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公司接待工作安排流程图

公司接待安排流程图
1、 掌握要接待人员的基本情况:姓名、单位、职务、性 别、人数、来访目的、到达及离开信息(日期时间、 航班号或车次) 、联系电话及其他特别要求; 2、 拟定接待方案:用车、食宿、会谈地点及参加人员、 日程或行程安排、 陪同接待领导等; 大型或重要接待 须制定完备的接待预案书(须有应急或备选方案) , 经行政(副)总监审核后,报对接部门主管领导或董 事长签字核准; 3、 提前安排食宿、交通。 4、 通知及协调有关部门落实接待方案。

准备工作

接 待 安 排 流 程

接待工作

1、 接(送)机或接(送)站:专人负责机场、火车站 的接送服务; 2、 住宿:房间预订情况确认(或提前办妥入住手续, 领取房卡) ;须提前询问客人是否有其他特别要求; 一般情况,接到客人后先行安排入住; 3、 用餐: 原则上第一餐和最后一餐由公司领导作陪安 排外出用餐,其余都安排在公司食堂就餐; 4、 会议或会谈:按公司《会议管理规定》或会议要求 提前布置好会场; 5、 现场参观: 分管副总或总监、 行政后勤部部长陪同, 由分管副总或总监沿途介绍公司或现场基本情况; 须告知客人“基于企业商业秘密保护,车间现场除 公司指定人员外一律禁止录音录像和拍照”; 6、 其他活动:娱乐活动形式、消费标准、娱乐地点及 陪同人员的确认;旅游活动的行程、用车及陪同人 员的确认; 7、 礼品或纪念品:视来访客人情况,提前准备好礼品 (纪念品)或土特产。

善后工作

1、 征求客人对接待工作的意见; 对于重要客人应及时 (预 计返程到达后 24 小时内)电话或短信问候返程情况; 2、 协助安排返程交通;落实送行车辆及人员; 3、 清理接待工作文件、照片及音像资料,存档备查; 4、 及时核对、结算和报销相关接待费用。

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