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2-03合约订单审查管理办法--修订


合約訂單審查管理辦法

文件編號:2-03

1. 目的:確保訂單內容係本公司所能履行,以如期如質完成交貨,保障客戶權益。 2. 範圍:所有訂單之審查、變更及處理作業皆包括。 3. 作業說明: 3.1 接單管理 3.1.1 市場資訊的取得有下列方式: A. 廣告或展覽。 B. 商會、外貿協會等處取得資料。 C. 市場上產品或類似產品。 D. 代理商或分公司代為搜尋資料。 3.1.2 訂單種類: A. 間接外銷:經由貿易商與國外客戶聯絡業務者即屬之。 B. OEM (代工):客戶委由本公司開模生產,模具使用權屬於客戶。 3.1.3 接單前作業: A. 客戶諮詢的內容包含產品種類、用途及規格、包裝明細、價格、交期、 交易條件及索取樣品等。 B. 規格品的報價:當業務單位接獲客戶對公司規格品之諮詢時,由業務依 客戶所需型號填寫「報價單」(附件1)註明交易條件,經總經理或業 務主管簽核後提出報價。 C. 非規格品的報價:當業務單位接獲客戶對非公司規格品之諮詢時,依 「品 質規劃管理辦法」評估後由總經理決定是否提出報價。 D. 寄圖面:需要時為使客戶對本公司產品能有概略了解,先行寄圖面供參 照。圖面繪製及分發依「工程資料、圖面管理辦法」規定辦理。 E. 對於新客戶的查詢,業務單位應充分了解客戶的需求,如產品用途等, 確保客戶購得適合之產品。 3.1.4 樣品: A. 來源為現有庫存,其它生產訂單中取得或特製。 B. 客戶要求樣品供確認時,業務先行判定是否提供,可提供時由業務主管 開立「製造命令單」(附件4)交製造與品管單位準備樣品。 C. 業務人員應於樣品寄出時,登記於「樣品記錄表」(附件2),必要時 將特殊事項記錄於備註欄內,以便利日後查閱。 3.1.7 訂單審查:
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合約訂單審查管理辦法

文件編號:2-03

A. 當業務單位接獲客戶訂單(格式不拘)時,由總經理或業務主管對內容 中之型式規格、數量、價格、交貨日期、法令法規要求及其他客戶特殊 要求等加以審查後,簽回訂單副本以為確認。 B. 若客戶對品質之要求上,無特別要求者,依本公司之品質管理重點為依 據,若有特別要求時須配合客戶之要求一併執行。 C. 本公司規格產品外之特殊訂單,應會同品管、設計、製造等技術單位評 估檢討後,由總經理決定是否接單。 D. 如有客戶提供品時,則依「客戶供應品管理辦法」辦理。 E. 訂單審查無誤後,由業務人員登記訂單明細於 「訂單記錄表」 (附件3) , 訂單出貨後,再做銷單記錄。 F. 訂單號碼的編碼原則:以年度流水號,如98001~98999。 G. 當客戶訂單有額外服務之要求,例如售後維修、回收處置或提供保固責 任等,應一併列入審查。 3.2 製造通知: 3.2.1 業務依訂單內容開立「製造命令單」,分發給資材單位以作為安排生產、 托外加工、採購原物料的依據,若有特別要求事項時,應於該表單說明。 3.2.2 「製造命令單」影印分發給品管單位,作為檢驗內容的參考。 3.2.3 「製造命令單」影印分發給製造單位,通知組立與加工包裝。 3.3 訂單變更: 3.3.1 訂單尚未開始生產之情況下: A. 業務接獲客戶書面通知變更訂購內容時,仍由總經理或業務主管審查簽 署後,將通知書附於原訂單。 B. 業務接獲客戶口頭通知變更訂購內容時,須詳細記錄於原訂單,仍由總 經理審查並簽署。 C. 若於訂單變更前已有發出該單之 「製造命令單」 ,則應自相關單位收回, 修改後重新分發。 3.3.2 訂單已開始生產之情況下: A. 業務接獲客戶口頭或書面通知變更訂購內容時 業務應會同相關單位決 , 議是否接受變更或估算可能的損失,雙方協商降低至最小損失,以做為 接受要求賠償或取銷變更的依據。 B. 訂單變更處理結果應於原訂單詳加記錄。 3.4 出貨參照「搬運、包裝及出貨管理辦法」。
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合約訂單審查管理辦法

文件編號:2-03

3.5 PED、API 6D、ATEX產品於報價及訂單審查階段均須一併參考相關法規標準及公司規範。 4. 相關文件: 4.1 品質規劃管理辦法 4.2 工程資料、圖面管理辦法 4.3 客戶供應品管理辦法

(2-02) (2-05) (2-08)

4.4 搬運、包裝及出貨管理辦法 (2-20) 5. 附件: 附件 1 報價單 附件 2 附件 3 附件 4

(403-001)

樣品記錄表 (403-002) 訂單記錄表 (403-003) 製造命令單 (410-001)

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