9512.net
甜梦文库
当前位置:首页 >> >>

档案保管(理论课时2)


项目八 档案保管 保管( 项目八 档案保管(理论课时 2) 课型 : 理论课∨ 授课班级: 实践课 授课日期: 上课地点:

教学 目标

能力目标: 能力目标 1. 能够描述档案防虫防尘防光防火防潮防磁等具体方法 2. 能够描述实施档案保管对档案库房建设的要求 3. 能够描述实施档案保管对档案装具、防害设备、修复设备、采光设备的要求 4. 了解并能够实施档案库房的日常管理 知识目标: 知识目标 1.了解清楚说明影响档案寿命的因素 2.了解“八防”措施 3.了解档案保管的意义 教学重点: 教学重点 1. “八防”措施 2.库房建设与设施 3.库房的日常管理 教学难点: 教学难点 1. 施档案保管对档案库房建设的要求 2. 实施档案保管对档案装具、防害设备、修复设备、采光设备的要求 解决办法: 解决办法 现场讲授法、问答法

重 点 难 点 及 解 决 方 法

思考或作业: 思考或作业: 1.说说“八防”措施 2.说说实施档案保管对档案库房建设的要求 3.说说实施档案保管对档案装具、防害设备、修复设备、 采光设备的要求 4.课后去档案服务公司了解档案装具

后记: 后记: 学生对本项目内容比较感兴趣。但 对防治措施怎样采用还不是特别清楚, 以后在进行本项目教学任务时,可以考 虑请企业档案管理员或档案馆业务指 导员讲授部分课堂内容。

教学内容 案例导入: 案例导入: XX商贸公司的档案管理工作十分出色, 已经通过了国家二级档案室的验收。 该档 案室设有专门的档案库房, 库房选址及设备配置符合档案保管的要求; 库房内装具的配 备与排列合理; 档案包装材料的使用符合保管的要求; 各类档案排列有序日常管理规范, 档案保管的制度及手续严密。 该公司的档案得到了很好的保管, 为提供利用工作创造了 极大的方便。 XX塑料制品公司由于条件的限制,其档案库房为办公用房,并因公司的规模、效 益等问题,又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。在高温、潮湿季节,难 以控制微生物滋生问题和病虫害,档案受潮也比较严重。同时,该公司在档案库房的管 理方面比较松懈,例如:档案调阅后未能及时归于保管位置:允许非档案管理人员进入 库房查找档案,或跟随档案人员进入库房;在档案库房中放置食品;调阅档案不进行记 录等。因此,该公司的档案损坏比较严重,并未发生过丢失档案的事故。 简析: 简析: 文件归档进入档案部门以后,一方面因利用的需要经常被调出借阅;另一方面, 周围的环境对档案物质安全也会产生一定的影响。 这就要求档案部门做好档案的有序和 安全的保管工作。 档案保管工作不仅需要一定的物质条件, 而且更需要建立健全管理制 度,完善手续,加强日常管理和监测,这样才能为档案营造一个良好的保管环境。 讲授内容: 讲授内容: 档案保管工作概述 档案保管工作概 一、档案保管工作的内容 “保管”一词在档案学中有广义与狭义之分。广义上的保管就是指管理。如人们说 某档案馆保管了哪些档案就是指该档案馆管理着哪些档案。 狭义上的保管是指档案管理 工作的八项基本内容之一, 即对已整理好并已存入库房及其柜架中的档案进行的日常维 护、保护性管理工作。本章所讲的档案保管显然是指狭义上的对档案的日常维护、保护 性管理。 档案保管工作的内容,主要包括三个方面:(1)档案的库房管理,即库房内档案科 学管理的日常工作。(2)档案流动过程中的保护,即档案在各个管理环节中一般的安 全防护。(3)保护档案的专门措施,即为延长档案的寿命而采取的诸如纸张去酸、字 迹恢复、 修裱等各种专门的技术处理。 由于这些技术处理涉及到一系列专门的自然科学 性的技术方法, 而这些自然科学性的技术方法已构成了档案学的一个专门学科—— “档 案保护技术学”,因此本章不涉及那些具体的自然科学性的技术方法。 二、档案保管工作的任务 档案长远安全留存的要求和档案可能损坏之间形成一对尖锐的矛盾,档案保管工作 正是为了解决这个矛盾而产生的。

教学方法 辅助手段

案例导入 多媒体 课件

档案作为一种社会事物,从总体来说,它在社会上总会绵延不断,但从具体的特定 的档案说来,由于时间的推移和各种因素的影响,它又处在不断损毁的过程中。档案损 毁的原因,不外乎社会原因和自然原因,或说人为因素和自然因素两个方面。 人为的损毁,主要有:(1)由于政治斗争和其他各种原因,对某些档案文件进行 有意识的破坏。(2)由于档案工作人员或利用档案等接触档案的有关人员麻痹大意, 或玩忽职守,或不遵守规章等,导致管理或使用不善造成档案的损毁。(3)在档案的 管理和利用过程中,难以避免地发生档案的老化。 自然的损毁,概括起来有两个因素:一是内因——档案本身,即文件制成材料,如 纸张、胶片、磁带等载体材料,墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料,这些因 素的变化直接影响档案的寿命。 二是外因——档案所处的环境和保管档案的条件, 如不 适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。 档案保管工作的基本任务是:科学地保管档案,克服与限制损毁档案的各种因素, 以维护档案的完整与安全, 最大限度地延长档案的寿命, 保证社会各方面对档案的利用。 档案保管工作的具体任务是:(1)建立和维护档案的存放秩序。档案馆(室)收 集来的大量档案, 需要按照一定次序排列和存放于库房之中, 使之在库房内形成一定秩 序, 并使这一秩序得到维护。 这是保证档案完整与安全, 利用存取迅速便捷的基本条件。 (2)防止档案的损坏。要了解档案损毁的原因和规律,通过经常性的具体工作,采取 专门的技术措施和方法, 最大限度地消除各种可能损坏档案不利因素的影响, 从而把档 案的自然损坏率降低和控制在最小的范围之内。(3)延长档案的寿命。档案保管工作 不仅仅在于只是一味地防治档案的自然损坏, 而且还要从根本上采取更积极的措施, 尽 可能最大限度地延长档案的寿命,即尽可能延长档案被自然损坏的时间。(4)维护档 案的安全。一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下 去,另一方面是指档案作为一种社会现象要保证其政治上的安全,不失密、不泄密。 三、档案保管工作的意义 档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。 档案保管工作质量的高低, 对提高 档案管理工作水平具有重大的影响, 甚至在一定的条件下具有决定性的影响。 档案保管 得好,就会整个档案工作的进行提供了物质对象,提供一个最起码、最基本的前提。反 之,如果不能有效地延长其寿命,或者甚至损毁殆尽,那就会使整个档案工作丧失最起 码、最基本的物质前提。如果保管得杂乱无章,失密泄密,也都会影响整个档案工作的

秩序。 四、档案保管工作的基本要求 (1)以防为主,防治结合。 寻求科学的保管档案的技术方法, 这是安全地保管档案的关键所在。 保管档案的技术方 法很多,概括起来有两种:一是如何预防档案文件的损坏的问题,包括人为的、自然的 因素,如防盗、防火、防尘、防霉、防虫、防光等等;二是对已损坏的档案文件如何进 行处治的问题,如灭虫、恢复字迹、恢复纸张的机械强度等。在“防”和“治”这两个 方面,“防”是档案保管工作的根本和主导方面,也就是说,档案无“病”先防是积极 主动的治本的方法,因为从总体上看,未遭损毁的档案还是大量的,应该以极大的注意 力首先保证这些档案的长期安全。同时要抓好“治”,尽量延长已损坏档案的寿命。 (2)加强重点,照顾一般。 对于需要长久保管的档案,以及重要立档单位的档案,应该采取措施,加以重点保护, 使其既安全又延长寿命。同时,对一般性的档案也不能保管条件太差,在各方面情况允 许的范围内,也要适当兼顾。 (3)自力更生,勤俭节约。 档案保管工作必须具备一定的物质条件和一定的技术装备, 因而应给予必要的投资, 以 创造适宜的保护环境和条件。 但目前我国经济还不是十分发达, 尚不能满足档案保管工 作的需要,因此,档案工作人员要发挥主观能动性,本着自力更生、勤俭节约的精神去 解决保管中的一些问题。 (4)立足长远,保证当前。 在档案保管工作中,要处理好保管和利用的关系。保管工作的各项制度和技术措施等, 既要考虑保护档案,又要考虑到利用的方便;既要立足长远利用,又要保证当前利用的 方便。 档案保管的物质条件 开展档案保管工作, 必须有一定的物质条件作保证。 档案保管的物质条件是其所需 一切物质装备的总称,大体有以下几种: 一、库房 库房是保管档案的最基本的物质条件, 直接关系到档案的保护和安全。 档案库房建筑应 遵循适用、经济、美观的原则。档案馆应尽量按《档案馆建筑设计规范》(试行)的要

求建造档案库房。档案室也应在库房的建造使用上尽量向《档案馆建筑设计规范》 (试 行)的要求靠拢,在无法达到其要求的情况下,也必须注意这样几个问题:(1)库房 必须专用,不能与办公室合用,也不能同时存放其他物品;(2)档案库房必须坚固, 至少应是正规的建筑物,不能是临时建筑;(3)库房应远离火源、水源和污染源并符 合防火、防水、防潮、防光等基本要求。因此,全木质结构房屋不宜作档案库房使用, 一般的地下室也不能作档案库房使用。库房门窗应有较好的封闭性。 二、装具 装具即用以存放档案的柜架箱。 一般而言, 封闭式的柜箱比敞开工式的架子更有利于对 档案的保护。柜架箱的制成材料最好为金属物,这样更有利于防火。为充分利用库房空 间,可以考虑使用密集型活动档案柜(也称密集架),这种平时合为一体、用时可打开 的装具比传统的装具具有更大的优越性,它不仅具有防火、防光、防尘的性能,而且可 大大节省库房空间和库房建筑费用,一般可比常规的固定柜架节省近 2/3 的库房面积, 若建新库房可比使用常规固定柜架节省近 1/3 的建筑费用, 但安装密集架对地面的承重 能力有较高要求,若在二层楼以上的房间内安装,楼板承重力一般需在每平方米/600 公斤以上。 三、设备 档案保管的设备一般是指那些具有“固定资产”性质的机械、器具、仪器、仪表等技术 设备,而不包括库房、装具、卷皮、卷盒、药品等在内。用于档案保管的技术设备很多, 如去湿机、加湿机、空调、通风设备,温湿度测量及控制设备,防盗、防火报警器,灭 火器,装订机,复印机,缩微拍照设备及缩微品阅读复制设备,通讯及闭路电视监控设 备,消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等等。 四、卷皮、卷盒 卷皮、 卷皮、 卷盒是指用于直接存放保护每一档案案卷的纸质或其他质地的包装物。 卷皮是封 面与封底连为一体的半封闭式卷夹。卷盒则是全封闭式的盒子。按国家标准《文书档案 案卷格式》规定,卷皮分硬卷皮和软卷皮两种。硬卷皮单独使用,软卷皮必须与卷盒同 时使用, 即用软卷皮包装并装订的案卷必须装入卷盒中存放。 卷盒须有绳带等扣紧装置。 五、消耗品 即用于保管工作的易耗低值物品。如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公 用品等。

档案保管的物质条件(装备)是档案保管工作赖以进行的物质基础。但购置配备这些物 质装备又受到财力的制约。 因而档案馆 (室) 应根据自身工作的需要和现实的经济实力, 本着实事求是的态度和合理、有效、实用、节俭的原则进行配置。 档案库房管理 档案库房管理是档案保管工作的主要体现形式。 因为档案绝大部分时间是存放在库 房里的,档案的实体秩序状态也主要存在于库房中。因此,档案保管工作的主要内容也 大都在库房中进行。其基本工作内容及其相应的技术方法大体有以下几方面: 一、进出库制度 库房是保存档案的重要场所,因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求 等进行必要的限制并做出专门的规定。 这种专门规定的内容也就是进出库制度的主要内 容。一般情况下,库房只允许档案工作人员进入,非档案工作人员原则上不允许进入库 房,如工作需要(如维修库房及其设备等)必须进入时也应有档案工作人员陪同并始终 相伴。 档案工作人员进出库房也应有相应的限制性规定, 如非工作时间内一般不允许进 入库房,在库房内不允许从事与库房管理工作无关的活动,更不允许在库房内吸烟、喝 水、吃东西。库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁。 二、库房温湿度控制 库房内的温湿度是直接影响档案“自然寿命”的环境因素。根据《档案馆温湿度管理暂 行规定》,库房温度应在 14~24℃之间,相对湿度应在 45~60%之间。为了掌握库房温湿 度情况,应配置精确可靠的温湿度测量仪器,随时测量并记录库房温湿度的具体指标状 况。控制和调节库房温湿度的方法很多,大致可归结为两种类型: 第一类是对库房进行严格封闭, 隔绝库房内外温湿度的相互交流, 然后在库房内采用空 调或恒温、恒湿技术设备,将库房温湿度人为控制在适宜的温湿度指标范围之内。但这 种方法所需费用较高,目前不是所有档案馆、档案室都有能力做到的。 第二类是在库房难以做到完全封闭, 也无力承担配置空调等设备费用的情况下, 分别采 用一系列机械性或自然性的措施对库房温湿度进行人工控制。 这种方法虽达不到第一类 方法所能达到的效果, 但如果运用得当, 也可在一定程度上使库房温湿度得到调整和控 制。具体措施有三种,可以同时或交叉使用:(1)使用增温、增湿或降温、降湿等机 械设备进行调控, 使原有温湿度有所改变。 这种方法的运用也需配以适当的封闭性措施 方能奏效,如关紧门窗并在门窗缝隙处加密封条。(2)利用库房内外温湿度的差别,

采用打开门窗或排风、 换气扇等方法进行自然通风, 用库房外的自然温湿度来改变调节 库房内的温湿度, 从而使库房内的温湿度与库房外的自然温湿度渐趋一致和均衡。 采用 这方法的局限性很大, 一般只能在库房外温湿度比库房内温湿度更接近于适宜温湿度指 标时方能进行,而且必须随时把握调整通风的时机、时间、长短、强度等。(3)采用 一些更为简便的人工方法来对库房温湿度进行调整。如在库房地面撒水,放置水盆、湿 草垫, 挂置湿纱布、麻绳等以适当增湿;在库房中或装具内放置木炭、生石灰、 氯化钙、 硅胶等物品,以适当降湿。这种方法的效果只能是局部的,并且很有限。 三、“八防”措施 八防” 档案保管工作中常说的“八防”,一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防 尘、防盗。这“八防”基本上囊括了对档案实体可能造成的自然和人为的因素,是库房 管理工作的重要内容。做好“八防”工作需要采取一系列防护性措施,并在工作中注意 一切与此有关的问题。 防火——要求在装具及照明灯具的选用、 其他电器及其线路的安装等方面消除隐患, 必 须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的灭火器材,在条件允许的情况下,安 装防火(烟雾)报警器和自动灭火装置。 防水——要求库房所处地势不能过低, 库房内及附近不能有水源, 库房选址应远离易发 洪水的地点,位于较有利的防洪地段。 防潮——与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关,在库房湿度过大时应及时进行调整。 防霉与防虫——两者关系密切且与防潮有密切关系, 要求对档案文件进行定期检查并放 置防霉、防虫药品。 防光——要求库房尽可能全封闭(即无窗),若有窗户也应尽可能小一些,并安装磨砂 玻璃、花纹玻璃或带颜色的玻璃并配置窗帘,尽量遮避户外日光中的紫外线照射。照明 灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩, 灯泡最好是磨砂灯泡。 不允许使用日光灯 (荧光灯) 作为库房照明灯具。 防尘——要求装具的封闭性好并须寻库房及装具等定期进行清扫擦拭,保持清洁。 防盗——要求库房门窗坚固,进出库房随时锁门,并尽可能安装防盗报警装置。 四、库房与装具的有序化 这主要是指库房与装具的编号以及装具在库房中的排放方式应井然有序, 便于日常管理 工作的进行。

在档案库房较多的档案馆或档案室, 应对所有库房进行统一编号。 编号方式一般是先编 建筑物号(几号库、几号楼),然后再以建筑物为单位编层号和房间号。编号方法一般 直接按某种顺序用阿拉伯数字顺次编号。 建筑物编号也可加方位标识或直接命名如 “东 ×楼”或“××楼”。库房很少的档案馆或档案室也可以不编库房号。 库房内装具的编号方式一般按保管机构或库房房间为单元进行, 每一单元内的所有装具 按某一排列走向和顺序依次编列号(排号)、柜架号、格层号(箱号),其号码一般也 采用阿拉伯数字。 装具在库房中的排放方式应考虑方便管理和充分利用库房空间等因素。 一般不宜紧贴墙 壁,尤其是不能紧贴有窗户的墙壁。装具每一列的走向应与窗户所在墙壁垂直,以避免 户外光线的直接照射。 各列之间的距离不宜过宽或过窄, 一般以工作人员能进行正常工 作为宜。 五、档案在装具中的存放方式 档案在装具中的存放方式有竖放和平放两种。 竖放时案卷的脊背朝外, 工作人员可以直 接看到卷脊上的档号, 调卷还卷比较方便, 因此各档案馆、 档案室采用竖放方式的居多。 平放比竖放更有利于保护档案,其空间利用率也稍大些,但其缺陷是存取不太方便,并 需在每一摞夹一纸条或卡片标明其起止卷号, 因而这种方式多用于保管珍贵档案, 以及 卷皮质软、幅面过大、不宜竖放的档案。平放应适当控制叠摞的高度,一般以不超过 40 厘米为宜。 六、档案存放秩序的维护与管理 在档案馆(室),档案是以全宗为单位进行排列的,一个全宗的档案应该集中在一起。 但是,有些特殊情况应妥善处理。如库房或柜架预留的空位已被排满,新入馆的档案不 能与先入馆的档案放在一起时,可以暂时单独保存,待有可能调整时,再将一个全宗的 档案集中集中起来。有的全宗可能还包括有一部分影片、照片、录音带、录像带、技术 图纸或会计报表等档案,这些不同类型的档案,可以分别保管。对于暂时或定位分别保 管的全宗中的这部分的档案, 应填写参见卡, 把它放在原全宗 (全宗主体) 存放位置内, 指明其存放地点,以保持其应有的联系。 库房内各个全宗,应进行系统排列。全宗排列方法,主要有按全宗顺序号流水排列 法和全宗分类排列法两种。 前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便, 后者对全宗的 系统管理和全宗的信息控制较为有利。在我国,通常采用按全宗群排列的方法,即在保

持全宗完整的情况下, 安排所有全宗的存放地点时, 尽量将同一时期同一系统或相同性 质的全宗放在一起,以保持全宗与全宗之间的联系。由此可见,档案馆内全宗的排列顺 序,与全宗号的顺序有可能一致,也可能不一致,而通常是不一致的。因为在库房内一 般不按全宗号顺序,而按全宗的性质分类排列。 在安排一个全宗内案卷排列次序时, 必须严格按照全宗内既定的分类体系和案卷的 顺序号进行,以保持案卷之间的联系。当确定了全宗和案卷的排放次序以后,就可以组 织上架(柜、箱)存放。存放的次序应根据装具的编号次序进行。档案在库房及装具中 的存放秩序实际上就是档案实体的管理秩序, 即档案实体管理秩序的具体体现形式。 因 此, 维护档案实体秩序的保管工作也就主要体现为对档案存放秩序的日常维护和管理行 为。 维护档案的存放秩序是一项十分具体且十分重要的工作, 具体可采取的措施和方法 主要有以下几种: 1、档案存放位置索引(档案存放地点索引) 为了便于保管工作人员切实掌握档案馆(室)档案的存放情况和迅速地取放档案, 还必须把所排放好的档案,作出存放位置的索引。存放位置索引,按其作用可以分为两 种: 第一种指明档案的存放位置,即以全宗及其各类的档案为单位,指出它们的存放地 点。如下表: 全宗名称: 全宗号: 存放位置 案卷目 案卷目 录号 录名称 目录中案 卷起止号 数 楼 层 房间 柜架 (列) 柜架

第二种指明各档案库房保存档案情况,即以档案库房和档案架(柜)为单位,指出它们 保存了些什么档案。如下表: 楼: 柜架 柜 层(格、 层: 存放档案 房间

(列)



箱)

全宗 号

全宗 名称

案卷目录 号

案卷目录名称

起止卷号

上述两种索引, 按形式又可分为簿册式和卡片式两种。 而第二种存放位置索引还可 以采用图表形式,即把每个库房(或楼、或层、或房间)内档案存放的实际情况绘成示 意图。这种图表,可悬挂在相应的库房入口处,以便于保管和调卷人员随时使用。 2、装具所存档案标识牌 即在每一列、每一件、每一层(格、箱)装具外面的醒目位置设置标牌并表明该列、该 柜架、该层(格、箱)中所存放档案的起止档号,以方便检查和调还档案。 3、档案代理卡 档案代理卡又称“代卷卡”、“代理卡”,它是库房管理人员编制和使用的一种专门指 明档案去向的卡片。在档案馆(室)的档案需要暂时借出库外使用时,填制代卷卡放在 被暂时移出案卷的位置上, 可以使库房管理人员准确掌握档案流动情况, 有利于库房管 理人员对档案进行安全检查。 全宗 号 目录 号 案卷 号 移出 日期 单位 名称 经手人 (移出) 姓名 移往何处 库房管理 人员签字 归还 日期 库房管理人员 签字

七、定期检查、清点 定期检查、 这是库房管理的一项制度化措施。 定期检查的内容重点在档案的理化性状, 以发现 是否有霉变、虫蛀等现象和迹象发生,库房中是否有潜在的隐患等危险因素存在,以及 档案的调出和归还是否履行了严格的手续,实体秩序是否受到破坏、出现了混乱,是否 有长期使用未归还的案卷, 等等。 定期清点的目的则在于及时发现实体秩序的错乱现象 及档案丢失或去向不明等问题,并随手予以纠正,使档案实体严整有序。尤其在搬迁或 突击性的大规模利用之后,清点工作尤为重要。一般说来,定期检查的周期应短一些, 可以月、季、节假日为周期。定期清点的周期应比定期检查的周期长一些,一般以年或 几年为周期,但在档案发生大规模变动的情况下应及时清点。

八、全宗卷 全宗卷是档案保管工作的一个重要管理工具和手段。各档案馆必须作为一项基本 的工作制度建立全宗卷。档案室原则上也应建立全宗卷,尤其是规模较大、全宗档案数 量较多、门类较杂、历史较长,包括所管全宗较多的档案室,都更应实施全宗卷制度。 全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗的过程中形成的,能够说明该全宗历史情况 的各种文件材料所组成的专门案卷。 全宗卷实质上是档案管理活动中所形成的“档案”,是档案管理活动的原始记录, 只不过是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷而已。 从这个意义 上说,它是全宗的“档案”,又是档案的“档案”,但不是全宗内的档案。因为档案馆 (室) 所管理的档案是由立档单位在其社会活动中形成的, 而全宗卷这种档案的 “档案” , 则是档案馆(室)在对其所管全宗的管理活动中形成的。因此,全宗卷在管理上应单独 另行存放(按全宗顺序保管)并实施统一管理,不能与全宗混在一起,更不能将其作为 全宗内的一个案卷看待。 全宗卷中通常应包括: 档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、 档案实体分类方案(分类表)、移进移出记录及手续(凭据)、对全宗进行检查、清点 的历次记录及所发现的问题记录, 以及档案受损害、 遭破坏的情况记录和实施补救性措 施的记录材料、档案销毁清册等等。总之,凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及 全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗卷中。

档案流动过程中的保护 档案在档案馆(室)中并不是永远静止地存放在库房及装具里,而是处在一种有静 有动、动静交替的状态中。造成档案流动的根本原因就是对档案的使用。档案的使用原 因虽然很复杂,但大体可归结为两种情况: (1)社会各界对档案的利用(要求档案馆、室做好档案的提供利用工作); (2)档案馆(室)出于管理与开发的需要对档案的使用,例如整理、鉴定、编制 检索工具、缩微复制、编研等等。无论是社会性的利用还是内部管理开发性的使用,都 必须保证档案实体的有序和完好无损。这就需要做好档案使用过程中的维护与保护工 作。 档案使用过程中的维护与保护工作比档案库房管理工作具有明显的动态性、复杂

性、综合性,所用的方法及所需注意的问题头绪很多。做好这一工作有两条基本途径: 1、建立严格的管理制度并在工作中严格执行落实。主要有以下两方面内容: (1)档案使用的登记与交接制度。档案无论何种原因被使用时,都必须对调卷、还 卷及交接行为实行严格的登记与交接手续。 (2)档案使用行为的管理与限制制度。如不允许使用者在使用时吸烟、喝水、吃东 西,不允许在档案上勾划、涂抹,更不允许有撕损剪切等破坏性行为;不允许使用者擅 自带离规定的使用场所(办公室、阅览室等);不允许利用者之间私自交换阅览各自所 利用的档案;不允许使用者擅自拍照、抄录、复印;每次使用的档案数量、每批档案的 使用时间长短也应有一定的限制。 2、采用各种合理有效的管理方法,认真细致地做好维护与保护工作。 (1)量与顺序的控制。无论是内部使用还是外部利用,当所需档案数量较大时, 可按规定分批定量提供,且应要求使用者在使用和交还时保持档案实体秩序。 (2)对利用行为的现场监督与检查。凡外部利用,在现场应配有档案工作人员实 行监督,并随时检查利用者的利用行为,发现问题及时指出并予以纠正。有条件的档案 馆可配置闭路电视监控系统。 (3)利用方式及利用场所的限制。利用方式以现场阅览为基本方式;经允许的拍 照或复印工作原则上应由档案工作人员承担; 利用场所应为集中式的大阅览室, 一般不 为利用者安排单独的利用房间(单间),以免发生意想不到的问题。 (4)对重要档案的保护性措施。对重要的珍贵档案应实施重点保护: ①严格限制利用; ②即便提供利用,一般也不提供原件,只提供缩微品或复印件; ③利用中要格外注意监护问题,必要时可责成专人始终陪伴进行利用。 对重要档案的复制也应比一般档案有更严格的限制和保护性措施。

附:

档案室管理工作制度
为了维护档案的完整与安全,切实做好档案、资料的保管工作,特制订如下制度: 一、档案管理人员必须严格执行档案查阅、借阅制度和保密制度,非本馆工作人员 不得无故进入库房。查、借阅档案时必须履行查、借阅手续,否则一律谢绝。 二、 档案馆馆藏的各类档案实行专人负责。 保管人员调动工作时, 必须对所管档案、 资料、设备依次清点移交。

三、档案管理人员必须熟悉馆藏,认真做好提供利用和统计、登记工作。对档案、 资料的接收、移交、查阅、借阅、利用效果等情况随时进行登记和统计,做到馆藏档案 底子情况明确,胸中有数,查找快速、准确无误。 四、 档案管理人员必须加强库房管理, 在现有的条件下, 必须保证库内安全、 整洁、 干燥。要遵循“以防为主”的方针,不断加强防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫措施 的落实。坚持周五卫生清扫,周一周三温度观测记录制度。随时检查、堵塞漏洞、消灭 隐患。

小结: 小结: 本项目主要讲授: 1.档案保管基本知识。 2.档案保管的物质条件。 3.档案保管工作: (1)库房中的档案保管 (2)档案在流动过程中的保管 (3)受损档案的恢复修补工作 课堂测试: 课堂测试: 案例分析: 某公司在成立之初,考虑到档案工作具有保密性质,于是把档案室设置在顶层,最 靠里面的一间。考虑档案室空间的有效利用比较狭小,有几个档案柜架靠墙放置;考虑 到需要良好的通风性能,一些档案柜架朝窗户方向摆放。档案室虽然位置偏僻了些,但 光线很好,一天当中可以有五个小时接触到阳光。 思考:1.该公司对档案室的设置合适吗? 2.档案柜架摆放合理吗? 3.请说明原因



更多相关文章:
会计档案管理(理论2课时).doc
会计档案管理(理论2课时) - 精品文档就在这里 ---各类专业好文档,值得你下
综合档案室的创建(理论课2课时)_图文.doc
综合档案室的创建(理论课2课时) - 项目十 综合档案 档案室 创建( 课时) 项目十 综合档案室的创建(理论课 2 课时) 课型 : 理论课∨ 授课班级: 能力目标: ...
立档单位的档案分类(理论4课时)_图文.doc
立档单位的档案分类(理论4课时) - 立档单位的档案分类( 档案分类 课时) 项目 立档单位的档案分类(理论 4 课时) 课型 : 理论课∨ 授课班级: 实践课 授课...
文书工作与档案管理A(二)课程标准20140217.doc
《文书工作与档案管理 课程性质:专业选修课 学分:2 A(二) 》 计划学时:34...通过理论教学与专业实际技能的训练,使学生能基本掌握文书与 档案工作的基本理论,...
档案管理教学大纲.doc
2 (一)本课程的目的、要求 档案管理学是秘书学专业的一门专业基础必修课...通过档案管理课程实践及教学中案例分析,把学科理论学习融入到 培养学生档案管理...
档案管理学〉教学大纲.doc
文书档案管理 、课程性质:专业必修课 三、开设...主要特色是根据“文件生命 周期”理论,遵循“文档...
《文书与档案管理》实训课程标准.doc
过程而设计的一门理论与实践紧 密结合型的文秘专业必修课,也是国家秘书职业资格...1.2 相关课程 本课程与应用写作、档案管理、现代办公应用软件相衔接,同后续的...
档案管理》课程教学大纲.doc
四、课程总学时和总学分 本课程课内学时数为 36 学时,2 学分。 五、本...教学中,应注意克服重理论而轻技 能、轻实践的偏向;应在文书和档案管理规范的...
档案管理学课程模块_图文.ppt
档案管理学》是档案学专业非常重要 的一门专业基础课,理论性和实践性都很 ...课程模块1(第一章 ? 档案概论) ? 教学单元1(第一节) 、演示文稿:PPT(...
档案管理学.doc
档案管理学》中国人民大学出版社 2004 年 2 月...档案管理学既研究档案管理理论,又研究档案管 理的...强的应用学科,是档案专业学生必修的主干专业基础 课...
《文书与档案管理》教师课件_图文.ppt
教材及参考书 课程性质 《文书与档案管理》课程是秘书学专业核心课程必修课 之...为开展文书工作 和档案工作奠定理论基础; 第二模块文书工作,包括第二章至第四...
档案的整理理论与实践教案(教师资格证考试用).doc
档案的整理理论与实践教案(教师资格证考试用) - 教 案 一、教材:档案管理基础(现代秘书系列教材;作者:张虹;出版时间:2005-02-25) 、教学目的:掌握档案的整理...
档案管理要求.doc
见附件 1) 档案管理 学校要设置专门的档案...支撑课题研究相关理论文献资料 B3〃3〃10 结题申请...C4〃4 公开课、观摩课教案 C4〃5 专业技术职称...
档案管理学教案.doc
2 学期 《档案管理学》 2015 年 3 月 1 日 授课题目:第一章 课时安排 2...教学目的及要求: 1、 了解档案利用的意义、 2、 掌握档案利用的理论、原则与...
档案管理学简明教程1_图文.ppt
(二)档案管理学》的课程定位与培养目 标 (一...《档案管理学简明教程》, 本书在档案管理理论和...《档案管理学简明教程》是文秘专业的基础课,是 一...
档案管理实践教学课设计和应用.doc
档案管理实践教学课设计和应用 摘要: 文章针对档案管理教学中出现的理论与实践...(二)实践教学课的目标 认真确定档案管理学实践教学课的目标十分重要, 俗话说好...
现代企业全面档案管理工作坊企业档案管理高级研修班.doc
课时:2 天 课程特色课程背景: 知识管理已经成为 21 世纪现代企业管理的一个...课程大纲引子:视频---一个老干部的困惑、企业档案管理的困惑 上篇:理论与理念...
文书工作与档案管理说课课件11_图文.ppt
课程衔接 、课程目标知识目标 能力目标 素质目标 教学目标 知识目标 通过学习使学生掌握秘 书文书格式、办理流程 、收文处理、发文处理 、档案管理等相关理论 ...
2管理理论的发展与演变_图文.ppt
2管理理论的发展与演变_企业管理_经管营销_专业资料管理学基础 公共管理核心课程系列教材 管理学基础...
文书工作与档案管理说课稿2014_图文.doc
工作实际内容和工作过程而设计的一门理论与实践紧密结合型,是文秘专业的必修课。...库房管理 Hi-1: 能够独立完成库房管理系列任 6 Hi-2: 档案著录 务 Hi-3:...
更多相关标签:

All rights reserved Powered by 甜梦文库 9512.net

copyright ©right 2010-2021。
甜梦文库内容来自网络,如有侵犯请联系客服。zhit325@126.com|网站地图