9512.net
甜梦文库
当前位置:首页 >> >>

10.10.23.高效会议(627学员版)


高效会议
主讲:徐老师 2010年6月27

目 录

一、会议功效:开会还是不开? 二、会议时效:如何开会? 三、会议绩效:会议效果评价和改进
2

一、会议功效:开会还是不开?
二、会议时效:如何开会? 三、会议绩效:会议效果评价和改进
3

导论

会议面面观 平均一生中9000小时的会议 每年企业中30%在开会 中层管理人员开会时间超过35% 高层管理人员开会时间超过50% 全美每天开会人数超过1000万 年人事费用的7%-15% 无效会议损失人均800美元/ 年 (会议复原综合症)
4

导论

会议类型

规模:大会、中会、小会、小组会 手段:电话会、广播会、网络会、视频会、现场会 内容:讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会 对象:内部、外部、国际、层次 时间:例会 、年会、季度、周会、晨会、临时会
5

导论

会议类型

目的分类 1.经营预算会议 2.固定的月度管理例会 3.宣布人事安排、讲解政策的会议 4.临时处理突发事件的会议 5.集思广益的会议 6.等等等
6

导论

会议的目的

? ? ? ? ? ? ? ?

开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位
7

导论

达成协议与解决问题

点明困 难所在

发现问 题并寻 找解决 方法

衡量问 题的轻 重缓急

想出新 点子

评议新 点子

确定行 动纲领

8

导论
内 容 对 象 时 间 地 点

会议组织流程
费 用 会 务 文 件 内 容 各 项 会 务

开会方法

领 导 和 机 构

组 织 保 障 者

保 障 控 制

工 具 效 果

归 档

纪 要 发 布

分 工 落 实

议程和程序

执行策略

策划方案

批准会议

会务准备

会议实施

后续工作

评估反馈

补充会议

提出问题 应 急 性 信 息 性 决 策 性 专家咨询 设计和布置

设施 环境 第三方 场所 配套

会议制度 和文化

编制预算 会议管理机构

预算执行

结 算 9

导论

开会的趋势

越来越多的主题会,行动会议; 随时随地的会议; 技术手段被强化; 开会是生产的过程; 会议的品牌价值; 会议经济;
10

导论

高效会议结构原则 效益评价 功效 时效 绩效

效用

效力

效应

效果

效率实施
11

效用

目标和方向

12

效用

练习:判断是否开会

1、公司需要制定新的员工规范,关系到每个员工的行为准则。 2、国家刚对税制进行了调整,企业所得税和增值税的税率都有不同 幅度的变 化,需要让相关的人员都能深入了解。 3、员工们在周五都计划着自己的周未活动,但经理想安排周五的晚 些时间了解一下大家的工作情况。 4、李主任上任一个月,很希望了解一下下属对自己的评价,并且希 望从基层得到进一步改进自己工作的建议。 5、上半年公司利润下滑,总经理很生气,于是打算将各个部门经理 召集起来研究情况,但是谁都知道销售经理和广告经理很对立,他们 一定会在会上 彼此大加指责。
13

效用

不开会的理由 更优的替代方法:
自己解决 单独交谈 通知和告示 问卷调查 电话信函 口头传达

准备不足 结局渺茫 重复和已经达成一致
14

一、会议功效:开会还是不开?

二、会议时效:如何开会?
三、会议绩效:会议效果评价和改进
15

效力

敬业和专业
会 议 中 程 序:
请主持人 会议要点和注意事项 介绍与会者 介绍会议议程 致辞 主题发言 评论和交流 提问和讨论 小结和布置
16

会 议 程 序:
会前 会中 会后

效力

选择参会对象记录

会议时间 会议议题 按照筛选标准评价 姓名 与 会 Y 者 Y Y Y 会议结果
17

职务

有利议题的 讨论 Y

有利会议 进行 Y Y Y Y Y

有利召集者 意愿表达 Y Y Y Y Y

在实际会 议中作用

自己若召集时 有无必要选择

N N N N N

N N N N N

N N N N N

Y Y Y Y Y

N N N N N

效应

会议环境和组织
问题在哪里 开会时机 选址要素 会场环境 会场排坐 会议材料 主持人 发言者沟通 会议互动
18

效应

案例

梁先生是一个行业协会会员部主任,他召集王科长、钟小姐、金秘 书一个会议。 梁(不容反对地):我很清楚,问题是需要增加100元的年会员费。 王(咄咄逼人地):如果这样,会员会减少。事实上我们需要改个 好听的名字,以适合实际需要。 梁(口气缓和):年费只增加50元怎么样。 钟小姐(以希望的口吻):我们可以请一个好一点的集资人员,我 认识这样一个人的。 王(得意地):把“协会”改成“俱乐部”怎么样?这听起来更加有时 代感! 金(第一次插话):你就知道赶时髦,难道我们不能将预算削减一 19 些吗?我知道现在有人乱报销。至少可以减一点儿。

效应

?共同内容注意点 ?共同过程注意点 ?维护开放和平衡的会议环境 ?保护参与者不受人身攻击 ?明确角色分配
20

效应

参会者 1、积极发言 2、同理倾听 3、努力贡献

21

效应

会议主持技巧练习

1、主持和表达:开场白,结束语 2、倾听和反馈: 3、提问和调动:

22

效应

会议主持技巧

频频询问—观点亮相 无所不知—数据说话 嘀嘀咕咕—目光关注 沉默寡言—参与拉拢 对立为荣—微笑制胜 心不在焉—任务委任

23

效应

化解冲突六法
不攻击人身

重申会议目标

多解求证

冲突是正常的





跳议法

会前排除

24

一、会议功效:开会还是不开? 二、会议时效:如何开会?

三、会议绩效:会议效果评价和改进

25

效果

重点思考

?沟而不通,会而不决,决而不行? ?太多主题和无主题 ?不要指望一次会解决所有问题 ?忌自我眩耀 ?忌独角戏 ?引导与误导
26

效果

会议成功的标准 会议基本目标 ?达成共识 ?时间地点人员落实 ?感受 最终决定 ?决定和决议 ?执行文件
27

效率控制 ?预算和成本 ?有效的时间 ?执行的可能性 ?外界反映

效果

责任评估
为什么要 出席此会议 还有哪些事情 尚未完成 进一步的行动 由谁负责 与会议主席 密切合作 记下开会地点 时期和时间 依据文件资料 慎重准备 会中需要 担负的责任 会后检查需要 回答的问题 这次会达成了 什么结果 积极发表 自己的见解 关注正在 讨论的事项

倾听他人的观点

会前需要 担负的责任

在会上尽量 表达的心理准备 根据个人观点 研究问题
28

效果

效益面和效率点

功效

时效

绩效

效用
信息通报 组织者 主题

效力
会议议程 时间 材料

效应
主持人 形式 环境 技术

效果
纪要 实施

29

你准备好怎么开待会儿的会?吗?

让我们一起享受 高效会议! 高效会议

THANK YOU! 谢谢!
31

感谢您的积极支持!

Mail/Msn:yzxu365@hotmail.com

手机:13735681228

32


赞助商链接

更多相关文章:
更多相关标签:

All rights reserved Powered by 甜梦文库 9512.net

copyright ©right 2010-2021。
甜梦文库内容来自网络,如有侵犯请联系客服。zhit325@126.com|网站地图