中途休息:放音乐,1、播放时要注意选择歌曲,要选择轻音乐,脍炙人口的歌曲, 避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲 2、声音一定不能太吵,因为开会大脑都容易类, 在下一节会议时会产生疲劳感 3、 在快开始前 1-2 分钟关掉音乐, 一般这是大家入座的通知, 这时主持人要上台组织大家入座。 4、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常 5、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等;

三、会后出游 四、会后收尾

▲退房:结账,收回房卡安置好不能及时离开的与会者。 退房:

▲送站:根据返程时间,统筹规划,送参会人员 送站: ▲会议照片:如有人需要,抽时间拷给他们,会后邮件发送很不方便 会议照片: ▲收拾:会议物品,避免忙中出错,遗漏东西 收拾: ▲整理会议记录,总结为会议纪要 整理会议记录, 记录 ▲进行会议总结,分析不足之处,保留不错环节 进行会议总结,分析不足之处,

会议指南: 会议指南:一、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、 会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、 大会主席、副主席、会议时间和地点; 大会主席、副主席、会议时间和地点; 二、参会嘉宾名单(姓名及职务) 参会嘉宾名单(姓名及职务) ) 三、会议日程安排(时间、地点、 会议日程安排(时间、地点、 四、旅游安排(集合时间、地点,负责人,备用品, 旅游安排(集合时间、地点,负责人,备用品, 目的地,餐饮) 目的地,餐饮) 五、会议须知(所需证件、会议要求、注意事项) 会议须知(所需证件、会议要求、注意事项) 六、会务组 统计参会人员表格:姓名、 统计参会人员表格:姓名、电话 签到表:姓名、电话、性别、资料领取、签字、 签到表:姓名、电话、性别、资料领取、签字、备注 领取 到达时刻表:姓名、电话、路径、班次、 到达时刻表:姓名、电话、路径、班次、时间 房间安排:姓名、电话、性别、 房间安排:姓名、电话、性别、时间 订票:姓名、电话、身份证、 订票:姓名、电话、身份证、人数

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