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公文处理与写作教材


公文写作与处理
吴 远

有关法规和国标
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?中国共产党机关公文处理条例? ?国家行政机关公文处理办法? ?天津市实施<国家行政机关公文处理办法>细则? GB/T9704-1999?国家行政机关公文格式? GB/T15835-1995 ?出版物上数字用法的规定 ? GB/T15834-1995 ? 标点符号用法? GB/T 14706-93?校对符号及其用法? 法定计量单位 公文主题词表 DA/T 22—2000?归档文件整理规则? ?机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定?(国家 档案局2006年12月18日公布施行)

公文工作基本要求
合法(党的路线方针政策,国家的法律法 规,上级机关的指令等) ? 合规(语言文字、结构体式、文种等准确 规范) ? 合理(全面、准确地反映客观实际,提出 的政策、规定、措施等切实可行,紧急公 文应体现紧急的原因,并根据实际需要确 定紧急程度等)
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行文规则
1.确有必要,注重效用 ? 2.按隶属关系行文 ? 3.按职权范围行文 ? 4.同级机关可联合行文 ? 5.党政分开行文 ? 6.“请示”的相关规定 ? 7.主送与抄送的规定
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党的机关公文版头形式
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⒈?中共××文件? 用于各级党委发布、传达贯彻党的方 针、政策,作出重要工作部署,转发上级机关的文件,批转 下级机关的重要报告、请示。 ⒉?中国共产党××委员会(××)? 用于各级党委通知 重要事项、任免干部、批复下级机关的请示,向上级机关报 告、请示工作。 ⒊?中共××办公厅(室)文件?、?中共××办公厅(室) (××)? 用于各级党委办公厅(室)根据授权,传达党 委的指示,答复下级党委的请示,转发上级机关的文件,批 转下级机关的报告、请示,发布有关事项,向上级机关报告、 请示工作。 ⒋?中共××部文件?、?中共××部(××)? 用于除 办公厅(室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事 项,向上级机关报告、请示工作。

行政机关公文格式
文件格式 ? 公文的特定格式 信函式格式 命令格式 会议纪要格式
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信函式格式
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发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标 宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为 一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线 (上细下粗),两条线长均为170mm。 每行居中排28个字。首页不显示页码。 发文机关名称及双线均印红色。 发文字号臵于武文线下l行版心右边缘顶格标识。 发文字号下空l行标识公文标题。 如需标识秘密等级或紧急程度,可臵于武文线下1行版心 左边缘顶格标识。 两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。

命令格式
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命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成,用红 色小标宋体字,字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距 版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2 行标识正文; 正文下空1行右空4字标识签发人签名章,签名章左空2字 标识签发人职务; 联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。 在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。 分送机关标识方法同抄送机关。 其他要素从本标准相关要素说明。

会议纪要格式
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会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。 标识位臵距版心上边缘25mm。用红色小标宋体字, 字号由发文机关酌定。 会议纪要不加盖印章。 其他要素从本标准相关要素说明。 本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行 政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类 的会议纪要,可用“文件式”或“信函式”公文 形式来发,并在标题中显示。

党的机关法定文种
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决议:用于经会议讨论通过的重要决策事项. 决定:用于对重要事项作出决策和安排. 指示:用于对下级机关布臵工作,提出开展工作的原则和要 求. 意见:用于对重要问题提出见解和处理办法. 通知:用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指 示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布要求下级 机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项. 通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重 要情况. 公报:用于公开发布重要决定或者重大事件.

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报告:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答 复上级机关的询问. 请示:用于向上级机关请求指示、批准. 批复:用于答复下级机关的请示. 条例:用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和 党员行为规范的规章制度. 规定:用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的 行为规范. 函:用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关 系的有关主管部门请求批准等. 会议纪要:用于记载会议主要精神和议定事项.

行政机关法定文种
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命令:适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重 大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员. 决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单 位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告:适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项. 通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属 机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或 者执行的事项,任免人员。 通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

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议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会 或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关 的询问。 请示:适用于向上级机关请求指示、批准。 批复:适用于答复下级机关的请示事项。 意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请 求批准和答复审批事项。
会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。

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公文的要素
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主旨 材料 结构 语言

公文主旨
要求:

一文一旨 篇前撮要 合法合理 鲜明一致

表现形式: 标题 开头 小标题 段旨句 结尾

公文材料的筛选
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切题 真实 典型 现实 概括

公文语言的要求
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准确 庄重 平实 简明

公文词语
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概括:三个代表 八荣八耻 压缩:中共中央 彩电 省略:清华 非典 替代: 外文字母 WTO CD SARS 汉语拼音 HSK GB 数字 9?11 3 ? 15 三五八十 新型复合:高考3+X 10+3合作组织 零词族:零污染 零排放 零报告

阿拉伯数字
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凡是可以使用阿拉伯数字而且又很 得体的地方,特别是当所表示的数目 比较精确时,均应使用阿拉伯数字.

汉字数字
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汉字数字书写形式
大写:壹、贰、叁、……拾、佰、仟、万、…… 小写:一、二、三、……十、百、千、万、…… 缩合:廿、卅、…… 口语:俩、仨 “零” “o”

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使用汉字数字的情况
定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词 语中作为语素的数字; 行政机关公文成文日期、部分结构层次序数; 序数、概数; 十以内的数字,可以使用汉字数字也可以使用阿拉伯数字; 非公历纪年、星期等。

标点符号
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GB/T 15834-1995 ?标点符号用法? 句中点号: 、 , ; : 句末点号: 。 ? ! 标号: 引号“” 括号() 破折号—— 省略号 …… 着重号 . 连接号—

间隔号 ?

书名号??

专名号——

标题的标点符号用法
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一般情况下不用标点符号 法规、规章的名称加? ? 标题句末的说明或注释用( ) 双标题用破折号——连接主题和副题 强调或专用词语用“ ” 文内小标题句中可以用点号,句末不用号 段旨句句末用句号

数字的标点符号用法
层次序数 第一层用顿号:一、 第二层用圆括号:(一) 第三层用圆点:1. 第四层用圆括号:(1) ? 序数后没有量词时,用逗号;有量词时, 不用号, 空一个字格。如:第一,第一条 ? 概数不用号,如:八九点钟的太阳 ? 专用名词中数字超过十时用间隔号,如:一二?九 运动
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公文标题
公文式标题 ? 完全型:单位名称+关于+事由+的+文种 ? 简缩型:1.关于+事由+的+文种 2.单位名称+文种 3.文种 ? 附加型:单位名称+附加词+被发公文标题或 题意+的+文种
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新闻式标题(多用于非法定公文) 有单标题、双标题等不同形式,如:总 结、调查报告、简报、讲话稿等。

公文开头
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1.依据开头 政策依据惯用模式:根据……,据……。 事实依据惯用模式:……以来,……。但是,……。 2.目的开头 惯用模式:“为了…...”“为…...” 等。可将目的与依据结合使用。 3.背景开头:交代基本情况,常用文种有会议纪要、总结、情况报 告、调查报告等。 4.说明开头:用于决议、公报、议案等。如:……会议听取并审议或 讨论了……报告或议案、提案…… 5.引文开头:用于批复、复函、决定、批转转发通知等。如: “你×?关于××××的请示?(××?××××?×号)收悉。” “?××××××?已经……,现……,请……执行。” 6.提问开头:常用于讲话稿、调查报告等。 7.结论开头:常用于总结、决定、请示等。 8.祝贺开头:常用于礼仪性文体,表示祝贺或慰问等。

公文主体
1.层次与段落 ? 2.过渡与照应 ? 公文根据需要使用过渡语句,如: “现……如下:”,“特……如下:”等。
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公文结尾
1.概括或总结 ? 2.要求或希望 ? 3.号召 ? 4.祝贺 ? 5.惯用语句。如“特此××”“当否,请批示” “以上报告如无不妥,请批转执行”等。 ? 6.自然结尾
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表达方式1
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叙述:是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的表述方式。 1.顺叙,就是按照事情发展的顺序来叙述,从发生、高潮到结局一脉 相承;层次段落和事物发展过程基本一致。 2.倒叙,就是把事件的结局或最突出、精彩、富有吸引力的文段,提 到前面叙述,然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式。 3.插叙,就是在原来的叙述进程中,暂时中断一下,插入另一段叙述, 插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去。 4.补叙和分叙 所谓补叙,就是整个事件进程叙述完了之后,再补充交代一下个 别地方的表达方式。所谓分叙,就是对同一时间内发生在不同地方或 单位的事件,先叙述一件再叙述另一件的表达方式。这两种方式在公 文中都用得不多。 叙述的基本要求:一是语言概括。二是交代明白。三是详略得当。

表达方式2
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议论:是阐明事理、发表见解、表明观点的一种表达方式,它的主要 目的是以理服人。议论的特点是运用概念、判断、推理的思维手段来 议事论理,在许多情况下,它与叙述常被结合起来使用,即夹叙夹议。 议论的三要素 1.论点就是公文作者的观点、主张和看法,是论据所要证明的对象。 论点回答的“是什么”的问题,因此,论点必须明确、鲜明、深刻和 具有针对性。论点有中心论点和分论点之分。 2.论据是议论中所使用的材料,用来证明论点的理由和依据。论据回 答的是“为什么”的问题,因此,论据必须可靠、充实和典型。论据 分为事实论据和理论论据。 3.论证是用论据来证实论点正确的过程。论证要回答的是“怎么样” 的问题,因此,论证要求以理服人、有的放矢,有严密的逻辑性,做 到无可辩驳。 一般说来,公文中常用的议论方法有例证法、引证法、比照法和因果 推论法。

表达方式3
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说明:用简练的语言对事物的状态、性质、特征、成因、关系、结构等 进行解释的表达方式。它常用来解说事物和阐明事理,是公文写作中最 核心的表达方式,常与叙述和议论结合在一起使用。 定义说明,用简明扼要的语言揭示事物的本质属性,从而给人以一个明 确的概念。 举例说明,通过列举事例来揭示诸种事物的共同特征。 比较说明,通过对不同事物的相互比较来揭示诸种事物的内在联系与区 别。 分类说明,把被说明的事物,按照一个统一的标准划分为若干类别,然 后逐类加以说明。 数字说明,运用数字和数据,从数量上对事物的情况和特征加以说明。 引证说明,运用权威性的材料来说明事物。
解释说明,对事物或事理的某一方面加以解说,也称诠释说明。

公文处理工作
? 发文处理

草拟——审核——签发——复核 ——缮印——用印——登记——分发 ? 收文处理 签收——登记——审核——拟办 ——批办——承办——催办

处臵办毕公文
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清退 文秘部门,应定期对收进和发出的公文列出清单进行 清理和清退,并将清理和清退情况向上级机关报告,不得 自行处理。 销毁 凡是不需要立卷和超过保管期限的文件,要定期销毁, 不得散失。 需要销毁的公文主要包括:所有没有留存价值的公文, 没有留存必要的重份公文,不立即销毁有可能造成失密或 样子损坏的公文,一般性的没有保存价值的草稿,印制公 文中形成的校样、印版等。 销毁秘密文件,必须履行登记手续,报经主管领导人批 准,并由二人以上监销。

立卷与归档
公文办理完毕后,应当概括?中华人民 共和国档案法?和其他有关规定,及时整 理(立卷)、归档。个人不得保存应当归 档的公文。 ? 归档范围的公文,应当根据其相互联系、 特征和保存价值等整理(立卷),要保证归 档公文的齐全、完整,能正确反映本机关 的主要工作情况,便于保管和利用。
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应归档的文件材料
1.上级来文
需要贯彻执行的上级重要会议文件, 上级业务主管部门的法规性文件, 上级视察工作形成的文件材料, 代上级草拟并被采用的文件, 上级单位转发本单位的文件等.

2.本单位形成的文件
本单位重要会议文件; 各种正式发文; 请示与上级的批复; 反映本单位业务活动的文件材料; 各种工作计划、统计报表; 本单位领导公务活动中形成的重要信函、电话记录; 本单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及其组织简则、人员 编制等文件材料; 本单位的历史沿革、大事记、年鉴; 反映本单位重要活动事件的简报 、荣誉奖励证书; 信访工作材料; 本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料; 本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料; 本单位外事活动中形成的文件材料等.

3.下级报送的文件
下级单位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件; 下级单位报送的法规性备案文件等.

4.相关文件
普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等.

不归档的文件材料
1. 本单位的重份文件. 2. 一般事务性的无查考、保存价值的文件. 3. 上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料. 4. 上级单位征求意见的未定稿的文件. 5. 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿. 6. 未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件. 7. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料. 8. 无特殊保存价值的信封以及一般的民众来信.

立卷归档的工作程序
1.收集文件 将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全. ? 2.鉴别文件 对收集的文件材料进行分析,鉴别出需要归档的文件材料. ? 3.归卷 根据归档文件材料的特征,将文件归入案卷. ? 4.调整 仔细检查归卷的文件材料是否齐全,是否有重份文件或不需要立卷归档 的文件;检查案卷文件的联系、保存价值及卷内文件的数量,进行适当的调 整,最后确定组卷. ? 5.文件的排列、编号与编目 根据卷内文件数量、来源、时间等情况,按时间、问题、作者、名称、 重要程度等进行排列.然后,按照排列顺序逐件编号.最后填写卷内文件目 录和备考表.
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档案保管期限
保管期限从文件产生和形成后的第二年 算起. ? 永久 ? 定期:10年、30年
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永久保管的档案
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(一)本机关制定的法规政策性文件材料; (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文 件材料; (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料; (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示, 重要的报告、总结、综合统计报表等; (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料; (六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产 登记等凭证性文件材料; (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料; (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示 与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的档案
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(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料; (二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材 料; (三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料; (四)本机关一般性事务管理文件材料; (五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、 批示,一般性工作报告、总结、统计报表等; (六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件 材料; (七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要 贯彻执行的文件材料; (八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、 请示与本机关的复函、批复等文件材料; (九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、 重要专题报告等文件材料。

?公文写作与处理?习题

解 读
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编制依据 编制目的 题型介绍 选择题——熟悉知识点 修改题——规范公文标题”三要素”,熟悉公文结构体式 写作题——概括提炼事由,会用文种;法定公文写作 填空题——概括提炼小标题,熟悉公文结构体式 调整句子顺序——熟悉公文结构体式 评析题——发现问题,修改公文

选择题示例
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为维护旅客生命财产安全,中国民用航空总局决定调整旅 客随身携带液态物品乘坐国内航班的相关措施,文种是 ( A )。 A.公告 B.通告 C.决定 D.通知 归档文件以“件”为整理单位,一般以每份文件为一件, ( B )为一件。 A.原件与附件 B.文件正本与定稿 C.正文与图册 D.转发文与复制件

修改题示例
修改标题 ? 关于“讲文明、树新风”清明节放假的通 告 关于清明节放假的通告 ? 关于××区开展“迎奥运讲文明树新风” 活动的安排意见 ××区关于开展“迎奥运讲文明树新风” 活动安排的意见
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修改题示例
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下面的文字是打乱顺序的《国务院关于做好促进就业工作的通知》 (国发〔2008〕5号)的开头部分,请选择修改意见中正确的一项填 写在答案处,使之恢复原貌。 ①党的十七大提出坚持实施积极的就业政策,实现社会就业更加 充分的奋斗目标。②当前及今后一个时期,我国劳动者充分就业的需 求与劳动力总量过大、素质不相适应之间的矛盾依然存在,促进就业 任务十分繁重。③近年来,各地区和有关部门认真贯彻落实党中央、 国务院关于就业再就业的方针政策,取得显著成绩,体制转轨遗留的 下岗失业人员再就业问题基本解决。④就业促进法对促进就业工作做 出了法律规范。⑤各地区、各部门要根据新的形势和工作要求,切实 做好促进就业工作。现就有关问题通知如下: 修改意见,调整后的顺序是: A.①④③②⑤ B.③④①②⑤ C.①②③④⑤ D.③②①④⑤ 参考答案:____D____

写作题示例
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写作标题 请根据下面一份公文的开头部分,概括公文标题,发文单 位是国务院办公厅 为深入贯彻落实党的十六大和十六届三中全会精神, 加快建设资源节约型社会,推动循环经济发展,解决全面 建设小康社会面临的资源约束和环境压力问题,保障国民 经济持续快速协调健康发展,经国务院同意,2004年至 2006年在全国范围内组织开展资源节约活动,全面推进能 源、原材料、水、土地等资源节约和综合利用工作。现就 有关问题通知如下: 参考答案: 国务院办公厅关于开展资源节约活动的通知

写作题示例
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根据下面的文字拟写公文的开头部分 2006年10月26日至28日,国家环保总局组织 专家对临沂市创建国家环保模范城市工作进行了 技术评估,专家组在肯定该市创模工作成绩的同 时,指出了存在的薄弱环节和问题,提出了进一 步深化创模工作的指导意见。根据专家组的意见, 临沂市认真扎实地进行了整改,进一步巩固了创 模工作成果。临沂市将有关情况报告给国家环保 总局。

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参考答案:

临沂市人民政府 关于创建国家环保模范城市 技术评估整改情况的报告 国家环保总局: 10月26日至28日,国家环保总局组织专家对 我市创建国家环保模范城市工作进行了技术评估, 专家组在肯定我市创模工作成绩的同时,指出了 存在的薄弱环节和问题,提出了进一步深化创模 工作的指导意见。根据专家组的意见,我市认真 扎实地进行了整改,进一步巩固了创模工作成果。 现将有关情况报告如下:

填空题示例
请将恰当词语填入下面公文空白处 国务院办公厅 ① 人事部“十一五”行政机关公务员培训纲要的 ② 国办发〔2007〕8号 各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构: ③ 《“十一五”行政机关公务员培训纲要》 ④⑤ 国务院 ⑥ , ⑦⑧ 给你们。 ⑨ 结合本地区、本部门实际, ⑩ 贯彻实施。 国务院办公厅 二○○七年二月七日 ? 参考答案: ① 转发 ② 通知 ③ 人事部 ④已 ⑤经 ⑥ 同意 ⑦ 现 ⑧ 转发 ⑨请 ⑩ 认真
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调整句子顺序示例
请按照批复写作要求,调整下面公文中的标号,使之恢复原貌 国务院关于同意建立农民工工作联席会议制度的批复 国函〔2006〕19号 劳动保障部: ①你部《关于国务院农民工工作联席会议组建方案的报告》(劳 社部报〔2006〕9号)收悉。现批复如下: ②请按照国务院有关文件精神认真组织开展工作。③同意建立国 务院农民工工作联席会议制度。联席会议不刻制印章,不正式行文, 日常工作由劳动保障部负责。
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④国务院 二○○六年三月三十一日 ⑤附件:国务院农民工工作联席会议制度 参考答案: ① ③ ② ⑤ ④

评析题示例
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按照命令写作要求,分条列项地指出下面公文存在的主要问题 宁都县人民政府禁火令 宁府发[2006]18号 根据《禁火令》、《森林防火条例》等有关规定,为确保我县今冬明 春森林防火安全,特发布如下禁令: 2006年10月1日至2007年5月7日,为全县森林防火戒严期。戒严期间, 禁止在林旁山边烧田硬、稻草;禁止在林内烧灰积肥;禁止烧荒烧垦; 禁止在林内吸烟、野炊;禁止在林内烧火取暖;禁止在林内上坟烧纸、 点蜡烛、鸣放鞭炮;禁止烧山驱兽、炼山、烧木炭;禁止用火把照明在 林内行走等一切野外用火行为。 各地必须严格执行野外用火巡查制度,做到见烟就查,见火就灭。凡 违反上述规定,造成森林火警或火灾的,依照《森林法》、《森林防火 条例》的有关规定从严查处,决不姑息,触犯刑法的,严厉追究其刑事 责任。 森林防火、人人有责。一旦发现火灾隐患或火警、火灾,请立即向当 地乡(镇)村组织或县森林防火指挥部报告(县森林火情举报电话: 6832443)。 二00六年九月十八日

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参考答案:

①发文依据不明确,《禁火令》《森林防火条例》应写全称。 ②文内“各地必须严格执行野外用火巡查制度……”中的“各地”不明确, 是政府机关,还是有关责任单位? ③ 层次不清。“凡违反上述规定,”指的是“各地必须严格执行野外用 火巡查制度,做到见烟就查,见火就灭。”还是包括了“戒严期间, 禁止在林旁山边烧田硬、稻草;禁止在林内烧灰积肥;禁止烧荒烧垦; 禁止在林内吸烟、野炊;禁止在林内烧火取暖;禁止在林内上坟烧纸、 点蜡烛、鸣放鞭炮;禁止烧山驱兽、炼山、烧木炭;禁止用火把照明 在林内行走等一切野外用火行为。”等禁令内容? ④“凡违反上述规定,……决不姑息,触犯刑法的,严厉追究其刑事责 任”,“决不姑息”后应使用分号(;)。 ⑤“一旦发现火灾隐患或火警、火灾,请立即向当地乡(镇)村组织或 县森林防火指挥部报告”命令对象不明确。 ⑥命令语气应坚决,不应用“请”。 ⑦没有领导人署名。 ⑧成文日期不符合国标要求,应用汉字“○”,文中用的是阿拉伯数字 “0”。

命 令

命令的含义
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命令是国家机关用来发布强制执行,领导和指挥工作的公 文。 根据?中华人民共和国宪法?的规定,国家主席、国务院, 各部、各委员会,县级以上地方各级人民政府有权发布命 令。 根据?中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级 人民政府组织法?的规定,县级以上地方各级人民政府, 乡、民族乡、镇的人民政府有权发布命令。 法律规定的可以“发布命令”,是指发布命令的行为。在 实际工作中,使用“命令”文种行文的机关要依据有关法 律和公文处理规章的规定。 ?国家行政机关公文处理办法?规定:命令(令)适用于 依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性 行政措施;嘉奖有关单位及人员。

命令的特点
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权威性 命令的权威是法律赋予的,为了维护它的权威性,发令 机关必须根据宪法法律规定的权限范围发号施令,并受到 人大机关和上级机关的监督。 强制性 命令的强制性是法律赋予的权威带来的,受令机关必须 无条件服从和执行。因此要求语言准确、庄重、凝练、坚 决。 专属性 命令虽然是下行公文,但是不使用文件格式,命令使用 专门的命令格式,署名是机关领导人。

命令的类型
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发布令 国家机关在其职权范围内用命令发布法律、法规和规章。 行政令 国家机关在其职权范围内用命令宣布施行重大强制性行政措施,嘉奖 有关单位及人员。 任免令 国家主席根据全国人民代表大会的决定和全国人民代表大会常务委员 会的决定,任免国务院总理、副总理、国务委员、各部部长、各委员 会主任、审计长、秘书长。国务院总理也用“令”任免人员。 特赦令 国家主席根据全国人民代表大会的决定和全国人民代表大会常务委员 会的决定发布特赦令。 动员令 国家主席根据全国人民代表大会的决定和全国人民代表大会常务委员 会的决定宣布战争状态,发布动员令。

命令的结构
? ?

?

标题 发文机关+文种,如?中华人民共和国国务院令??天津市人民政府令? 等。命令标题的发文机关必须使用全称,不用简称,联合行文时,主办 机关在前,辅办机关依次排列其后,文种在发文机关名称右侧居中。 正文部分 内容简单的命令往往采用“篇段合一”的结构。发布令要交代被发布的 法律法规(名称)已经什么会议通过,现予公布,自什么时间起施行。 被发布的法律法规作为附件与主件(发布令)形成复体公文,复体公文 不标识附件说明,附件直接放在主件的成文日期下面。 行政令开头交代发文缘由,主体说明具体事项和要求。 嘉奖令交代受奖人基本情况和主要事迹,最后说明嘉奖结果。 任免令要交代任免依据、任免人员及职务、任期。 落款 署名发令机关名称和领导人姓名。 成文日期在署名下面。 联合行文时,主办单位放在前,辅办单位在后,左右排列。

要点
标题: 令号: 正文: 《

模板(发布令)
×××单位令 第×号 》,已由或已经 通过,现予

公布,自

起施行。

领导人 职务、姓名 成文日期:

×××××

×××

××××年×月×日

要点
标题: 令号: 正文: 缘由 了 事项

模板(行政令)
×××单位令 第×号 根据或为 ,






领导人职务姓名: 成文日期: ××××× ×××

要点
标题: 令号或文号: 正文: 受奖者基本情况 ××× 受奖者主要事迹

模板(嘉奖令)
×××单位令 第×号 。 ———————————

嘉奖内容

—————————。 ———————————

—————。
领导人职务姓名:

成文日期:
××××× ×××

要点
标题: 令号: 正文: 缘由 据 事项

模板(任免令)
×××单位令 第×号 依照或根 , 任命×××为 任期 。 ,

领导人职务姓名

成文日期:
××××× ×××

决 定

决定的含义
?

?
?

决定是党政军机关、社会团体、企事业单位对重 大事项或重大行动做出安排而制定的一种决策性 公文。 ?中国共产党机关公文处里条例?规定,“决定 用于对重要事项作出决策和安排。” ?国家行政机关公文处理办法?规定,“决定适 用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有 关单位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的 决定事项。”

决定的特点
?

?

?

政策性 决定,是上级机关对重要事项或重大行动作出决策和 安排的决策性公文,无论是针对存在的问题或情况出台政 策,还是调整政策,决定的内容都紧紧围绕政策问题,决 定具有政策性强的特点。 指示性 上级机关用决定来部署、指挥工作,为下级机关指明方 向,作出规定,提出要求,决定具有指示性的特点。 知照性 上级机关要把对重要事项或重大行动作出的决定,对有 关单位及人员作出的奖惩决定,变更或者撤消下级机关不 适当决定事项的决定告知下级机关,决定又具有知照性的 特点。

决定的类型
?

?

决策性决定 决策性决定,具有纲领性、规定性、规范性和指示性。 一般内容较多,篇幅较长,带有说理性质,具有较强的约 束力,如?国务院关于大力发展职业教育的决定?。 知照性决定 知照性决定,是发文机关就某个问题、情况等作出安 排或处臵,使受文单位知晓。因此内容比较单一,文字简 短,如?国务院关于授予巴金“人民作家”荣誉称号的决 定??国务院关于修改?中华人民共和国统计法实施细则? 的决定?。

决定的结构
? ?

标题
决定一般使用完全型公文标题,即“单位名称+事由+文种”。

正文 开头:交代决定的缘由,可以是发文目的,可以是政策依据或事

实依据,也可以是基本情况或结果。 主体:写明决定的事项。决策事项,要按照逻辑关系安排层次, 条理清楚。知照事项简要交代主要内容及结果。 结尾:决定的结尾可以采用自然结尾、提出要求结尾,也可以提 出号召或希望结尾。变更或撤消决定的结构一般比较简单。
?

落款
落款由署名(印章)+成文日期组成。

要点
标题: 主送机关: 正文: 目的 事项

模板(一)
×××单位关于×××的决定 —————————: 为 ,______________________。 。

发文机关: 成文日期:

××××××××× ×××年×月×日

要点
标题: 主送机关: 正文: 依据 决定

模板(二)
×××单位关于×××的 —————:

______以来,______
____。但是, __ 事项 ____________ 。现作出如下 决定: 一、_____________ ____ 二、 _____________ ____ 发文机关: 成文日期: 三、_____________

要点
标题:
的决定 主送机关: 正文: 主要事迹 或错误 结论 结语

模板(三)
×××单位关于×××
—————: ××× , 。

×××

。 。

发文机关:
成文日期:

××××××××

要点
决定载体

模板(四)
×××单位令 第×号 。 ×××单位关于修改××× 的决定

决定标题: 事项

______决定对______为作 如下修改: 一、______________ ___

二、 ______________
___ 修改后全文 三、______________

公 告

公告的含义
? ?

?

?

公告是公开发布的文告。 公告的使用范围较为宽泛,?国家行政机关公文处理办法??人大机关 公文处理办法?(试行)?人民法院公文处理办法??最高人民检察院 机关公文处理规定?等法规性文件都将其列为法定文种。此外,?公务 员法?第二十六条规定:录用公务员,应当发布公告。 ?中华人民共和国民事诉讼法?中也有通知权利人登记公告,送达公告, 开庭公告,宣告失踪、死亡公告,财产认领公告,强制迁出房屋、强制 退出土地公告等规定。但是,这些用于诉讼程序的公文属于司法文书, 使用中注意区别。 ?国家行政机关公文处理办法?规定:公告适用于向国内外宣布重要事 项或者法定事项。行政机关的公告强调的“读者”范围是“国内外”, 公告的内容是“重要事项或者法定事项”,发布渠道是新闻媒体或张贴。 不能将其理解为向公众广而告之,非重要事项或者法定事项也用公告。

公告的特点
? ?

?

?

公开性 公告的公开性体现在“公开发布”上,由于公告的“读者”是国内外 公众或有关方面,因此,采用媒体授权播发或张贴的形式发布。 广泛性 公告的广泛性包括两个方面:一是使用范围的广泛,不仅行政机关用, 人大机关、审判机关、检察机关等都可以使用;二是“读者”范围的 广泛,是国内外公众或有关方面。 知照性 公告的知照性是要让“读者”知道重要事项或法定事项,有些事项还 具有约束性,要求公众或有关方面遵守或执行。 重要性 公告的重要性是其内容的重要、重大,会产生重大的影响,需要引起 公众或有关方面的注意或重视。

公告的类型
告知性公告 告知性公告主要用于告知事项,并不要求 遵守或执行,“读者”不受其约束。 ? 约束性公告 约束性公告除了告知事项,还要求“读者” 遵守或执行,具有一定约束力,。
?

公告的结构
?

标题 完全型标题:发文机关+事由+文种,如?天津市 人民政府关于进行防空防灾警报试鸣的公告? 简缩型标题:发文机关+文种,如?全国人民代表 大会常务委员会公告? 省略型标题:事由+文种,如?公安出入境边防检 查机关招录公务员公告? 简约型标题只有文种,如?公告?

正文和部分落款
? ? ?

?

开头:交代公告的缘由,如依据、目的、原因、 背景等。 主体部分:交代公告事项。 结束语:根据需要安排结束语或。常用的结束语 如“特此公告”“现予公告”“本公告自发布之 日起执行”等。 落款 公告的落款随意性比较大,一般不署名,只标成 文日期。也有将成文日期标于标题下方的。

要点
标题: 正文: 缘由 据 事项

模板(一)
×××单位关于×××的公告




,根

。 结束语

特此公告

成文日期: ××××年×月×日

要点
标题: 文号: 正文: 缘由 为

模板(二)
××××××公告 第×号 根据 ,现公 ,

告如下:
事项 一、______________ ___

二、 _____________
____ 结束语 三、 _____________ ____

成文日期:
本公告自发布之日起执行。

通 告

通告的含义
? ?

?

通告是向社会各有关方面通知事项的文告。 通告的使用范围比较宽泛,?国家行政机关公文 处理办法??中国人民解放军机关公文处理条例? ?人民法院公文处理办法??最高人民检察院机 关公文处理规定?等法规性文件都将其列为法定 文种。 ?国家行政机关公文处理办法?规定:通告适用 于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通告的特点
?

?

?

知照性 知照性是指通告要告知“社会各有关方面”应当 周知的事项,其作用与通知相当。 约束性 约束性是指通告要求“社会各有关方面”应当遵 守或执行的事项,其作用与公告相当。 特定性 特定性是指通告的“读者”,是通告内容所涉及 的特定人群,即“社会各有关方面”。

通告的类型
?

?

告知性通告 告知性通告是发文机关在自己职权范围内,向 “社会各有关方面”发布应当周知的事项。如 ?天津市人民政府关于解除防治高致病性禽流感 部分限制措施的通告? 约束性通告 约束性通告是发文机关在自己职权范围内,向 “社会各有关方面”发布应当遵守的事项。如 ?天津市人民政府关于加强防治高致病性禽流感 工作的通告?

公告与通告的区别
?

?

?

发布范围不同 公告的发布范围是“国内外”公众或有关方面;通告的发 布范围是“社会各有关方面”, 即与通告内容有关的方 面。 重要程度不同 公告的内容是“重要事项或者法定事项”;通告的内容是 “应当遵守或者周知的事项”。 使用频率不同 由于公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的文 种,因此,基层单位使用频率不高。而通告是只要在本机 关职权范围内,需要向社会公布,要求遵守或执行的事项, 任何单位都可以使用,因此,基层单位使用频率更高一些。

通告的结构
?

标题 完全型标题:发文机关+事由+文种,如?天津 市人民政府关于加强防治高致病性禽流感工作的 通告? 简缩型标题:发文机关+文种,如?中华人民共 和国公安部通告? 省略型标题:事由+文种,如?关于数字移动电 话号码即将升位准备工作的通告? 简约型标题只有文种,如?通告?

正文部分和落款
?

?

正文部分 开头:交代通告的缘由,如依据、目的等。 主体部分:交代通告事项。分条列项写作的事项, 要注意条目之间的逻辑关系,有条理。 结束语:根据需要安排结束语或。常用的结束语 如“特此通告”“本通告自发布之日起实施”等。 落款 通告的标题中有发文机关名称的,落款一般不署 名,只标成文日期。

要点
标题: 正文: 缘由 事项 结束语 特此通告

模板(一)
×××单位关于×××的通告








成文日期:

××××年×月×日

要点
标题: 正文: 缘由 事项 的通告 为

模板(二)
×××单位关于××× 根据 ,特通告如下: ,

一、______________
___ 二、 _____________ 结束语 ____ 三、______________ ___ 成文日期: 本通告自发布之日起实施。

通 知

通知的含义
? ?

?

通知是告知、晓谕事项的公文。是各级各类机关、团体、 企事业单位广泛使用的文种。 ?中国共产党机关公文处理条例?规定:通知用于发布 党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机 关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要 求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。 ?国家行政机关公文处理办法?规定:通知适用于批转 下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文, 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事 项,任免人员。

通知的特点
?

?

?

?

广泛性 通知的广泛性,是指使用范围的广泛和承载事项的宽泛。使用范围的广泛, 是不受机关的层级和类型的限制,任何法定组织都可以使用。承载事项的宽 泛,是指可以用通知发布规章,印发、批转、转发公文,指挥、布臵工作, 告知事项等。 多样性 通知的多样性,是指通知的类型繁多。由于通知承载的事项宽泛,因此, 造成通知比其他文种的类型多。如发布规章用发布性通知,印发、批转、转 发公文用批示性通知,指挥、布臵工作用指示性通知,告知任免及其他事项 用知照性通知等。 晓谕性 通知的晓谕性,是指发文机关告知其指定“读者”的事项,诸如发布规章, 印发、批转、转发公文,指挥、布臵工作,任免人员,日常事务等。 约束性 通知的约束性,是指发文机关用来指挥、布臵工作,对指定“读者”提出 执行要求等。

通知的类型
? ?

?

?

发布性通知 发布性通知用于发布规章,如?国务院关于发布?国家 行政机关公文处理办法?的通知?。 批示性通知 批示性通知用于印发、批转、转发公文,如?国务院办 公厅转发发展改革委关于完善差别电价政策意见的通知?。 指示性通知 指示性通知用于指挥、布臵工作,对指定“读者”提出 执行要求,如?国务院关于进一步做好城镇退役士兵安臵 工作的通知?。 知照性通知 知照性通知用于告知任免及其他事项,如?国务院关于 国家安全生产监督管理局(国家煤矿安全监察局)机构调整 的通知?。

通知的结构
标题 通知标题的形式比较复杂,常用形式主要有四种: (1)完全型结构是发文机关+事由+文种,如?国务院关于进一步做好城镇退役 士兵安臵工作的通知?。 (2)省略型结构是事由+文种,如?关于元旦放假安排的通知?。 (3)简约型结构是文种,如?通知?。 (4)附加型结构是发文机关+附加词+被发文标题或名称+文种,如?国务院关于 发布?国家行政机关公文处理办法?的通知??国务院办公厅转发发展改革 委关于完善差别电价政策意见的通知?。 附加型标题的附加词是“发布”“批转”“转发”和“印发”,被发布的 是“法规规章类”公文,要加书名号;被批转的是下级机关的公文;被转发 的是上级机关和不相隶属机关的公文;被印发的是非法定公文,如计划类公 文、领导讲话、调查报告等。 附加型标题要注意多层转文出现的层次套叠及正确使用标点符号问题。
?

例1: ××县人民政府关于转发××市人民政府 关于转发××省人民政府关于 ××××××××的通知的通知的通知 ? 修改: ××县人民政府转发××市人民政府转发 ××省人民政府关于××××××××的 通知的通知的通知
?

例2: ××县人民政府转发××市人民政府转发 ××省人民政府关于××××××××的 意见的通知的通知 ? 修改: ××县人民政府转发××市人民政府转发 ××省人民政府关于××××××××的 意见的通知的通知
?

正文部分(一)
?

?

发布性和批示性通知,往往采用篇段合一形式, 先引用被发文的标题,发布行政法规和规章时要说 明实行具体时间,指明通知事项的意义、必要性、 重要性,最后提出执行要求。 也有将批语单独成段的,如?国务院办公厅转发 发展改革委关于完善差别电价政策意见的通知?。 发布性和批示性通知属于复体公文,即两篇公文 合二为一,被发公文要以通知为载体发出。复体公 文的标志是公文标题有附加词。复体公文可以不标 识附件说明。

正文部分(二)
?

指示性通知 开头:发布通知的背景、依据、目的等。 要求简明扼要,可使用过渡语句。 主体:具体事项。要求明确、具体,有针 对性,切实可行。结构安排,分条列项或 加小标题。 结束语:提出要求,可单独成段,也可以 是整篇文章的最后一个问题。

正文部分(三)
? ? ?

?
?

?
?

知照性通知,用于要求“读者”知晓某一事项或事情, 如会议通知、任免通知、成立或撤并机构通知、放假通知 等。 告知事项的通知,一般先交代发文缘由(目的、依据 等),然后说明告知事项及要求。 会议通知包括召开会议的依据、目的,会议名称,主持 单位,会议内容(议题),开会(起止)时间,参加人员, 会址会场,报到时间、地点及其它有关事项。 任免通知开头是任免依据,然后是任免内容,要先任后 免。 成立或撤并机构通知,开头是依据和目的,然后是事项 及说明。 放假通知,应该尽可能简短,将放假日期及调整的工作 日说清楚即可。 知照性通知的结束语可以用惯用语句“特此通知”或自 然结尾。

要求执行的结束语
?

?

?
?

(1)“希(请)遵照办理”“希(请)依照执 行”“希(请)认真贯彻执行”“希(请)立即 贯彻执行”等,用于通知内容关系全局性的重大 方针政策,发布法律法规类公文,或转发上级公 文时。 (2)“希(请)研究执行”,用于要求结合本地 区、本单位实际情况办理时。 (3)“希(请)参照执行”,用于有参考价值的 意见、建议、经验性的总结或报告等。 (4)“希(请)研究试行”,用于探索性的或法 律程序不完善的政策性问题,需要下级机关边执 行边修改时。

落 款
? 落款由署名(印章)+成文日期组成

要点
标题: 主送机关: 正文: —————: 现发布《 起施行。 起施行的《

模板(一)
×××单位关于发布《×××》的通知

》,自_

___

发布,× ×××年×月×日 》同时废止。

发文机关: 成文日期:

××× ××× ××× ××××年×月×日

要点
标题:
主送机关:

模板(二)
×××单位转发(附加词)×××的通知
——————————: 《 请认真贯彻执行。 》,已经 同意,现转发给你们,

正文:

发文机关:

×××××××××

成文日期:

××××年×月×日

要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由 知

模板(三)
×××单位关于关于×××的通 —————: 根据 为 , 现通知如下: 一、_______________ __ 二、 _______________ ,

事项

结束语

__ 三、_______________

发文机关:
成文日期:

__

特此通知

要点
标题: 主送机关: 正文:缘由 事项 结束语 发文机关: 成文日期:

模板(四)
×××单位关于×××的通知 —————: 根据 ,现通知如下: ,



一、 _______________________________

二、 ________________________________
三、 _________________________________

要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由

模板(五)
会议通知 —————: 根据 , 会议名称, ,



主持单位,会议内容(议题),参加人员 事项 等。

结束语

一、 二、 三、 四、

开会(起止)时间 会址会场 报到时间、地点 联系方式

发文机关:
成文日期: ×××××××××

特此通知

要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由 定: 事项

模板(六)
×××单位关于×××等同志任免的通知 —————: 根据 ,经 研究决



局长 ,免




为 为 局长。 副局长。 。

发文机关: 成文日期: ××× ××× ×××

免去

通 报

通报的含义
? ?

?

通报是传达精神、告知情况,表彰先进,批评错误时使 用的公文。 通报的使用范围与通知一样,是各级各类机关、团体、 企事业单位广泛使用的文种。?人大机关公文处理办法? (试行)?中国共产党机关公文处理条例??国家行政机 关公文处理办法??中国人民解放军机关公文处理条例? ?人民法院公文处理办法??最高人民检察院机关公文处 理规定?等法规性文件都将其列为法定文种,各机关规定 的通报适用范围与?国家行政机关公文处理办法?大体相 当。 ?国家行政机关公文处理办法?规定:通报适用于表彰 先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

通报的特点
?

教导性 通报的教导性,是发文机关用先进或错误的典型 事例、事件,重要情况,重要精神,重大事故,恶性案件 等,对发文对象进行教育和指导,以达到启迪思想、弘扬 正气、规范行为、预防警戒的目的。 告知性 通报的告知性,是让读者知晓先进或错误的典型事 例、事件,发生的重要情况,重要精神,重大事故,恶性 案件等,知道发文机关的要求。 指挥性 通报的指挥性,是发文机关通过树立典型、揭露问 题、告知精神或情况等,来指导和指挥工作,因此,通报 的结尾都要提出发文机关的要求。

?

?

通报的类型
?

?

?

表彰性通报 表彰性通报,是表扬先进人物、先进事迹的通 报。 批评性通报 批评性通报,是批评错误、揭露问题的通报。 传达性通报 传达性通报,是传达重要精神或情况的通报。

通报与通知的区别
?

?

?

表达方式不同 通报与通知虽然都具有告知性的特点,但是,通报不仅要告知“读 者”事项、情况,而且还要对事项、情况等进行评议和分析,要陈述 事情的大致经过和大体环节;通知则是直接告知“读者”应当遵守或 周知的事项,不需要陈述过程。 工作方法不同 通报与通知虽然都具有指挥性的特点,但是,通报是利用典型事例 来启发教育“读者”,是间接指挥;通知则是发文机关直接指挥。 功用和承载范围不同 通报主要是通过对典型事例的表扬或错误言行的批评,对重要精神 和重大情况的传达,来启发教育“读者”,沟通信息,指导工作;通 知除了具有与通报相同的告知事项,指挥工作的功用以外,还用来发 布规章、印发、转发公文,任免人员等,通知的承载范围更为宽泛。

通报的结构
标题 (1)完全型 结构是发文机关+事由+文种,如?国务院办公厅关于 内蒙古自治区人民政府制止违规建设电站不力并酿成重大 事故的通报??教育部办公厅关于近期数起学校传染病流 行事件的通报?。 (2)省略型 结构是事由+文种,如?关于山东省齐河县事业单位 违规进人问题的通报?。 (3)简约型 结构是文种,如?通报?。
?

正文部分
通报的开头有几种形式: (1)交代时间、地点、人物或单位、主要事例、结果等基本 要素,一般表彰性、批评性通报常用。 (2)概述事实,交代发文目的。 (3)列举事实。 (4)交代通报的对象。 ? 通报的主体部分,承接上文,与开头紧密相连,结构安排 主要有: (1)列举主要先进事迹或错误行为,或陈述事件、事故的大 致经过,大体环节;揭示先进典型的时代意义、精神风貌、 高尚品质,以及表彰决定;或分析错误、事故的原因及危 害性;对事故、事件责任人的处理结果等。最后,提出要 求或希望。 (2)分析原因,提出要求。 (3)简要概括情况。
?

落 款
?

落款由署名(印章)+成文日期组成。

要点
标题: 正文: 为

模板(一)
关于×××的通报 ,经 研究决定,给予 。希望___

____________________________通报

_
__________________。 特此通报

发文机关: ××× ××× ××× 成文日期:

××××年×月×日

要点
标题: 主送机关: 正文: 为 ,经

模板(二)
×××单位关于×××的通报 —————: ________________ 。 研究决定 (同意),现将 下: 一、 ______________________________ 二、 ______________________________ 通报如

发文机关 成文日期

三、 ______________________________

要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由

模板(三)
×××单位关于×××的通报 —————: ———————————。主要 原因是________。 ______。为 ,提

事项

出以下要求: 一、_____________ _ 二、 _____________

_
发文机关 三、 _____________ 成文日期 _

议 案

议案的含义
? ?

?

?

议案,是向人民代表大会和人民代表大会常务委员 会提请审议事项时使用的公文。 有权提出议案的机关和人员,是国家法律规定的。 将“议案”列为法定公文文种,是公文处理规章的 规定。?国家行政机关公文处理办法??人大机关 公文处理办法?(试行)?人民法院公文处理办法? ?最高人民检察院机关公文处理规定?等都规定了 “议案”的使用范围。 ?国家行政机关公文处理办法?规定:议案“适用 于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会 或人民代表大会常务委员会提请审议事项。”

议案的特点
?

?

?

?

法定性 按照法律法规的规定,可以提出议案的是全国人民代表大会主席团,全国人民 代表大会常务委员会,全国人民代表大会各专门委员会,国务院,中央军事委 员会,最高人民法院,最高人民检察院,地方各级人民代表大会主席团、常务 委员会、各专门委员会、本级人民政府,以及人民代表。党团组织、社会团体、 政府各职能部门、企事业单位等,不使用议案。使用议案的机关和人员,是法 律赋予的权力,议案具有法定性。 特定性 宪法和人民代表大会组织法规定,议案的内容,必须是属于各级人民代表大会 及其常委会职权范围之内的事项。超出人大职权范围的议案,不被大会接受。 程序性 提请审议议案要按照法律程序进行,一定是经过讨论通过的法律法规、经过可 行性论证的方案、举措,经过相关程序的机构、人事任免事项等。 时效性 议案必须在各级人民代表大会或其常委会举行会议期间提出,否则不被列为议 案。

议案的类型
?

?

?

法律法规类议案 法律法规类议案是政府机构制定了某项法律或法规后须提 请人大审议通过;或是提请人民代表大会及其常务委员会 审议、批准缔结国际条约和协定的议案。 重大决策类议案 重大决策类议案是涉及政治、经济、文化、教育、科技、 卫生等领域,诸如财政预算决算、城乡发展规划、重大工 程立项等重大事项的决策,需要提请人民代表大会审议批 准时使用的议案。 机构、人事任免类议案 机构、人事任免类议案是行政机关向同级人民代表大会及 其常务委员会提请审议有关机构设立、撤并,任命、免去 或撤消行政机关相应级别工作人员职务的议案。

议案的结构
?

标题

发文机关 +事由+文种 事由 +文种 ? 主送机关 议案的主送机关即某级人民政府的同 级人民代表大会或人大常委会。只能写一 个。应顶格写,写全称,加冒号。

正 文
? ?

?

开头 议案的开头部分叫做案据,要写明提出议案的根据。案据 可以是政策依据、事实依据,也可以是目的、意义等。 主体 议案的主体部分叫做方案,要写明提请审议事项或问题的 解决途径、方法。如果是提请审议已制定的法律法规,只 需写明提请审议的法律法规名称。如果是提请审议重大决 策事项,要列出决策的内容,便于大会审议。如果是任免 议案,要写明被任免人员的姓名和拟担任的职务。 结尾 议案的结尾一般采用惯用结语。如“这个草案已经国务院 常务会议讨论通过,现提请审议。”“ ××××业经 ××××同意,现提请审议。”

落款和附件
?

?

落款 议案落款必须由同级政府首长签署,署名前冠 以职务,不能盖政府机关的公章,成文时间即行 政首长签发的日期。 附件 议案附件是根据正文需要附上的材料,即需要 具体审议的法律、法规 (草案)和重大政策性文件。 议案的主要作用是引出作为.审议对象的附件内 容。有些议案事项直接写明在正文中,则可以没 有附件。附件的标题注明在正文下方,落款前左 方。

要点
标题:案由
主送机关: 正文: 案据 方案 结语 —————: 为了 拟订了

模板
×××单位关于×××的议案
, 。 讨论通过,现提请审议。

________已经

发文机关及领导 人: 成文日期:

××× ××××年×月×日

报告

报告的含义
报告是各级各类机关汇报工作、反映情况 答复询问时使用的上行公文。 ? ?中国共产党机关公文处理条例?规定: 报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、 提出建议,答复上级机关的询问。 ? ?国家行政机关公文处理办法?规定:报 告适用于向上级机关汇报工作,反映情况, 答复上级机关的询问。
?

报告的特点
? ?

?

广泛性 报告的广泛性,是指使用范围的广泛,是各级各类机关、团体、 企事业单位的常用文种。同时,具有典型性或推广性的报告,经上级 机关的批转或转发,即成为应用广泛的指导性公文。 陈述性 报告的陈述性,是指报告的语言表达方式是陈述式。报告的这一 特点是由其内容决定的,向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问, 无论篇幅长短,只有采用陈述和说明的方式。 沟通性 报告的沟通性,是指下级机关通过报告得到上级机关的支持和帮 助,是“下情上传”的主要手段;上级机关则可以通过报告获取信息、 了解下情。

报告的类型
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工作报告 工作报告,是汇报工作情况和问题,并提出改进的意 见和措施的报告。工作意见或建议部分,要从实际出发, 符合政策精神,使之用得上,行得通。如例文。 情况报告 情况报告,以反映社会动态、倾向以及工作中正反两 方面的情况为主的报告。反映情况要讲清事情的来龙去脉, 防止问题交待不清;讲问题要揭示事物的本质,避免被表 象迷惑。 答复报告 答复性报告,是对上级机关所提问题或询问事项的回 复,要求有针对性地回答来文中提出的问题,文字力求简 要。

报告的结构
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标题 可以使用完全型标题发文机关+事由+文种,也可以使 用省略型标题事由+文种形式,如例文。 正文部分 开头:交代报告缘由,要开门见山,高度概括。 主体部分:陈述有关工作或情况,提出解决问题的办法或 今后的目标、方向等。要注意突出重点,有调查,有分析, 决不能面面俱到,堆砌材料。 结尾:一般采用自然结尾,也可以用结束语“特此报告” 作为结尾。 落款 报告的落款由署名和成文日期组成。

要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由 为

模板
×××单位关于×××的报告 —————: 根据 , 现将 情况报告如下: 一、 ____________ ___ 二、 ____________ ,

事项

___
结束语 三、 ____________ 发文机关: ___

成文日期:

特此报告

请示

请示的含义
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请示是就有关问题向上级机关请求指示、批准时使用的上 行公文。 请示的范围大体包括以下几个方面: 1.涉及方针政策方面的问题需要明确、具体的解释; 2.工作中出现的新问题、新情况无章可循; 3.本地区、本部门因情况特殊难执行统一规定,需要变 通处理的问题; 4.涉及重大的、没有把握处理的问题; 5.开展某项工作遇到的人力、物力、财力方面难以解决 的问题等。

请示注意事项
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第一,必须严格遵守行文规则,如:一般不得越 级请示;请示必须是一文一事;一般只写一个主 送机关,不能多头主送;除领导直接交办的事情 外,不得直接送领导本人;需要同时抄送其他机 关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关; 等等。 第二,同一系统、同级单位、同样事项,可联合 行文请示;不同系统的单位,请示同样事项,要分 别行文。 第三,不允许事前不请示,事后不报告。 第四,不能事无巨细都向上级请示。

请示的特点
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请求性:指本机关、本部门打算办理某事,却无权自行决定,或者无力承担,或者 不知如何办理等,必须请求上级机关批准、同意或作出指示后才可办理。因此要 求请示的理由必须充分、具有说服力,这样才能充分说明请示的必要性、合理性, 引起上级机关的重视、关切,促使请示问题及时解决。 单一性:指一篇请示只能办理一件事,即“一文一事”,切忌“一文数事”,那 样会造成主次缓急不分,上级机关无法审批。因为“一文数事”往往要涉及较多 的分管部门,领导人要花费较多的时间进行研究协调,审阅批复,不利于请示事 项的及时解决。而且如果其中一件事办不成,其他几件事都要受影响。“一文一 事”,便于上级迅速及时地做出回复。 请示的单一性,还指报送请示时只能有一个主送机关,不能“多头主送”, 以免出现责任不明,互相推诿,或领导机关间批复的意见不一致,下级机关难以 处理执行的现象。“多头主送”与“一文数事”的结果一样不利于请示事项的及 时回复。 隶属性:指请示只能按照隶属关系直接向主管机关呈送请示,不得向无隶属关系 的机关请示,因为只有具有隶属关系的直接的主管机关才有资格和权力批复。 请示一般只能主送主管上级机关,不能多头请示。受双重领导的机关要根据 请示的内容和上级机关的职权范围确定向哪一个主管上级机关呈报,另一上级机 关用抄送形式。请示一般不越级,因特殊情况,必须越级请示时,应抄送被越过 的上级机关。 紧迫性:指请示事项对时间的要求紧迫。当下级机关遇到无法解决、或无权解决 的问题时才写作请示,得到上级机关的答复后才能开展工作。因此,上级机关接 到请示后,无论对请示事项同意与否都应立即批复。

请示的类型
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请求批示性请示 下级机关在工作中遇到自己无权解决的一些问 题时,如对政策界限的把握,对新情况、新问题 的处理等,向上级领导机关要政策、要办法的请 示。 请求批准性请示 下级机关涉及机构、编制、项目、计划、经费、 设备等问题时,向上级机关请求批注准使用的公 文。

请示与报告的区别
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1.行文目的不同 请示要求上级机关就请示的问题给予明确的答复,因为上级机关的答复就是即将要 做的工作或解决问题的依据;而报告则是对完成的工作或解决问题的汇报,对某一 情况的陈述,并不要求上级机关给予明确的答复。 2.行文时间不同 请示是请求上级机关批准、答复,必须要事前行文,一般情况下不得“先斩后奏”; 报告是反映情况、汇报工作,答复问题,通常是在事后或事情进行中行文。 3.行文内容不同 请示应一文一事,必须提出明确的请示事项。而报告中综合性报告,内容往往涉及 到许多方面,但不能在报告中夹带请求事项,也不能请求上级批准。 4.收文处理不同 上级机关收到请示后,要尽快研究,及时给与答复。而收到报告,主要是了解下级 机关工作的情况,为以后的决策做参考,不需要做出答复。因此,与请示相对应的 另一文种是批复,即有请示必定有批复,批复一定是针对某一请示,报告一般不做 批复。 5.结尾用语不同 请示的结尾用语,一般使用“妥否,请批示”“当否,请批复”“可否,请批准” 等需要上级机关明确回复的语句; 报告的结尾用语,对上级机关没有明确的肯定回复性的要求,如“以上报告,如有 不妥,请指示”,“特此报告”等。

请示的结构
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1.标题 请示的标题可以使用发文机关+事由+文种的形式,也可以 使用事由+文种的省略形式。 2.正文部分 开头:交代请示缘由,如政策依据、事实依据,目的,背景等。要求 高度概括,理由充分。 主体部分:交代请示的事项,即请求指示、批准的项目。可以分条列 项,注意条目间的逻辑关系。提出的请求要集中明确、切实可行,要 考虑必要性,又要考虑可能性;既要考虑本地区、本部门的需要,又 要照顾到全局的利益。如果请示涉及到方案、办法、措施以及对策等 内容时,应该在交代事项后加入发文机关对请示事项提出的方案、办 法、措施以及对策等,便于上级机关裁定。同时,语言既要简明扼要, 一目了然,还要注意行文语气,选用词语要谦敬,分寸得当。 请示常用的结束语有“妥否,请批示”“当否,请批复”“可否,请 批准”等。 3.落款 请示的落款由署名和成文日期组成。

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要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由 _ 事项 —————: 为

模板(一)
×××单位关于×××的请示 ,经研究,拟将________

。 结束语 以上请示,请批复。

发文机关: ××××××××× 成文日期: ××××年×月×日

要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由 为

模板(二)
关于×××的请示 —————: 根据 , 请示事项如下: 一、______________ _ 二、______________ _ ,

事项

结束语 三、______________

发文机关:
成文日期:

_
当否,请批准。

批复

批复的含义
批复是上级机关针对下级机关报送请示的批 注答复。 ? 批复是上级机关答复下级机关请示事项时使 用的公文,批复的内容涉及面比较窄。首先, 每个机关都受权有限,上级机关一定在职权 范围内批复;第二,上级机关要根据请示的 内容批复,同时,对下级机关作出的批复要 符合方针政策、法律法规,要合情合理、切 实可行。因此,比起其他文种来,批复的使 用范围最不宽泛。
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批复的特点
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1.针对性 指批复一定是针对下级机关的某一请示作出的答复,不可能无缘无 故作出批复,即“有请示必定有批复”。而且,批复必须是态度明确 的,批复的内容必须是针对请示事项的肯定或否定答复。 2.指示性 指上级机关在回复下级机关提出具体问题的同时,往往要对下级机 关提出政策指导,对每一问题或环节的具体要求及执行要求,有的还 要求将落实和执行情况及时上报。 3.及时性 指上级机关在收到下级报送的请示后,无论同意与否都应及时批复, 不要耽搁、延误,因为批复是请示机关办理事项和开展工作的依据。 即得不到批复的下级机关是不能做请示涉及内容的工作的。 4.被动性 指批复是根据下级机关的某一请示作出的答复,没有请示便不会有 批复。不会有主动向下级发送批复的情况。

批复的类型
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政策性批复 指批复的内容涉及方针政策或法律法规,同 时对下级机关提出工作要求、执行要求和反馈要 求等,是带有指示性约束性的批复。政策性批复 一般比较复杂,往往采用“分条列项”的结构, 如例文2。 事项性批复 事项性批复,是对请示事项直接的明确表态, 并提出执行要求。事项性批复一般比较简单,往 往采用“篇段合一”的结构,如例文1。

批复的结构
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1.标题 发文机关+事由+文种 事由+文种 2.正文部分 开头:引述来文标题和文号,使用惯用的过渡句“现批复 如下:” 主体部分:表明态度,提出要求。 批复一般不安排结束语,批复内容完结了便自然结尾。 3.落款 批复的落款由署名和成文日期组成。

要点
标题: 主送机关: 正文: —————:

模板(一)
×××单位关于×××的批复 你局《×××单位关于×××的请示》(×报〔××××〕

×号)收悉。现批复如下:
_____________________。

发文机关: 成文日期:

××××××××× ××××年×月×日

要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由

模板(二)
×××单位关于×××的批复 ————、——、———:

你们《关于×××的请示》(×报
〔××××〕×号)收悉。 现就有关问题批复如下:

事项

一、______________
_____ 二、 ______________ _____ 发文机关: _____ 成文日期: 三、______________

意见

意见的含义
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意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的公文。 意见是现实工作中使用范围较为广泛的文种,从我国最高 国家机关的公文规章的规定来看,?人大机关公文处理办 法?(试行)?中国共产党机关公文处理条例??国家行 政机关公文处理办法??最高人民检察院机关公文处理规 定?等都将其列为法定文种,都强调用于“重要问题”。 意见没有机关的层级、性质的限定,而且运行方向灵活, 既可以上行,也可以下行,还可以平行。来自上级机关的 意见有两种情况,一种是指示性意见,另一种是建议性意 见。来自下级或平行机关的意见,往往通过批转或转发, 转化为具有指导性的意见。

意见的特点
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针对性 意见的针对性,是指所提出的建议,解决方案、办法、 措施,见解等必须是意见涉及的某一具体问题或情况的, 是有的放矢的。 指导性 意见虽然不像命令、决定、指示性通知等具有强制性, 但是,意见具有指导性。发文机关要用意见来提出见解、 建议和意见,指导收文机关认识提出的问题并解决问题。 灵活性 意见的针对性,是指意见的运行方向灵活和解决问题的 方法和手段灵活。意见可以上行、下行、平行;意见可以 发现问题及时解决问题,再发现问题,再解决问题,发文 机关可以根据具体情况及时调整政策。

意见的类型
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指导性意见 指导性意见往往是上级机关针对一个时期出现的某一 问题或情况下发的公文,意见的内容具有约束性,收文机 关应该按照意见的要求承办、落实。如?国务院关于推进 天津滨海新区开发开放有关问题的意见?国发?2006?20 号 建议性意见 建议性意见往往是下级机关针对一个时期出现的某一 问题或情况向上级机关的行文,或是不相隶属机关的行文。 对下级机关的意见,上级机关可以通过批转或上级机关的 办公厅(室)转发的形式下发执行。如?国务院办公厅转 发安全监管总局等部门关于进一步做好煤矿整顿关闭工作 意见的通知?国办发?2006?82号

意见的结构
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标题 意见的标题主要有发文机关+事由+文种和事由+文种两种 形式。 正文部分 开头:交代意见的原因、依据、背景、目的等。如?国务 院关于推进天津滨海新区开发开放有关问题的意见?采用 的是事实依据开头;?国务院办公厅转发安全监管总局等 部门关于进一步做好煤矿整顿关闭工作意见的通知?采用 的是背景加目的开头。 主体部分:说明意见的意义,指导思想,任务,解决问题 的见解、方案、办法、措施,具体要求等。 意见一般不安排结束语,或自然结尾,或以要求结尾。 落款 落款由署名和成文日期组成。

要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由 的意见

模板
×××单位关于××× —————: ______以 。但是, _____。 现提出如下意见:

来, 事项

发文机关: 成文日期:



函的含义
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函是不相隶属机关之间商洽工作,问复问 题,请批、告知事项时使用的公文。

函的特点
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广泛性 函的广泛性,是指函的适用范围广泛,任何机关、团体、企事业单位都可以 使用;同时,函的广泛性,还指函的种类多,涉及的事务及内容广泛,可以 商洽工作、询问答复问题、请求批准和答复审批事项、告知情况或事项等。 专属性 函的专属性,包括两方面意思:一是函只能用于不相隶属机关;二是函有自 己专用的公文格式“信函式格式”。 事务性 函的事务性,是指函的内容大多是具体的事务性工作、问题、情况等,一般 不涉及政策、法令等强制执行的内容。 往复性 函的往复性,是指公文运行的方向,是就一个问题发文机关有去函,收文机 关便有复函,如商洽函、询问函和请求批准函等,都具有往复性。 平和性 函的平和性,是指函的语言表达要平和,既不能用强制命令的语气,也不要 过于谦卑、客气。

函的类型
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商洽函 商洽函,是发文机关就某一事项或问题要与收文机关进行 协商、接洽而使用的一种类型,收文机关见文后应该回复。 问复函 问复函,是发文机关就某一事项或问题向收文机关进行询 问时使用的一种类型,收文机关见文后应该尽早回复。 请批函 请批函,是发文机关向收文机关请求批准事项时使用的一 种类型,收文机关见文后应该尽早回复。 告知函 告知函与通知类似,是发文机关向收文机关告知事项或情 况时使用的一种类型。

函的结构
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标题 1.发文机关+事由+文种 如?国务院办公厅关于农村中小学现代远 程教育工程总体实施方案的复函 2.事由+文种 如?关于合作开展计生干部远程学历教育 的商洽函 ?

正文部分
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商洽函 首先交代发文的原因或目的,然后说明商洽的事项,最后提出要求或 希望。 询问函(去函) 首先简要交代询问问题的原因或目的,然后提出问题,最后提出要求 或希望。 请批函 请批函与请示的结构相似,首先交代请批事项的原因或目的,说明 理由,然后说明请批的事项,最后提出要求。 告知函 告知函与知照性通知类似,先交代发文缘由(目的、依据等),然 后说明告知事项及要求。 复函 由依据和答复意见组成。依据往往引述来文,然后根据来文给予答复。

结束语和落款
函的常用结束语 去函有“特此商洽,盼复”“ 特此函达, 请复”“请予协助”“请予审批”“请予 批准”“特此函告”等;复函有“特此函 复”“ 此复”等。 ? 落款 落款由署名和成文日期组成。
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要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由 —————: 为

模板(一)
×××单位关于×××的函 ,

事项
结束语 特此商洽,盼予函复。



发文机关: 成文日期:

×××××× ××××年×月×日

要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由 为 事项

模板(二)
×××单位关于×××的函 —————: 根据 ,现函告如下: ,

一、______________ ___ 二、 _____________ ____ 三、______________

发文机关:
成文日期:

___

××××××

要点
标题: 主送机关: 正文: 缘由 现函复如下: 事项

模板(三)
关于×××的复函 —————: 《 》收悉,经 研究,

一、______________ ___ 二、 ______________ ___ 结束语 三、______________ ___ 发文机关: 成文日期: 特此函复

会议纪要

会议纪要的含义
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会议纪要是经过整理的会议要点,是用于记载 和传达会议精神、情况及议定事项的公文。 会议纪要的使用范围较为宽泛,是机关、团体、 企事业单位记载和传达会议精神、情况及议定事 项使用的文种。?中国共产党机关公文处理条例? ?国家行政机关公文处理办法??中国人民解放 军机关公文处理条例??人大机关公文处理办法? (试行)?人民法院公文处理办法??最高人民 检察院机关公文处理规定?等法规性文件都将会 议纪要列为法定文种。

会议纪要的特点
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纪实性 会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文,它是对 会议基本情况的纪实。要求忠实反映会议的基本情况,传达会议议定 的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性使其具有资料文献价值和凭 证作用。 提要性 会议纪要的提要性,是指会议纪要将会议精神和情况进行综合、概括, 重点说明会议的主要参加者,基本议程,与会者的主要观点,达成的 共识,形成的决定或决议等。 指导性 会议纪要具有指导工作的作用,要传达会议情况、会议精神,要求与 会单位和相关部门以此为依据展开工作,落实会议的议定事项。 知照性 会议纪要的知照性,是指通过记载会议基本情况、会议主要成果、会 议议定事项,综合概括性地反映会议的基本精神,以便与会单位统一 认识,在会后贯彻落实。

会议纪要的类型
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知照类会议纪要 知照类会议纪要,重点记载会议基本情况、会议主要成 果、会议议定事项和会议基本精神,如?国务院新亚欧大 陆桥协调组第五次工作会议纪要?。 指导类会议纪要 指导类会议纪要,要求与会单位和相关部门落实会会议 精神和议定事项,以会议的议定事项为依据展开工作或对 今后的工作作出安排,如?全国经济普查办公室主任会议 纪要?。 综合类会议纪要 综合类会议纪要,既要记载会议基本情况、会议主要成 果、会议议定事项和会议基本精神,又要提出落实会议议 定事项的要求和今后工作的安排,如?国务院扶贫开发领 导小组第一次全体会议纪要?。

会议纪要的结构
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按照?中华人民共和国国家标准· 国家行政机关公 文格式?(BG/T9704—1999)的规定:会议纪要 标识由“×××××会议纪要”组成。 会议纪要的标题多是以会议名称、文种两个要素 构成。如?国务院新亚欧大陆桥协调组第五次工 作会议纪要??全国经济普查办公室主任会议纪 要??国务院扶贫开发领导小组第一次全体会议 纪要?等。

正文部分
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开头:概括交代记述会议的基本情况,包括召开会议的时 间、 地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要 议程、讨论的主要问题等。介绍会议的基本情况,要详略 得当。然后,可用“会议纪要如下:”或“会议经过讨论, 议定以下意见:”等过渡语句转入主体部分。
主体:集中反应会议的主要精神、会议议定的事项、会上 达成的共识、会议对与会单位布臵的工作和提出的要求、 会议上各种主要观点及争鸣情况等。可以分条列项,加小 标题或题号;也可以用“会议认为”“会议指出”“会议 提出”等惯用语作为各层意思的开头语,以体现内容的层 次感。

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结尾:会议纪要的结束语,比较简短,或提出希望、号召, 或强调意义,或提出要求。有的会议纪要没有结尾部分, 主体内容写完,全文自然结束。

落 款
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会议纪要由会议主持机关撰写,可以在最后署机关 名称,也可以只在正文中写出主持机关,不另外 署名。 会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下 正中位臵,以会议通过日期或领导人签发日期为 准。也有出现在正文之后的。 ?国家行政机关公文处理办法?和?中华人民共 和国国家标准· 国家行政机关公文格式? (BG/T9704—1999)都有“会议纪要不加盖印章” 的规定。

要点
标题:标识 成文日期: 主送机关: 正文: 概况 讨 —————:

模板
×××××会议纪要 (×××年×月×日)

时间 、地点、名称、主持人、主要出席人、主要议程、

论的主要问题等, 过渡语句 : 事项 一、__________________ 二、__________________

三、__________________
结束语 __________________。 发文机关: ××××××××

讲话稿

讲话稿的含义
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讲话稿也称“发言稿”,是讲话人在各 种会议、集会、仪式上发表讲话而准备的 发言文稿。它能帮助讲话人准确表达意思, 避免讲话的随意性。

话稿的特点
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针对性 拟制讲话稿一定要先弄清讲话的场合、对象,做到有的放矢,抓住受众最关心的问 题,予以切合实际的解答。说真话,说实话,切忌空话、套话、大话、假话、过头话, 切忌打官腔。讲话稿一般使用第一人称,这样便于阐述自己的观点,使听众感到贴近 和亲切,容易使听众与讲话者产生共鸣,情不自禁地与讲话者站在一起,信服讲话的 内容,接受讲话的观点。 鼓动性 讲话的目的一般是宣传和发表个人的观点,或是借个人名义发表国家、集体的意见, 因此常采用富有鼓动性的语言去煽情,让听众信服真理和正义就在讲话者一边,甘心 情愿地听从他的安排和调动。批驳错误时,要有理有据、论证严密,让人无懈可击、 口服心服。 通俗性 为了最大限度地适应受众的听觉需要,讲话稿要尽可能少采用书面语,而要突出口 语色彩。讲到激动时,可适当辅以某些动作,但不宜过多。成功的讲话,无不是靠精 彩的语言 ( 口语 ) 打动听众的。适当地运用—点典故、成语、俗语,可以增强语言 效果。 政论性 讲话稿是机关领导班子或领导针对具体的某个问题所作的发言的蓝本,它的内容或 阐述党和国家的路线方针政策,或申明领导核心的主张、决策,或分析形势以统一认 识,或总结成绩阐述经验教训以鼓舞士气,都有较强的政治色彩。

讲话稿的类型
致辞类 包括开幕词、闭幕词、欢迎词、答谢词、 悼词等。 ? 报告类 包括大会报告、讲话、发言、工作汇报 等。
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讲话稿的结构
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标题 1.公文式标题 “机构名称 + 事由 + 文种”,如?某某市 2005 年度工作报告? “会议名称 + 事由 + 文种”,如?中国人民政治协商会议某某市第十 届常务委员会工作报告?。 2.新闻式标题 单标题,如?××同志在××××会议上的讲话? 双标题,正题突出报告内容,副题说明会议名称、文种,有的还写明 报告人和时间。如?中国的和平发展与东亚的机遇——温家宝总理在 东亚峰会领袖对话会议上的演讲?( 2005 年 12 月 12 日,马来西 亚吉隆坡)。 称谓 根据对象选择称谓,如“各位代表”、“同志们”、“朋友们”等。 如有外国人士参加,要称“女士们”、“先生们”;如有重要来宾到 会时,也可加上专指性称呼,以示礼貌、尊重。

开头部分
1.表明态度,引出内容 ? 2.起局立意,揭示主旨 ? 3.分析形势,提出问题 ? 4.做出评价,说明目的 ? 5.致以祝贺,表示慰问
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主体部分
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1. 分块 2. 分层 3. 一贯到底

结尾部分
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1. 提出要求 2. 提出希望 3. 总结概括 4. 祝贺号召 5. 征求意见

计划

计划的含义
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计划是指为了实现一定时期的目标而制订出总体和阶段的任务及其 实施方法、步骤和措施的事务性公文。 “规划”、“纲要”是带有全局性、长远性、方向性的计划,跨越 的年代较长,适用的范围较广,内容较概括。 预定在短期内要做的具体事情,偏重于规定工作步骤和方法时,一 般用“安排”。 预计在近期内要做的事情,当对指标或措施等考虑得还不成熟、不 周全时,一般用“打算”。 “设想”是对长远工作提出初步的、尚未成熟的预想性计划可变性 较大。 “要点”是就工作任务、方针原则、方法措施、注意事项等提出某 些主要内容。 “方案”是对某项重要工作,从目的要求、方式方法到组织领导、 实施步骤等作出的有明确规定的全面安排。

计划的特点
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预见性 计划是对未来一段时间工作的设想和安排,对各种可能出现的情况作出正确 的分析和估计,因此,要求具有科学的预见性。 指导性 计划一般是根据党和国家的路线方针政策、上级的指示精神及本单位的实际 情况制订的,因此,计划对本机关、本部门工作的如何开展,问题的怎样解 决,政策如何执行等都具有鲜明的指导作用,是行动的方向和工作的依据, 有关方面都应严格遵照执行,实际上也成为指导今后工作的依据所在。 可行性 计划是科学的预见和判断。因此,应该目标具体明确、方法与步骤切实可行。 可调性 由于预测的局限性,计划在实施过程中,有时会遇到不可预料的事情发生, 会影响到目标的实现。这时就要考虑对计划进行部分或局部的变通、调整和 修改。

计划的类型
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按内容分,可分成工作计划、生产计划、军事计划、教学 计划、科研计划、学习计划等。 按时间分,可分成月计划、季度计划、年计划、跨年度计 划等;又可以把它们归并为短期计划、中期计划和长期计 划等。 按性质分,可分成综合计划、单项计划、专题计划等。 按效力分,可分成指令性计划、指导性计划等。 按范围分,可分成国家计划、省(区、市)计划、部门计 划、单位计划等。 按形式分,可分成文件式计划、表格式计划、文件与表格 相结合的计划等。 按名称分,可分成规划、方案、要点、设想、打算、安排。

计划的结构
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标题 单位名称+计划时限+计划内容+文种 单位名称+计划内容+文种 计划内容+文种

正 文
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前言(导语) 制定计划的依据和指导思想、制定计划 的目的要求,本单位的形势、工作条件, 或前阶段工作的经验教训等;也可概括分 析完成任务的主观、客观条件,说明完成 这一计划的必要性和可行性。

正 文
主体(计划事项) 计划“三要素”:计划的目标、措施、步骤 ? 结束语(根据需要安排) 提出号召、希望,或展望前景。 ? 落款 写明制定计划的单位和日期。如在标题中机关名 称,则只写日期(年、月、日)。如在标题中两 者都出现,则不必重复。
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写作要求
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指导方针与实际情况相结合 制定计划不能违反国家的方针政策,又要从本单 位实际情况出发,要吃透有关政策和法规,吃透本单位现实条件,这是制定计 划的基础,否则,凭空想象、脱离实际的“计划”只会带来“劳民伤财”的后 果。 领导意图与群众意见相结合 工作计划是领导班子的意图,但又要注意虚心倾 听群众的意见,注意调查研究,走群众路线,集思广益。 开拓创新与留有余地相结合 改革开放的时期,要求计划具有创新精神,符合 时代发展的方向。同时,因受多方面因素的限制,制定计划时又要留有充分的 余地,以便在执行中做必要的修改和完善。 明确性与灵活性相结合 具体到计划的内容中,就要求目标明确具体,要在一 定时间内完成什么任务要有一个具体可感的量的标准、方法、措施与步骤,使 计划执行起来更方便可行。但又不应死板拘泥,在具体问题上规定得过细过死, 以致束缚了人们的手脚,应该在具体做法方面给下属部门和人员留下活动的余 地,让他们能有所发明,有所创造,创造性执行计划,并突破计划。 用词的准确性与可读性相结合 计划以说明为主,叙述、议论要少些,更不能 抒情和描写。因此,用词要准确朴实,简明扼要,注意条理化,还可以附加图 表、数据。

总 结

总结的含义
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总结是对一定时期内的工作进行回顾、 分析、研究后,从中找出经验教训,引出 规律性的认识,明确今后工作方向的事务 性公文。

总结的特点
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时间性 总结是对一定时期的工作完成情况进行分析和评价的一个工作环节。“一定时期”实际上就 是某项工作的时间周期。在作总结时,就必须对这个时间周期内的工作情况进行全面回顾, 进行分析和评价,而不能超出或缩短这个时间周期,因此,总结的时间性很强。 客观性 总结是人们自身实践活动的真实反映,应当完全忠实于客观事实。总结中的材料必须是实际 情况,总结内容要有一说一,有二说二,不能添枝加叶,不能报喜不报忧,更不能无中生 有,总结观点必须是从自身实践中抽象概括出来的认识和规律,不允许有任何主观判断。 理论性 总结要写事实,但不是把已经发生过的事实简单地罗列在一起。它必须对搜集来的事实、数 据、材料等进行认真的归类、整理、分析和研究,从感性认识上升到理性认识,即找出规 律性的东西,达到理论高度。如果总结不能把感性的事实上升到理性的规律性的高度,那 么总结就不可能作为未来行动的向导。 本体性 总结是对本地区、本部门、本单位的工作情况进行回顾,因此都用第一人称(机关用“我 们”,个人用“我”),总结中的材料是自身工作的情况,而不能象论说文那样引用古今 中外的材料。总结的本体性,使总结能够真实反映自身工作的独特性和独创性,令人信服。 群众性 何工作都是依靠群众的力量完成的,因此,总结就应该反映群众的实际工作、分析并研究群 众在实践中创造出来的成绩和经验。只有这样才不会使总结成为标榜领导或个人的“先进 事迹”材料,才能更好地团结群众开展今后的工作,才能打开工作的新局面。

总结的类型
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按内容分,可分为工作总结、学习总结、生产 总结、活动总结、思想总结等。 按时间分,可分为月份总结、季度总结、年度 总结、阶段总结等。 按范围分,可分为个人总结、科室总结、单位 总结、部门总结、地区总结、全国总结等。 按性质分,可分为全面总结和专题总结。

总结的结构
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三段式 基本情况——主要做法、经验——问题及今后打算 阶段式 按时间顺序或事物自身发展顺序安排。分别说明每个阶 段的情况、做法、成绩、经验和教训。 条文式 按认识分条陈述。 标题式 把问题或情况归纳成若干小标题,各部分之间或是并列 关系,或是因果关系,或是条件关系。

标 题
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公文式标题: 单位名称+时间+事由+文种 时间+事由+文种 事由+文种 新闻式标题: 单标题,揭示文章的主旨,概括主要观点。 双标题,正题概括主旨或要点,副题标明单位名 称、时间、事由、文种。一般用于专题总结。

前 言
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概括基本情况,交代有关的时间、地点、单位好 背景;概述基本经验,点明主旨;说明总结的目 的、重点等。 概述式:概括介绍基本情况,简要交代背景、时 间、地点、条件等。 结论式:先写出结论,然后引出主体部分。 提示式:提出总结的对象与范围。 提问式:提出问题,点明总结的重点。 对比式:通过对比表明观点。

主 体
回顾:做了什么,采取了哪些措施、方法 和步骤,效果如何,取得了什么成绩,有 哪些典型事例等。 ? 基本经验:总结的重点所在,是从回顾中 归纳、概括出来的理性认识。 ? 问题、教训:
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结尾和落款
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结尾 针对存在的问题,提出切实可行的改进措施; 或对下一步的工作提出计划、安排;或表示态度、 决心、展望等。 落款 机关总结的署名写在标题中或标题下。有的总 结随文发送,也可不署名。个人总结署名,一般 放在正文的右下方。

调查报告

调查报告的含义
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调查报告是根据某种特定的需要,有计 划地对典型事物、社会问题或工作情况等, 进行认真调查研究后形成的书面报告形式 的公文。

调查报告的特点
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针对性 调查报告是为了解决工作中急需解决的某些问题而写作 的,因此,应及时反映情况,揭露存在的问题,提出迫切 需要解决的问题,回答人们最关心的问题,做到有的放矢。 客观性 调查报告靠事实说话,内容必须是经过调查研究、落实 核准过的,是真实的、准确的、全面的、客观的。 典型性 调查报告通过典型材料的分析研究,找出全局性、规律 性的东西。

调查报告的类型
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按调查的范围、内容分,调查报告可分为 综合调查报告。即围绕一个中心问题,从多方面进行普 遍调查,对取得的材料进行分析研究,综合整理而写出的 关于这一问题的总体情况的调查报告。 专题调查报告。即对某项工作、某个典型事件、某项业 务或某个问题进行系统调查和分析研究后而写出的调查报 告,它包括重点调查、典型调查和抽样调查等,这种报告 内容单一,范围较小。 按作用分,调查报告可分为 反映基本情况的调查报告。 介绍新思想、新作风、新事物的调查报告。 典型经验调查报告。 考查历史事实调查报告。

调查报告的结构
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标题 公文式: 关于+事由+文种 新闻式: 1.单标题,概括主旨,或提出问题 2.双标题,正题概括主旨,副题关于+事 由+文种

前 言
交代式 介绍调查对象基本情况,或事件开始、形成和发 展过程;或说明调查目的、范围、经过、方式; 或概括主要内容,揭示主旨。 ? 议论式 通过议论,点明调查对象的问题、性质、意义、 主题。 ? 提问式 提出问题,引起关注。
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主 体
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纵式结构 按照时间或空间顺序安排材料;或按照对问题的了解和认 识的逐步深入阐述(层递式);或按现状、原因、对策、 建议的逻辑关系安排(因果式)。 横式结构 按照事物的逻辑关系,从不同方面或角度阐述。把材料或 要突出的问题按性质分成几个部分,每个部分可加小标题 或序号提示概括。 纵横式结构 总体为纵式,部分为横式;或总体为横式,部分为纵式。

结 尾
总结式 总结全文,得出结论,照应题目或开头。 ? 启示式 引起思考、关注、探究。 ? 指导式 指出问题或结论的代表性和普遍意义,指导全局。 ? 号召式 展望前景,指明方向,鼓动号召。 ? 建议式 对调查的情况和问题提出解决的办法、措施、意见和建议。
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落 款
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署名在结尾的右下方 成文日期在署名之下

基本要求
处理好调查、研究、报告三者关系(“调 查”是基础,“研究”是关键,“报告” 是结果) ? 深入实际,详尽占有材料 ? 实事求是,如实反映情况 ? 认真分析,科学概括 ? 夹叙夹议、叙议结合 ? 注重成果转化
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述职报告

述职报告的含义
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述职报告是领导干部向选举或任命机构、 上级领导机关、主管部门及本单位的群众 汇报自己在一定时期内履行职务责任的书 面报报告,是干部管理考核专用的一种事 务性公文。

述职报告的特点
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内容的规定性 根据有关方面的规定,述职报告要从任某一职务以来或某 一时段以来本人的德、能、勤、绩四方面来陈述。 自我评价性 述职报告不仅反映所在单位工作的情况,还要侧重陈述自 己在任职中做了什么工作,取得了什么成绩和经验,这些 具有自我评价性的特点,要用第一人称来写。 公务性 述职是一种十分严肃的公务活动,述职报告作为干部考核、 评优、晋升的一个重要依据,要求述职者必须客观地陈述 自己履行岗位职责的情形,不允许随意夸大事实,甚至是 虚构事实,更不允许刻意掩盖工作中的失误。

述职报告的类型
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从时间的角度来分,可以分为任期述职报告(对 担任某一职务的整个任期内的总体情况予以汇报)、 年度述职报告(对某一年度的任职情况予以汇报)、 临时性述职报告(对某一临时任职的情况予以汇 报)、阶段性述职报告(对任职后的某一阶段情况 予以汇报)。 从表达的方式来分,可以分为口头述职报告、 书面述职报告。口头述职报告一般面向基层群众。 书面述职报告一般也要在一定的范围内口述。

述职报告的结构
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标题 1.任职起止时间+所任职务+文种 2.文种 3.双标题:正题概括主旨或要点,副题任职起 止时间+所任职务+文种 称谓(位臵与主送机关相同) “组织部”、“人事处”、“党委”、“同志 们”……

引 言
概述基本情况,写明何时任现职,任何职 以及分管工作。从任职至今,职责是否相 称,能绩是否一致。 ? 过渡语句过渡,“现就履职情况报告如 下:”
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主 体
①介绍岗位职责和工作目标; ? ②用事实和数据,对决策能力在工作中发 挥的作用和效果进行定量定性分析; ? ③在职权范围内做了哪些开拓性工作,如 何努力,遇到什么困难以及克服困难的情 况; ? ④存在的主要问题及教训。
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结尾和落款
结尾:表明述职者的愿望和态度。如是否 愿意继续任职或对今后工作的设想,并请 求严格审查评议、批评、帮助。态度真诚, 语言中肯。 ? 落款:署名单位、姓名,署名之下述职日 期。姓名也可标于标题之下。
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